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Power Query und eigene Zeilen pflegen

Forumthread: Power Query und eigene Zeilen pflegen

Power Query und eigene Zeilen pflegen
02.02.2021 10:58:08
VBA
Hallo zusammen,
Ich bin noch immer recht neu mit Power Query und habe aktuell folgendes Problem:
Mit Power Query konsolidiere ich aktuell eine Tabelle in einer Excel-Datei (1x SAMMEL-Excel) aus ganz vielen einzelnen Excel-Sheets (500x EINZEL-Excel). Nun habe ich neben den Spalten die ich aus den EINZEL-Excels ziehe aber auch noch Spalten die ich in der SAMMEL-Excel pflegen muss (z.B. Status).
Dass ich bei Updates eventuell die Reihenfolge ändern kann wollte ich fragen wie ich es schaffen kann, dass die zusätzlichen Spalten nicht verrutschen und sich stets auf die richtige Zeile beziehen?
Habt ihr hier Tipps?
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4
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: (D)eine (Beispiel)datei könnte aufklären owT
02.02.2021 11:04:57
neopa
Gruß Werner
.. , - ...
AW: (D)eine (Beispiel)datei könnte aufklären owT
02.02.2021 11:21:38
VBA
Hallo Werner,
die Datei kann ich leider nicht hochladen (da sie vom Arbeitgeber ist).
Aber ich mache gerne ein Beispiel. Sagen wir es wären Excels mit Bewerbern von 500 Headhuntern. Jeder Headhunter hat eine Liste.
Die 500 EINZEL-Excels der Headhunter haben z.B. folgende Tabelle:
Name, Berufsjahre, Skills
Peter, 5, Excel-Profi
Steffen, 2, PPT-Profi
...
Die SAMMEL-Excel dient HR um alle Kandidaten zusammen zu sehen. Wenn jede EINZEL-Excel im Schnitt 5 Kandidaten hat hat die POWER Query Tabelle in der SAMMEL Excel also 2.500 Zeilen.
Jetzt möchte ich auch diese SAMMEL-Excel Liste nutzen um Kommentare und den Status aggregiert zu tracken. Also z.B. hinter jeden Bewerber " angenommen/abgelehnt" oder einen Kommentar zu schreiben (Tabelle erweitern).
Allerdings werden die Headhunter Listen aktualisiert. Wenn man den kommen normal in Excel speichert und ein Headhunter z.B. Eine Person in seiner Liste löscht würde sich die Gesamtliste ja ebenfalls um eine Person reduzieren und alle nachfolgenden Kommentar wären um eine Zeile versetzt.
Hilft das? Ansonsten müsste ich die Liste neu / neutral auf meinem Privatrechner später aufbauen.
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AW:letzteres wäre auf jeden Fall hilfreich(er) owT
02.02.2021 11:23:07
neopa
Gruß Werner
.. , - ...
AW: Power Query und eigene Zeilen pflegen
02.02.2021 16:20:02
ChrisL
Hi
Beispieldateien sind fürs Verständnis sehr hilfreich, aber auch weil das Kreieren von Beispieldateien für Helfer nicht sehr prickelnd ist. Ich glaube aber dein Problem in etwa zu verstehen.
Deine Vorstellung lässt sich in dieser Form nicht mittels PQ realisieren. Abfragen bauen sich immer wieder neu auf d.h. es gibt keinen Abgleich von neuen und bestehenden Zeilen. PQ ist hierzu das falsche Mittel und du müsstest dir bei Bedarf eine Makrolösung programmieren.
Was hingegen geht ist eine separate, manuell geführte Tabelle (im Anhang Kommentare), welche mit den Inputdaten zusammengeführt wird:
https://www.herber.de/bbs/user/143529.xlsx
Im Beispiel habe ich den Namen als Schlüssel für JOIN verwendet, aber zwecks Vermeidung von Duplikaten wäre eine eindeutige ID-Nummer vorzuziehen.
Generell wäre eine zentrale Datenbank wünschenswert (HR-/Recruiting-Tools gibt es genug).
cu
Chris
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Infobox / Tutorial

Power Query: Eigene Zeilen pflegen und verwalten

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Power Query Editor öffnen: Gehe zu Daten > Abfragen und Verbindungen und öffne den Power Query Editor.

  2. Datenquelle hinzufügen: Wähle die Excel-Datei aus, die du konsolidieren möchtest. Klicke auf Neu Quelle > Datei und wähle deine Datei aus.

  3. Tabelle importieren: Wähle die Tabellen aus den Einzel-Excel-Dateien aus, die du zusammenführen möchtest.

  4. Spalten hinzufügen: Um zusätzliche Spalten für Kommentare oder Status hinzuzufügen, klicke auf Spalte hinzufügen und wähle Benutzerdefinierte Spalte. Hier kannst du die gewünschte Logik für deine Statusspalte einfügen.

  5. Tabelle erweitern: Um die bestehende Tabelle zu erweitern, gehe zu Start und wähle Abfragen zusammenführen. Wähle deine neue Tabelle mit den Kommentarspalten aus.

  6. Daten laden: Klicke auf Schließen & Laden, um die Daten in Excel zu speichern.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Problem: Power Query lädt nicht alle Zeilen.

    • Lösung: Überprüfe die Filtereinstellungen im Power Query Editor. Stelle sicher, dass keine Filter aktiv sind, die die Ansicht einschränken.

  • Problem: Eingefügte Zeilen verschieben sich beim Aktualisieren.

    • Lösung: Stelle sicher, dass du eindeutige Schlüssel (IDs) in deiner Datenquelle verwendest. Das hilft, die Zeilen beim Aktualisieren korrekt zuzuordnen.

Alternative Methoden

Wenn Power Query nicht die gewünschte Funktionalität bietet, kannst du auch Makros in Excel verwenden, um deine Daten zu verwalten. Erstelle ein VBA-Skript, das beim Hinzufügen oder Löschen von Zeilen deine Daten automatisch aktualisiert.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Du hast eine Tabelle mit Bewerberdaten und möchtest eine Spalte für den Status (angenommen/abgelehnt) hinzufügen. Verwende die Funktion Spalte hinzufügen und erstelle eine Benutzerdefinierte Spalte, um den Status zu erfassen.

  • Beispiel 2: Wenn du die Power BI-Funktionalität nutzt, um eine Tabelle zu erweitern, kannst du die power bi zeile hinzufügen-Funktion verwenden, um zusätzliche Daten zu integrieren.

Tipps für Profis

  • Eindeutige IDs verwenden: Stelle sicher, dass jede Zeile in deiner Tabelle eine eindeutige ID hat, um Datenkonflikte zu vermeiden.

  • Power Query leere Zeilen entfernen: Nutze die Funktion Leere Zeilen entfernen im Power Query Editor, um deine Daten zu bereinigen.

  • Automatisierung mit VBA: Wenn du regelmäßig die gleichen Änderungen vornimmst, kann es sinnvoll sein, ein Makro zu erstellen, das diese Schritte automatisiert.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich eine leere Zeile in Power Query einfügen? Du kannst eine leere Zeile hinzufügen, indem du eine neue benutzerdefinierte Spalte erstellst und dort den gewünschten Wert (z.B. null) einfügst.

2. Wie kann ich in Power BI eine Tabelle um eine Zeile erweitern? Verwende die Funktion power bi zeilen hinzufügen, um neue Daten in deine bestehende Tabelle einzufügen, indem du die Datenquelle entsprechend aktualisierst.

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