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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Power Query dynamisch
18.02.2023 18:20:11
Jannik
Hallo zusammen,
Folgendes: Ich habe eine "Master-Datei" in denen mehrere, viele Aufträge über mehrere Zeilen und Spalten aufgelistet sind. Datum, Ware, Nettowert etc.. Die Aufträge werden auch über eine Spalte verschiedenen Abteilungen zugeordnet. Die Liste mit den Aufträgen wird jeden morgen aktualisiert. (ist ein SAP-Download) dementsprechend sind auch neue Aufträge dabei oder Aufträge fallen raus, da sie abgearbeitet sind. Dadurch kann es sein, dass ein und der selbe Auftrag mal in Zeile 10 steht und mal in Zeile 12 oder wo auch immer. Auf jeden Fall eben nicht immer am gleichen Platz. Durch S-Verweise und Makro werden den Aufträgen aber jeden Morgen die Abteilungen die zuvor manuell eingetragen worden sind wieder zugeordnet. Soweit so gut. Durch Power Query habe ich nun versucht die Daten aus der Master-Datei den Abteilungen zuzuordnen. Damit jede Abteilung ihre eigene Datei hat und nur Ihre Aufträge sieht. Das klappt an sich auch ganz okay nur möchte ich auch, dass die Abteilungen "Rückmeldungen" geben können. Leider gibt es aber dabei ein Problem: angenommen ein bestimmter Auftrag steht in Zeile 2. Diesem Auftrag ordne ich die Abteilung "Montage" zu. Da es der erste Auftrag in der Master-Datei ist und auch gleichzeitig der erste Auftrag dem ich die Abteilung "Montage" zuordne, erscheint er auch an 1. Stelle in der "Montage-Datei". Jetzt schreiben die Mitarbeiter der Montage eine Rückmeldung dazu. Beispielsweise: "wird diese Woche fertig". So weit so gut. Der Kommentar kann auch der "Master-Datei" zurückgespielt werden. Jetzt kommt es aber zum Problem. Wenn ich jetzt ein Update aus SAP mache und der Auftrag nicht mehr in Zeile 2 steht sondern in Zeile 10 und davor ein Auftrag ist, dem ich auch die Abteilung "Montage" zuordne, erscheint der Auftrag, der zuvor noch in Zeile 1 auf der "Montage-Datei" war, jetzt erst in Zeile 2 oder 3. Der dahinter geschriebene Kommentar steht also jetzt hinter einem anderen Auftrag....und nicht mehr hinter dem Auftrag zudem er eigentlich gehört. Ich hoffe irgendeiner hier versteht was ich meine und hat evtl. einen Lösungsvorschlag oder eine Idee wie man das ganze (ohne VBA) abbilden kann.
Vielen lieben Dank!!

5
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keine Lösung, nur ne Idee
20.02.2023 08:35:06
Pierre
Hallo Jannik,
keine Lösung, sondern nur eine Idee: Kannst du die Zuordnung zur Abteilung nicht mit der Auftragsnummer in Verbindung bringen? Diese sollte ja theoretisch immer eindeutig sein. Evtl. mit weiteren Kriterien verbinden.
Gruß Pierre
AW: Power Query dynamisch
20.02.2023 09:11:08
ChrisL
Hi
Den Hinweis von Pierre kann ich unterstützen. Ohne eindeutige ID, womit du bestehende von neuen Datensätzen unterscheiden kannst, wird es sowieso nichts (auch nicht mit VBA oder manuell - es fehlt die Zuordnung).
Um dein Vorhaben mittels PQ umzusetzen, muss man tricksen. Eigentlich sind Abfragen nicht darauf ausgerichtet, die Resultate weiter zu bearbeiten und zu kommentieren. Auswertungen bauen sich grundsätzlich immer wieder neu auf.
Ich gehe davon aus, dass die Master-Datei nicht manuell bearbeitet wird.
Die Angelegenheit ist ziemlich komplex und umfangreich. Aus der Ferne kann ich das Projekt nicht für dich umsetzen, aber hier ein paar Tipps.
Abfrage1 (Master)
- neue leere Abfrage
- in die Befehlszeile schreibst du:
= Excel.CurrentWorkbook()
- damit sammelst du alle Einzeltabellen (Abteilung1, Abteilung2...) einer Excel-Datei ein
- Die Abfrage nur als Verbindung speichern
Abteilung1:
- neue leere Abfrage
- in die Befehlszeile schreibst du:
=Abfrage1
- Daten gemäss der Abteilung filtern
- speichern
Abteilung2:
dito.
Auf den Blättern mit den Abfragen kann jetzt kommentiert werden und bei Aktualisierung bleiben die Kommentar zum jeweiligen Datensatz erhalten. Es kommt nicht mehr zu Verschiebungen.
Die Abteilungszuordnung muss in Abfrage1 (Master) über einen Join erfolgen. SVERWEIS hat hier nichts zu suchen.
Damit hättest du erstmal eine Grundlage. Nun ginge es noch darum die SAP-Daten dazu zu holen. Hierzu Abfrage1 bearbeiten und einen Join über eine eindeutige ID auf die externen SAP-Daten machen. Über die Art des Joins (Left, Inner, Right, FullOuter) kannst du das Verhalten (u.a. Umgang mit gelöschten Einträgen) beinflussen.
cu
Chris
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AW: Power Query dynamisch
20.02.2023 12:37:21
Jannik
Hallo Chris,
erstmal vielen Dank für deine Mühe! Leider steige ich noch nicht so ganz dahinter...vorab: doch, in der Masterdatei werden viele manuelle Einträge getätigt. Beispielsweise Kommentare zu den Aufträgen oder eben die Abteilung.
Mein Ziel ist es ja, dass zwischen der Master-Datei und den einzelnen Abteilungen "kommuniziert" werden kann. Also ich ordne dem Auftrag eine Abteilung zu und schreibe etwas dabei. Der Mitarbeiter in der Abteilung1 sieht den Auftrag in seiner Excel-Datei und kann auch eine Rückmeldung in eine Spalte einfügen oder evtl. auf "erledigt" setzen oder wie auch immer. An sich ist das ja kein Problem, wie gesagt nur mit den Verschiebungen halt...Und ja, ich habe eine einzigartige ID zu jedem Auftrag, aber der hilft mir, so wie ich es immer versucht habe halt nicht viel, weil die Person in Abteilung1 müsste ja dann immer wieder gucken zu welcher ID er die Rückmeldung geschrieben hat und in welcher zeile der Auftrag gerade ist...
Mit deinen Verbindungen wie du es erklärt hast, verstehe ich es leider noch nicht so ganz..also ich öffne die Master-Datei und erstelle eine Verbindung zu einem leeren Excel-Dokument!? und schreibe "current.workbook" in die Befehlszeile, so das die Verbindung besteht. Dann mache ich jeweilig eine Datei für die Abteilungen und verbinde die auch mit leeren Dateien!? und wieso dann nochmal filtern? Wie kommen die Dateien in deinem Beispiel in die Abteilungs-dateien?
Vielen Dank schonmal!!!
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AW: Power Query dynamisch
20.02.2023 12:57:14
ChrisL
Hi Jannik
Meine Annahme war, dass die Master-Datei auf einzelne Abteilungen verteilt wird (mehrere Abfragen mit unterschiedlichen Filtern). Die Abteilungs-Tabellen werden manuell bearbeitet und erneut zusammengetragen (Update Master). D.h. der Master hätte einfach die Konsolidierung dargestellt, welche dann wiederum mit den externen SAP-Daten abgeglichen worden wäre.
Wenn jetzt aber wie du beschreibst manuelle Bearbeitungen sowohl auf der Master- wie auch auf den Abteilungs-Tabellen stattfinden, dann weiss ich auch nicht weiter. Beziehungsweise gehe ich davon aus, dass hier die Grenzen von PQ erreicht sind. Die manuelle Bearbeitung von Abfrageresultaten "verbiegt" den Zweck von PQ aus meiner Sicht bereits. Für eine Synchronisation wie du es beschreibst, scheint mir PQ definitiv nicht mehr geeignet.
In dieser Konstellation (gleiche Daten können auf unterschiedlichen Tabellen manuell bearbeitet werden) müsstest du m.E. auch Konfliktsituationen abhandeln. Z.B. ein Datensatz ist in der Quelle mit "offen" gekennzeichnet, jemand setzt den Auftrag in der Master-Tabelle auf "erledigt" und noch jemand anders setzt den Status in der Abteilungs-Tabelle auf "in Bearbeitung". Welcher Status wäre nun richtig...
Persönlich glaube ich, dass man den Ablauf/Prozess noch einmal revidieren sollte. Die manuelle Bearbeitung sollte nur an einem Punkt stattfinden. Wenn die manuelle Bearbeitung nicht in den Quelldaten (SAP) erfolgen kann, dann im Master (bei Bedarf über ein Userform nach Abteilungen eingeschränkt). Der Split der Daten dient dann nur noch zur Ansicht, aber ohne Bearbeitung. Oder eben wie ursprünglich angenommen, nur auf den Abteilungs-Tabellen, ohne manuelle Bearbeitung vom Master.
Soweit ich verstehe, kann ich dein Problem nicht lösen, weshalb ich den Beitrag wieder als offen kennzeichne.
cu
Chris
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AW: Power Query dynamisch
20.02.2023 20:23:16
Yal
Moin,
ich bin bei Chris: das Hin-und-her ist eher für eine Datenbank als für einen Excel-Report.
Du kannst mehrstufig Kommentar eingeben lassen (die Kommentar der Abteilungen idealerweise in einer anderen Spalte als die vom "Master", sonst gibt es Konflikte):
Userbild
Das grossere Problem wirst Du haben, wenn Du in eine neuen Version von "Report" auf Basis von SAP alle nachträglich eingetragene Kommentar einfliessen lassen möchtest.
Dann musst Du die Daten von "SAP" und "End Report" kombinieren und diese in Report ablegen.
Es geht, ist aber nicht einfach (Du musst wissen, was einen Join ist und wie man damit umgeht, sonst erübrigt sich jede Erklärung):
Du brauchst einen ersten Entwurf von "Report", in dem Du zwei per Power Query definierte Kommentarspalte ("Master-Kom." und "Abt.-Kom.") einführst (Spaltenerzeugung per Hand verboten),
erzeuge nur einen Abteilung-Report (das Abspeichern der Abteilungspezifische Dateien erfolgt per VBA),
erzeuge das "End Report",
erzeuge dann "Report" erneut als Kombi von "SAP" und "End Report" (Pfeil im Bild nicht vorhanden),
dann justiere den Abteilungsreport und vervielfaltige diese um ein pro Abteilung (hier auch kann VBA helfen).
Fertig
VG
Yal
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