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Liste mit Dropdown-Spalte sortieren

Forumthread: Liste mit Dropdown-Spalte sortieren

Liste mit Dropdown-Spalte sortieren
23.02.2020 18:25:05
Klexy
Hallo zusammen, hier eine blöde Frage vor dem Sonntags-Tatort:
Ich habe eine Liste, wo in der Spalte "Dropdown" die Zellen per Dropdown ausgefüllt werden.
Allerdings nicht alle Zellen der Spalte aus derselben Dropdown-Quelle
Ich habe 3 verschiedene Dropdown-Quellen: Stadt, Land und Fluss
Zur besseren Verständlichkeit habe ich die 3 Quellen und die entsprechenden Zeilen in 3 Farben eingefärbt.
https://www.herber.de/bbs/user/135388.xlsx
Wenn ich die Liste absteigend nach der Spalte "Nummer" sortiere, ist das Ergebnis mit allen Farben und Einträgen erstmal wie erwartet.
Allerdings ist die Dropdown-Quelle für die Zelle C2 ("Stadt") nicht zusammen mit Zellinhalt und Zellfarbe in die Zelle C8 sortiert worden, sondern in der Zelle C2 geblieben, wodurch nach dem Sortieren in C2 keine Flüsse ausgewählt werden können.
Mach ich beim Sortieren was falsch oder geht das in diesem Fall grundsätzlich nicht?
Eine passende Makro-Lösung habe ich mir schon gemacht, aber mich interessiert das grundsätzliche Problem.
Danke im Voraus
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9
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Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: kann Dein Problem nicht nachvollziehen ...
23.02.2020 19:07:38
neopa
Hallo Klexy,
... bei mir wird alles korrekt sortiert.
Gruß Werner
.. , - ...
AW: kann Dein Problem nicht nachvollziehen ...
23.02.2020 20:17:31
Klexy
Sortier mal absteigend nach Spalte A und klapp dann die Dropdown-Liste in Zelle C2 auf:
Es werden Städte angeboten und keine Flüsse, obwohl Zeile 2 eine Fluss-Zeile ist.
Excel 2010 und 2013. Ist das mit deiner Version anders?
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AW: jetzt mir verständlich was gemeint: dafür ...
24.02.2020 10:22:40
neopa
Hallo Klexy,
... würde ich zu INDEX() raten. Wenn Du Deine Datenliste und die Auswahldaten zu "intelligenten" Tabellen formatierst, kannst Du mit nachfolgender Formel nicht nur Dein Problem lösen sondern bist in jeglicher Hinsicht dynamisch flexibel. D.h. Du kannst die Daten- und Auswahlliste beliebig verschieben (auch in andere Tabellenblätter) kannst beliebig Daten und Auswahldaten und auch Auswahltypen ergänzen ohne nachfolgende Datengültigkeitsformel zu ändern.
Arbeitsblatt mit dem Namen 'Tabelle1'
 ABCDEFGHI
1NummerAuswahlDropdown   StadtLandFluss
21StadtAachen   AachenArgentinienAmazonas
32StadtBerlin   BerlinBelgienBrahmaputra
43LandChile   ChemnitzChileColorado
54FlussDonau   DresdenDeutschlandDonau
65FlussElbe   EssenEcuadorElbe
76FlussAmazonas      
87FlussDonau      
9         

NameBezug
_Auswahl=INDEX(_Daten;;VERGLEICH(INDEX(_Liste;ZEILE()-ZEILE(_Liste[#Kopfzeilen]);VERGLEICH(_Liste[[#Kopfzeilen];[Auswahl]];_Liste[#Kopfzeilen];0));_Daten[#Kopfzeilen];0))

ZelleGültigkeitstypOperatorWert1Wert2
C2Liste =_Auswahl 
Verwendete Systemkomponenten: [Windows (32-bit) NT 6.02] MS Excel 2010
Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.6.0) erstellt. ©Gerd alias Bamberg

worin im Beispiel: _Liste: =Tabelle1!A2:C8 und _Daten: =Tabelle1!G2:I6 mit der Funktion "Als Tabelle formatiert" mit den Überschriften erzeugt wurden
Gruß Werner
.. , - ...
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AW: jetzt mir verständlich was gemeint: dafür ...
25.02.2020 07:44:25
Klexy
Hallo Werner, das schau ich mir nachher mal an.
AW: jetzt mir verständlich was gemeint: dafür ...
25.02.2020 15:21:20
Klexy
Sorry, das versteh ich nicht.
Wo und was ist "_Auswahl"?
Wenn ich in K2:K8 die Index-Formel runterziehe, erscheint dort
Aachen
Berlin
Chile
Donau
Elbe
#WERT!
#WERT!
Das kann ich dann mit der Datenüberprüfung in C2 auswählen, das bringt mir aber nix.
Aber selbst wenn das funktionieren würde, wäre das viel zu unflexibel für meinen Anwendungsfall. Ich habe auf jeden Fall eine gute Makro-Lösung, die nach jeder Sortierung automatisch über die entsprechenden Spalten läuft.
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AW: "_Auswahl" ist eine "benannte" Formel ...
25.02.2020 16:20:12
neopa
Hallo Klexy,
... und wird im Namensmanager definiert (wo zuvor auch die Umbennungen der durch Excel automatisch vergebenen Namen Tabelle# in die von mir angegebenen). Die Formel wird somit im Tabellenblatt nicht nach unten gezogen, sondern den Dropdownzellen als Formel übergeben.
Danach macht es genau das was Du angestrebt hast und noch mehr, nämlich das ich beschrieben habe.
Gruß Werner
.. , - ...
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AW: "_Auswahl" ist eine "benannte" Formel ...
25.02.2020 17:05:36
Klexy
Benannte Formel kannte ich bisher noch nicht. Google auch nicht.
Hab jetzt ein wenig herumprobiert und herausgefunden, was du gemeint hast. Ich kannte den Namensmanager bisher nur für Bereiche.
Funktioniert wirklich gut und werd ich mir merken. Auch wenn ich meine aktuelle Anwendung erstmal nicht umstellen werde.
Danke.
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AW: Liste mit Dropdown-Spalte sortieren
23.02.2020 20:15:24
Daniel
Hi
das Problem ist, dass Bezüge für die DropDowns nicht mit sortiert werden, sondern ihren ursprünglichen Bezug behalten.
du könntest das ganze so lösen, dass du den Bezug für das DropDown in Abhängigkeit von Spalte B "berechnest".
dh steht in B2 "Stadt", muss der Bezug für das DropDown auf den Zellbereich "Stadt_D" gehen
steht in B2 "Fluss", dann auf "Fluss_D" usw.
da du die Namen für die Zellbereiche schon geschickt gewählt hast, geht das relativ einfach.
markiere die Zellen C2:C8 und und gib für alle Zellen als Quelle an: =INDIREKT(B2&"_D")
Gruß Daniel
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AW: Liste mit Dropdown-Spalte sortieren
23.02.2020 20:43:31
Klexy
Hallo Daniel,
Meine Makro-Lösung in der echten Datei ist analog zu deinem Vorschlag. Läuft nach jedem Sortiervorgang durch. Das hier mit StadtLandFluss ist nur ein Minimalbeispiel.
Scheint also ein prinzipielles Problem in Excel zu sein. Hab ich zum Glück rechtzeitig bemerkt.
;

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Infobox / Tutorial

Liste mit Dropdown-Spalte sortieren in Excel

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Daten vorbereiten: Erstelle deine Excel-Tabelle mit einer Spalte für Dropdown-Elemente. Beispiel: Spalte A für Nummern, Spalte B für Auswahl (Stadt, Land, Fluss) und Spalte C für die Dropdown-Werte.

  2. Dropdown erstellen:

    • Wähle die Zellen in der Spalte C aus, in denen das Dropdown-Menü erscheinen soll.
    • Gehe zu „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.
    • Wähle „Liste“ aus und gib die Quelle der Dropdown-Werte an (z.B. =Stadt_D, =Land_D, =Fluss_D).

  3. Sortieren der Tabelle:

    • Markiere die gesamte Tabelle.
    • Gehe zu „Daten“ > „Sortieren“.
    • Wähle die Spalte aus, nach der Du sortieren möchtest (z.B. Spalte A für Nummern) und die Sortierreihenfolge (aufsteigend oder absteigend).

  4. Dropdown in Abhängigkeit von Spalte B:

    • Um sicherzustellen, dass die Dropdown-Werte korrekt sind, benutze die INDIREKT-Funktion. Setze in der Datenüberprüfung für die Dropdown-Zellen folgendes ein: 
      =INDIREKT(B2 & "_D")
    • Dies sorgt dafür, dass je nach Auswahl in Spalte B die richtigen Dropdown-Werte angezeigt werden.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Dropdown-Werte sortieren nicht korrekt: Stelle sicher, dass die Dropdown-Quelle dynamisch ist. Nutze die INDIREKT-Funktion, um Bezüge dynamisch anpassen zu können.

  • Fehlende Werte nach dem Sortieren: Wenn Du nach einer Spalte sortierst und die Dropdown-Werte nicht korrekt angezeigt werden, prüfe, ob Deine Daten als Tabelle formatiert sind. Dies kann helfen, die Dropdown-Quellen zu aktualisieren.

  • #WERT! Fehler: Dieser Fehler tritt auf, wenn die Formel nicht korrekt referenziert oder die Dropdown-Quelle nicht gefunden wird. Überprüfe die benannten Bereiche und deren Schreibweise.

Alternative Methoden

  • Verwendung von Makros: Wenn Du häufig mit der Sortierung und Dropdown-Listen arbeitest, kann ein Makro helfen, um den Prozess zu automatisieren. Erstelle ein Makro, das nach jeder Sortierung die Dropdown-Werte aktualisiert.

  • Verwenden von Pivot-Tabellen: In einigen Fällen kann eine Pivot-Tabelle eine bessere Lösung bieten, um Daten zu analysieren und zu sortieren. Du kannst Dropdowns in Pivot-Tabellen verwenden, um eine flexible Datenansicht zu erhalten.

Praktische Beispiele

  • Beispiel einer Tabelle: 

    | Nummer | Auswahl | Dropdown |
|--------|---------|----------|
| 1      | Stadt   | Aachen   |
| 2      | Fluss   | Donau    |
| 3      | Land    | Chile    |

    Nach dem Sortieren nach „Nummer“ bleibt der Bezug zur Dropdown-Liste bestehen, wenn die INDIREKT-Funktion korrekt verwendet wird.

  • Dropdown alphabetisch sortieren: Wenn Du eine alphabetische Sortierung der Dropdown-Werte benötigst, kannst Du die Datenquelle selbst alphabetisch sortieren und dann das Dropdown basierend auf dieser Quelle erstellen.

Tipps für Profis

  • Dynamische Bereiche: Nutze dynamische benannte Bereiche für Deine Dropdown-Quellen, um sicherzustellen, dass neue Einträge automatisch in die Dropdown-Liste aufgenommen werden.

  • Verwendung von Tabellen: Formatiere Deine Daten als Tabelle (Strg + T), um die Verwaltung von Dropdown-Listen und die Sortierung zu erleichtern. Dies stellt sicher, dass alle Formeln und Bezüge korrekt aktualisiert werden.

  • Makros optimieren: Wenn Du Makros verwendest, optimiere sie durch das Hinzufügen von Schaltflächen in Deinem Excel-Dokument, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie sortiere ich eine Tabelle mit Dropdown-Listen in Excel?
Du kannst die gesamte Tabelle markieren und dann unter „Daten“ > „Sortieren“ nach der gewünschten Spalte sortieren. Achte darauf, dass die Dropdown-Quellen dynamisch sind.

2. Was tun, wenn die Dropdown-Werte nach dem Sortieren nicht korrekt angezeigt werden?
Überprüfe die Datenüberprüfungseinstellungen und stelle sicher, dass die INDIREKT-Funktion korrekt implementiert ist. Auch die Datenstruktur sollte als Tabelle formatiert sein, um Probleme zu vermeiden.

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