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Hilfe beim Kalender und hinterlegten Terminen

Hilfe beim Kalender und hinterlegten Terminen
25.10.2023 17:24:17
Thomas Voigt
Hallo werte Leser.

habt bitte Nachsicht, ich bin maximal ein fortgeschrittener Anfänger.

Ich habe auf der linken Seite eines Tabellenblatts einen Kalender. Der aktuelle Tag, sowie der aktuelle Monat werden durch bedingte Formatierung farblich markiert.

Die rechte Seite des Tabellenblatts ist (noch) leer. Wenn ich nun auf einen bestimmten Tag des Kalenders klicke, möchte ich, dass auf der rechten Seite des Tabellenblatts die zu dem Tag hinterlegten Termine angezeigt werden. Oder wenn ich auf dem Monat klicke, alle Termine des Monats. Oder wenn ich nur ein paar Tage markiere, dann nur die Termine der entsprechenden Tage. Und genau daran scheitert es schon. Ich bin am hin- und herüberlegen, wie ich das überhaupt umsetzen soll :-( ...

Meine Überlegungen/ Fragen dazu:
1. Wenn ich bei einem Datum die Funktion Hyperlink nutze, werde ich zu einer externen Datei weitergeleitet, in der ich dann Termine erfasst habe. Kann ich den Inhalt dieser externen Datei auf die rechte Seite meines Tabellenblatts duplizieren? Allerdings finde ich das zu kompliziert, da ich dann 365 Dateien anlegen müsste.
2. Wäre es vielleicht besser, eine Art Datenbank zu erfassen, in der ich alle Termine hinterlege, die sich dann wie auch immer mit dem Kalender synchronisiert?

Ich würde mich freuen, wenn mir jemand einen Gedankenanstupser verpassen könnte. Ich brauche auch keine ToDo. Ich benötige lediglich einen Hinweis darüber, mit welcher Thematik ich mich in Bezug auf Excel und des geschilderten Problems genauer auseinandersetzen sollte.

Viele Grüße
Thomas

4
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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Hilfe beim Kalender und hinterlegten Terminen
25.10.2023 17:38:54
bigmayo
Moin Thomas,

Verwende Excel-Funktionen und Makros: Du könntest Excel-Funktionen und Makros verwenden, um die gewünschten Termine basierend auf dem ausgewählten Datum oder Monat anzuzeigen. Zum Beispiel könntest du die Funktion "SVERWEIS" verwenden, um die Termine für ein ausgewähltes Datum aus einer Tabelle abzurufen. Du könntest auch Makros schreiben, um diese Aufgabe zu automatisieren. Mit einem Makro könntest du auf das ausgewählte Datum klicken und die dazugehörigen Termine auf der rechten Seite des Tabellenblatts anzeigen.

Nutze Excel-Tabellen und Filter: Du könntest deine Termine in einer Excel-Tabelle speichern und dann Filter verwenden, um die Termine basierend auf dem ausgewählten Datum oder Monat anzuzeigen. Dies erfordert keine externen Dateien oder Datenbanken, sondern ermöglicht es dir, alles in einer einzigen Excel-Datei zu verwalten.

Datenbankansatz: Wenn du in Zukunft noch komplexere Anforderungen an die Verwaltung deiner Termine hast, könnte es sinnvoll sein, eine Datenbanklösung in Betracht zu ziehen. Das würde es dir ermöglichen, Daten zentral zu speichern und flexibel darauf zuzugreifen.

Angenommen, du hast eine Excel-Tabelle mit deinen Terminen. Diese Tabelle könnte folgendermaßen aussehen: 
| Datum      | Termin            | Ort          |

|------------|-------------------|--------------|

| 2023-10-15 | Meeting mit Team  | Konferenzraum|

| 2023-10-20 | Präsentation      | Büro 123     |

| 2023-11-05 | Kundenbesuch      | Kundensitz   |

| 2023-11-15 | Projektbesprechung| Konferenzraum|

Jetzt möchtest du, dass, wenn du ein bestimmtes Datum in deinem Kalender links auswählst, die entsprechenden Termine auf der rechten Seite deines Tabellenblatts angezeigt werden.
Datum auswählen: In einer Zelle auf der linken Seite wählst du das gewünschte Datum aus, beispielsweise in Zelle A1.
Filter verwenden: Auf der rechten Seite deines Tabellenblatts kannst du eine Tabelle erstellen, die die ausgewählten Termine anzeigt. Verwende dafür die FILTER-Funktion.
In einer Zelle auf der rechten Seite (zum Beispiel B1) gib folgende Formel ein, um die Termine für das ausgewählte Datum in Zelle A1 anzuzeigen: 
=FILTER(A2:C5, A2:A5=A1)

Diese Formel filtert die Zeilen in deiner Termintabelle, bei denen das Datum in Spalte A mit dem ausgewählten Datum in Zelle A1 übereinstimmt.
Jetzt, wenn du ein Datum in Zelle A1 auswählst, werden die entsprechenden Termine in deiner rechten Tabelle angezeigt.

Denke daran, dass dies ein einfaches Beispiel ist, und du kannst es entsprechend deinen Anforderungen anpassen. Du kannst auch zusätzliche Spalten hinzufügen, um weitere Informationen anzuzeigen, oder weitere Filterkriterien hinzufügen, um Termine für einen bestimmten Monat anzuzeigen, indem du die Formel anpasst.

Gruß
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AW: Hilfe beim Kalender und hinterlegten Terminen
25.10.2023 18:34:06
Thomas Voigt
Hallo und danke erstmal für deine schnelle Antwort.

Das sind einige Ansätze mit denen ich mich auseinandersetzen werden.

Ich habe mal eine Beispiel-Bilddatei angehängt, wie der Kalender aktuell aussieht.

Userbild

Links sieht man den Kalenderbereich und rechts den Bereich, in welchen die Informationen dargestellt werden sollen.

Ich vermute mal das die Filterfunktion mir hier nicht viel bringt, da ich zu den einzelnen Tagen im Kalender ja keine Termine hinterlegt habe (anders als in deinem Beispiel). Oder sehe ich das falsch :-/ ...im Prinzip sollen diese ja erst beim Anklicken der entsprechende Zelle von wo auch immer abgerufen werden. Sofern kein Tag angeklickt wird, soll beim Öffnen der Datei immer der aktuelle Tag angezeigt werden (wie bereits eingerichtet). Sollten am aktuellen Tag keine Termine hinterlegt sein, dann soll die rechte Seite leer bleiben.

Kann ich die Sverweis-Funktion auch nutzen, um beispielsweise die Datensätze einer zusätzlichen Datei "auszulesen"? Auch wenn diese zweite Datei nicht geöffnet ist??

Bei Markos dachte ich immer, das diese eine Abfolge meiner Interaktionen mit Excel aufzeichnet!?? Ich verstehe nicht ganz, ob das bei meinem gewünschten Kalender- bzw. Tabellenformat auch funktioniert. Wenn du sagst, ja das funktioniert, dann reicht mir das. Dann muss ich mir noch viel Lektüre diesbezüglich zu Gemüte ziehen.

Bei den angezeigten Terminen zu einem bestimmten Datum bzw. Zeitraum möchte ich dann auch Hyperlinks zu anderen Dateien einrichten, die für die jeweiligen Termine relevant sind (nur der Vollständigkeithalber) :-) ...mehr Anforderungen werde ich daran (vorerst) nicht haben.

Ich hoffe, du kannst meine "naiven" Fragen nachvollziehen...

Und danke nochmal für deine Antwort.

Viele Grüße
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AW: Hilfe beim Kalender und hinterlegten Terminen
25.10.2023 18:38:00
Thomas Voigt
Kann ich die Sverweis-Funktion auch nutzen, um beispielsweise die Datensätze einer zusätzlichen Datei "auszulesen"? Auch wenn diese zweite Datei nicht geöffnet ist??


Ich glaube hierzu muss ich nochmal was sagen. Also ich schreibe in der zweiten Datei ein neuen Termin. Ich speichere diese Datei und schließe sie. Wenn ich nun meinen Kalender öffne, werden dann automatisch die neuen Information abgerufen??

AW: Hilfe beim Kalender und hinterlegten Terminen
25.10.2023 18:54:59
bigmayo
Moin Thomas,

Filterfunktion: Da du im Kalenderbereich keine Termine hinterlegt hast und die Informationen erst angezeigt werden sollen, wenn du eine Zelle anklickst, ist die Filterfunktion wahrscheinlich nicht die beste Wahl. Sie ist nützlich, wenn du bereits alle Termine im Voraus anzeigen möchtest.

SVERWEIS-Funktion: Die SVERWEIS-Funktion kann verwendet werden, um Daten aus einer anderen Datei abzurufen, solange die Datei geöffnet ist. Sie kann auf externe Dateien verweisen und Daten daraus abrufen. Du kannst die SVERWEIS-Funktion verwenden, um Informationen aus einer separaten Datei abzurufen, in der die Termine gespeichert sind. Stelle sicher, dass die Datei, auf die du verweist, geöffnet ist, wenn du die SVERWEIS-Funktion verwendest.

Makros: Makros sind nützlich, wenn du automatisierte Aktionen in Excel ausführen möchtest. Du könntest ein Makro erstellen, das aufgerufen wird, wenn du eine Zelle im Kalender anklickst, und es kann dann die relevanten Termine aus einer Datenquelle abrufen und im rechten Bereich anzeigen.

Um dein gewünschtes Verhalten zu erreichen, wirst du wahrscheinlich eine Kombination aus SVERWEIS-Funktionen und Makros verwenden müssen. Du kannst ein Makro schreiben, das ausgelöst wird, wenn du eine Zelle im Kalender anklickst, und dieses Makro kann dann die SVERWEIS-Funktion verwenden, um die Termine aus einer anderen Datei abzurufen und sie im rechten Bereich anzeigen.


Die SVERWEIS-Funktion kann auf Daten in einer anderen Datei verweisen, aber es gibt einige wichtige Dinge zu beachten:

Die andere Datei muss geöffnet sein: Damit die SVERWEIS-Funktion auf Daten in einer anderen Datei zugreifen kann, muss diese Datei geöffnet sein. Wenn die Datei geschlossen ist, kann die SVERWEIS-Funktion keine Daten daraus abrufen.

Aktualisierung der Daten: Wenn du in einer anderen Datei einen neuen Termin hinzufügst, wird der SVERWEIS in deiner Kalenderdatei die Daten nicht automatisch aktualisieren, wenn du die zweite Datei speicherst und schließt. Du müsstest die Kalenderdatei erneut öffnen oder den SVERWEIS manuell aktualisieren, um die neuesten Informationen abzurufen.

Mögliche Probleme: Wenn du in der zweiten Datei Änderungen vornimmst und sie dann schließt, während die Kalenderdatei geöffnet ist, kann es zu Problemen kommen. Excel erkennt möglicherweise nicht immer, dass Änderungen in der verknüpften Datei vorgenommen wurden und aktualisiert die Daten möglicherweise nicht automatisch.

Wenn du eine Lösung wünschst, bei der die Kalenderdatei automatisch aktualisiert wird, wenn Änderungen in der zweiten Datei vorgenommen werden, wäre dies in der Regel komplexer und erfordert möglicherweise den Einsatz von VBA-Makros, die auf Änderungen in der externen Datei reagieren.

Gruß
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