Automatisches Versenden von E-Mails aus Excel
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um aus Excel heraus automatisch E-Mails zu versenden, benötigst du ein VBA-Makro. Hier ist ein einfaches Beispiel, das du in deine Excel-Arbeitsmappe einfügen kannst:
- Öffne Excel und drücke
Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Klicke im Projekt-Explorer mit der rechten Maustaste auf
DieseArbeitsmappe und wähle Code anzeigen.
- Füge folgenden Code ein:
Private Sub Workbook_Open()
checkAlert
End Sub
Sub checkAlert()
Dim rCell As Range
Dim objApp As Object
Dim tBRng As String
Dim tReceiver As String
tBRng = "A11:A" & Sheets("ToDo").UsedRange.Rows.Count
tReceiver = Sheets("ToDo").Range("B4")
Set objApp = CreateObject("Outlook.Application")
For Each rCell In Sheets("ToDo").Range(tBRng)
If IsDate(rCell.Offset(0, 5).Value) Then
If rCell.Offset(0, 5).Value <= Date Then
Dim objMailItm As Object
Set objMailItm = objApp.CreateItem(0)
With objMailItm
.To = tReceiver
.Subject = "Erinnerung: ToDo fällig"
.Body = "Das ToDo '" & rCell.Offset(0, 1).Value & "' wird am " & rCell.Offset(0, 5).Value & " fällig!"
.Send
End With
rCell.Offset(0, 9).Value = True ' Markiert, dass die E-Mail gesendet wurde
End If
End If
Next rCell
Set objApp = Nothing
End Sub
- Schließe den VBA-Editor und speichere die Arbeitsmappe als
xlsm-Datei.
Das Makro wird beim Öffnen der Datei ausgeführt und sendet eine E-Mail, wenn das Datum in der entsprechenden Zelle erreicht wird.
Häufige Fehler und Lösungen
- E-Mail wird nicht gesendet: Stelle sicher, dass Outlook korrekt konfiguriert ist und dass du die richtige E-Mail-Adresse in Zelle B4 eingegeben hast.
- Fehlende Berechtigung: Wenn beim Senden der E-Mail eine Sicherheitswarnung erscheint, kannst du diese nur mit Drittanbieter-Software umgehen.
- Makro läuft nicht: Vergewissere dich, dass der Code im richtigen Modul (
DieseArbeitsmappe) eingefügt wurde.
Alternative Methoden
Falls du nach einer anderen Möglichkeit suchst, um E-Mails automatisch aus Excel zu versenden, kannst du auch:
- Power Automate verwenden: Erstelle einen Flow, der auf Änderungen in einer Excel-Datei reagiert.
- Makros in Google Sheets: Nutze Google Apps Script, um E-Mails direkt aus Google Sheets zu versenden.
Praktische Beispiele
-
E-Mail an mehrere Empfänger: Trage mehrere E-Mail-Adressen in Zelle B4 ein, getrennt durch Semikolons:
.To = "address1@mail.com; address2@mail.com"
-
Individuelle Fristen: Füge eine neue Spalte (z.B. K) hinzu, um individuelle Fristen für jedes ToDo festzulegen. Ändere den Code entsprechend:
If rCell.Offset(0, 10).Value <= Date Then
-
Signatur einfügen: Um die Outlook-Signatur einzufügen, kannst du die Signatur in eine Textvariable speichern und im E-Mail-Body verwenden.
Tipps für Profis
- Verwende
Application.OnTime, um das Makro regelmäßig auszuführen, z.B. jede Stunde.
- Achte darauf, dass das Excel-Tool nur selten ausgeschaltet wird, um kontinuierlich E-Mails zu versenden.
- Optimiere den Code, um nur E-Mails zu versenden, wenn der Wert in A3 erreicht ist.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie kann ich sicherstellen, dass die E-Mail nur gesendet wird, wenn ein bestimmter Wert erreicht ist?
Du kannst die Bedingung im Code anpassen, um nur zu senden, wenn der Wert in einer bestimmten Zelle erreicht wird.
2. Kann ich das E-Mail-Versenden automatisieren, sodass es nicht nur beim Öffnen der Datei geschieht?
Ja, du kannst Application.OnTime verwenden, um das Makro regelmäßig auszuführen.
3. Wie füge ich meine Outlook-Signatur in die E-Mail ein?
Das Einfügen der Signatur erfordert einen zusätzlichen Code, um die Signatur aus Outlook abzurufen.
4. Funktioniert das in allen Excel-Versionen?
Das VBA-Makro ist in den meisten modernen Excel-Versionen kompatibel, aber du solltest sicherstellen, dass deine Version die Verwendung von VBA unterstützt.