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allgemeine Fragen zu einer Datenbank

Betrifft: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: Thomas3
Geschrieben am: 24.06.2008 08:25:30

Guten Morgen zusammen,
ich bräuchte von Euch einen Dankanstoß, eine Richtungsvorgabe, eine Meinung....

Folgender Status:
- Ich muß über 2000 Menschen an einem Counter während einer Tagung registrieren.
- Teilweise bekomme ich die Namen schon vorher ( ca. 1500 ) in einer Liste, teilweise kommen sie einzeln bzw. in Gruppen sich vor Ort anmelden.
- Vor Ort habe ich zwei Laptop, die in einem Netzwerk verbunden sind. Pro Rechner gibt es einen Label Printer.

Liste muß können :
- Ausdrucken der Namensschilder vorher
- Bedrucken eines Briefumschlages, in der die Namenschilder kommen, auf dem die Anzahl und die Kategorie des jeweiligen Teilnehmers aufgedruckt wird
- schnelles Finden der Namen vor Ort
- Zugriff von beiden PC's auf die Datei
- Drucken des Datensatzes ( also : V. Nachname / Firma / Stadt ) mittels Label Printer
- Auswertung der Teilnehmer-Kategorien ( wieviele sind Vorgemeldete, wie viele neu usw. ) laufend

So.....
Im Grunde ist alles für sich einzeln betrachtet keine schwere Sache.
- Das Eingeben der vorgemeldeten Teilnehmer ist kein Problem. Jede Firma erhält eine Liste, in der die Namen eingetragen werden. Die kopiere ich dann in die "Endliste" ( nennen wir das mal so )
- Das gemeinsame Bearbeiten einer Datei geht auch ( sollte ja ab 2003 möglich sein )
- das Suchen eines Namens in der Endliste eh kein Problem
- Die laufende Auswertung ist in sich eine leichte Übung.

Jetzt aber meine Fragen :
- wenn mehr als einer gleichzeitig in einer Datei arbeiten, muß dann nicht laufend gesichtert werden, damit die Daten ständig aktuell sind ? Mache ich das über die Funktion "Autosichern" oder muß ich das Sichern manuel ansteuern ? Ich stelle mir das dann so vor, dass nach jeder Aktion ( Ändern eines Namens, Suchen eines Namens usw. automatisch gespeichert wird )
- Kann ich nur in dieser einen Datei beim Öffnen sagen, "setze die F-Tasten ausser Kraft und belege sie mit bestimmten Funktionen" ? Die da wären z.B. F1= Suchfunktion aufrufen / F2 = Drucken usw. )
- Wie setze ich so eine Datenbank auf ? Gebe ich pro Zeile von links nach rechts ein oder nutze ich die von Excel vorgegeben Variante mittels einer Eingabemaske ? Kann ich in dieser Eingabemaske eine Auswahliste einbauen ? An einer Stelle des Datensatzes ( bei der Kategorisierung des Teilnehmers muß ich die Möglichkeit haben, verschiedene Typen auszuwählen. Namensänderung, Neu angelegt, Zahlt per Rechnung usw. )

Ich weiß, dass das ziemlich viel verlangt ist vom Forum und man kann sicher darüber die Stirn runzeln. Ich brauche - wie oben bereits gesagt - einfach nur ein paar Ideen, um dann den Rest alleine machen zu können. Da ich vor Ort auch mit de ganzen Geschichte arbeiten muß, sind dann die Fehler die eigenen.....

Sollte ich irgendetwas unverständlich geschrieben habe, bitte einfach fragen.

Ich wäre dankbar für jeden Tipp und bitte schon jetzt um Verzeihung, wenn ich irgendwelche Forumsregeln gebrochen haben sollte. Das ist nicht meine Absicht.

Herzliche Grüße
Thomas

  

Betrifft: AW: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: Jan Hennings
Geschrieben am: 24.06.2008 09:32:17

Hallo Thomas,

im Prinzip lässt sich Deine Fragestellung auch mit Excel umsetzen, aber neben der Aktualisierungsproblematik musst Du einige vba-Purzelbäume schlagen.

So häufig wie in Deiner Fragestellung die Worte "Datenbank" und "Datensatz" vorkommen, nehme ich mal an, dass Du auch schon einmal darüber nachgedacht hast, eine Access-Datenbank für Deine Belange zu nutzen? Das sollte wesentlich einfacher funktionieren, als Excel für Datenbankfunktionen zu verwenden.

... und damit wären wir an der Grenze dieses Forums ;-)

Viele Grüße aus Hamburg,
Jan


  

Betrifft: AW: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: Thomas3
Geschrieben am: 24.06.2008 09:41:30

Hallo Jan,
vorweg... von Access habe ich keine Ahnung.
Dass ich viel mit VBA machen muß, ist mir auch klar.
Dürfte ich fragen, ob du eine Ahnung davon hast, wie das ist, wenn mehrere gleichzeitig in einer Datei arbeiten ?
Liebe Grüße
Thomas


  

Betrifft: AW: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: Jan Hennings
Geschrieben am: 24.06.2008 10:16:27

Hallo Thomas,

es ist möglich, Arbeitsmappen freizugeben, damit mehrere Benutzer gleichzeitig in einer Tabelle etwas ändern können. Wir nutzen diese Einstellung sehr intensiv und hatten bislang damit keine Probleme.

Bitte bedenke: Damit die Änderungen die Benutzer A gemacht hat auch auf dem Laptop von Benutzer B zu sehen sind, müssen BEIDE ihre Arbeitsblätter erneut speichern.

Außerdem könnte es Schwierigkeiten beim Fortschreiben einer Liste geben. Ich glaube, Excel orientiert sich beim Abprüfen, ob ein Konflikt vorliegt (zwei Benutzer versuchen, das Gleiche zu ändern), an der Zelladresse. Diese wäre aber gleich, wenn z.B. zwei Benutzer versuchen, z.B. etwas in Zeile 500 zu schreiben. Derjenige der als zweiter speichert kann sich dann aussuchen, ob seine oder die Daten des ersten Speicherers erhalten bleiben. Diesen Punkt solltet Ihr unbedingt testen, bevor Ihr weitere Arbeit in das Projekt steckt.

Viele Grüße aus Hamburg,
Jan


  

Betrifft: AW: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: Thomas3
Geschrieben am: 24.06.2008 16:40:13

Hallo Jan,
dir auch recht herzlichen Dank für deinen Tipp.
Ich werde das berücksichtigen und entsprechend vorher testen. Nicht auszudenken, wenn das nicht klappt vor Ort....

:-)

Viele Grüße
Thomas aus München


  

Betrifft: AW: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: fcs
Geschrieben am: 24.06.2008 11:34:07

Hallo Thomas,

ob das simultane Arbeiten an der gleichen Excel-Datei wirklich reibungslos funktioniert, weiss ich nicht. Speziell in diesem Fall, wo der Zugriff auf die Datei von den beiden Rechnern ja ständig erfolgt.

Ich würde folgende Strategie fahren. Diese stelt ggf. auch eine Back-up-Lösung dar, wenn das Netzwerk ggf. zeitweise nicht zur Verfügung steht. Da Teilnehmer sich wohl nicht an beiden Stationen anmelden werden, kann man das so machen.

1. Die Liste der Tagungsteilnehmer wird im Netzwerk als Excel-Datei verwaltet.
Diese Datei enthält nur ein Tabellenblatt mit allen Tagungsteilnehmern.
Je Teilnehmer eine Datenzeile. In der Spalte A eine ID-Nummer, die jeden Datensatz eindeutig identifiziert

2. Du erstelltst eine 2. Datei in der die Eingabe-/Suchfunktionen realisert werden.
Diese Datei sollte enthalten:
- eine Tabelle mit der Liste aller Teilnehmer
- Tabelle mit Muster für Labeldrucker
- Tabelle mit Muster für Briefumschlag
- Tabelle mit den Auswahllisten für Daten-Gültigkeit, oder evtl. Comboboxen
- evtl. Tabelle oder Userform zur Erfassung/Änderung der Daten eines Teilnehmerns

- Makro zum Einlesen aller Daten aus der Zentraldatei
- Makro zum Ändern eines vorhandenen Datensatzes/Anlegen eines neuen Datensatzes in der Zentraldatei. Dabei wird die Zentraldatei immer nur kurzzeitig geöffnet und nach zurückschreiben der Daten gespeichert und wieder geschlossen.
- Makro zum Übertragen/Anlegen aller Datensätze in die Zentraldatei, z.B. nach Netzwerksausfall.
- Makro zum Drucken des Labels (Ausfüllen und Drucken) - Einzelner Datensatz oder auch Liste gem. Filter
- Makro zum Drucken Briefumschlag (Ausfüllen und Drucken) - Einzelner Datensatz oder auch Liste gem. Filter
- Makro zum Suchen von Daten, falls nicht die Autofilterfunktion genutzt werden soll/kann.
- Makro zum Generieren der ID für neue Datensätze

3. Zu Beginn der Tagung wird diese Datei auf beide Rechner kopiert und auf jedem Rechner eine andere Startnummer für die ID die Teilnehmer ohne Voranmeldung festgesetzt. z.B Rechner1 2000, Rechner2 4000.
Dadurch wird sichergestellt, dass beim zu Zurückschreiben von Datensätzen auf die Zentraldatei keine ID doppelt vergeben wird.


Jetzt aber meine Fragen :
- wenn mehr als einer gleichzeitig in einer Datei arbeiten, muß dann nicht laufend gesichtert werden, damit die Daten ständig aktuell sind ? Mache ich das über die Funktion "Autosichern" oder muß ich das Sichern manuel ansteuern ? Ich stelle mir das dann so vor, dass nach jeder Aktion ( Ändern eines Namens, Suchen eines Namens usw. automatisch gespeichert wird )

Siehe oben, andere Strategie
Ich hab keine Erfahrungen mit dieser Funktion.


- Kann ich nur in dieser einen Datei beim Öffnen sagen, "setze die F-Tasten ausser Kraft und belege sie mit bestimmten Funktionen" ? Die da wären z.B. F1= Suchfunktion aufrufen / F2 = Drucken usw. )
Ja man kann die Funktionstasten individuell belegen und z.B. Makros starten.
Hierzu das Workbook_Activate-Ereignis zum Setzen und das Workbook_Deactivate-Ereignis zum Zurücksetzen der Belegung verwenden.
Du kannst natürlich auch entsprechende Schaltflächen oberhalb der Liste im Tabellenblatt plazieren.

- Wie setze ich so eine Datenbank auf ? Gebe ich pro Zeile von links nach rechts ein oder nutze ich die von Excel vorgegeben Variante mittels einer Eingabemaske ?
Verwende die Funktion aus dem Menü Daten -- Liste, um die Liste zu erstellen/bearbeiten
Dann kannst du per Daten--Gültigkeit-Liste per Drop-Down auswählen
Die Masken-Funktion kannst du parall nutzen, sie greift auf die gleichen Daten der Liste zu.


Kann ich in dieser Eingabemaske eine Auswahliste einbauen ?
Nein diese Maske bietet diese Möglichkeit nicht. Wenn du einzelne Datensätze mit entsprechenden Auswahlmöglichkeiten via Maske oder auch Eingabetabellenblatt eingeben/ändern willst, dann muss du dir selber ein entsprechendes UF oder Tabellenblatt erstellen.

Gruß
Franz


  

Betrifft: AW: allgemeine Fragen zu einer Datenbank von: Thomas3
Geschrieben am: 24.06.2008 16:38:08

Hallo Franz,
na, da bin ich aber platt. Machst du so etwas öfters ?
Genial. Genau so einen Tip habe ich gebraucht. Eine feste Liste mit geteiltem Zugriff......
Wow...

Lieben herzlichen Dank und wenn du möchtest, dann schick ich dir mal mein Ergebnis.
Viele Grüße nach wohin auch immer
Thomas


 

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