Serienbrief in Word aus Excel

Forumthread: Serienbrief in Word aus Excel

05.12.2008 15:07:00

Andreas

Hallo, liebe Leute,
ich habe folgendes Problem:
Ich habe eine Excel-Liste, die ich über eine Userform bediene. Aus dieser Userform heraus öffne ich über einen Button eine Worddatei. Diese Worddatei habe ich vorher zwecks Serienbrief mit der Excel-Liste verbunden.
Wenn ich die Worddatei nicht über Excel aufrufe, verbindet sie sich einwandfrei mit der Excel-Datei. Wenn ich sie aber aus dem Userform heraus aufrufe, öffnet sich zwar die Worddatei, aber die Datei hat sich nicht mit der Excel-Liste zwecks Serienbrief verbunden.
Mit folgenden Befehl rufe ich die Worddatei aus Excel heraus auf:


Sub WordOeffnen()
CreateObject("word.application").documents.Open("G:\inkasso\serienformulare\ik-bogen_serie. _
doc").Application.Visible = True
End Sub

Viele Grüße
Andreas

2
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Betreff

Datum

Anwender

Serienbrief in Word aus Excel per Code öffnen

05.12.2008 19:31:40

Beate
AW: Serienbrief in Word aus Excel per Code öffnen

06.12.2008 18:33:00

Andreas

Serienbrief in Word aus Excel per Code öffnen

05.12.2008 19:31:40

Beate

Hallo Andreas,
ich habe es auch probiert und der Word-Serienbrief kannte die Datenquelle auch nicht mehr.
Es gibt 2 Auswege:
1.) Du öffnest den Word-Serienbrief durch einen Hyperlink in deiner Exceldatei
2.) Du fügst in deine Word Datei ein Document_Open-Makro wie folgt in das Codefenster "ThisDocument".
Damit wird die Verbindung beim Dateiöffnen von Word aus jedenfalls hergestellt. Pfad-/Datei-/und
Tabellenname deiner Exceldatei musst du im Code anpassen:
Private Sub Document_Open()
    'Pfad und Dateiname an zwei Stellen und
    'Tabellenname an einer Stelle anpassen
    ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource Name:= _
        "C:\Test\Serienbrief.xls", _
        ConfirmConversions:=False, ReadOnly:=False, LinkToSource:=True, _
        AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", PasswordTemplate:="", _
        WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:="", Revert:=False, _
        Format:=wdOpenFormatAuto, Connection:= _
        "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Password="""";User ID=Admin;Data Source=C:\Test\Serienbrief.xls;Mode=Read;Extended Properties=""HDR=YES;IMEX=1;"";Jet OLEDB:System database="""";Jet OLEDB:Registry Path="""";Jet OLEDB:Database " _
        , SQLStatement:="SELECT * FROM `Tabelle1$`", SQLStatement1:="", SubType:= _
        wdMergeSubTypeAccess
End Sub

Es würde mich interessieren, ob du damit klar kommst.
Kürzlich habe ich einen Beitrag in Online-Excel zu Serienbriefen geschrieben, vielleicht hilft er dir bei sonstigen Fragen:
Guckst Du: Seriendruck in Word mit Daten aus Excel
Gruß,
Beate

AW: Serienbrief in Word aus Excel per Code öffnen

06.12.2008 18:33:00

Andreas

Hallo Beate,
vielen Dank für deine Antwort.
Ich habe mittlerweile noch eine andere Möglichkeit gefunden. Mithilfe des Kommandointerpreters.
Shell Environ$("COMSPEC") & " /c Start D:\Daten\hwk\test1.doc"
Damit stellt er auch eine Verbindung zur Datenquelle her.
Deine zweite Variante gefällt mir vielleicht sogar noch besser. Da könnte man im Makro sogar noch das automatische ausdrucken mit unterbringen.
Ich werde es ausprobieren und mich melden.
Wünsche einen schönen schönen 2. Advent.
Viele Grüße Andreas

Infobox / Tutorial

Serienbrief in Excel erstellen und mit Word verbinden

Schritt-für-Schritt-Anleitung
Häufige Fehler und Lösungen
Alternative Methoden
Praktische Beispiele
Tipps für Profis
FAQ: Häufige Fragen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um einen Serienbrief aus Excel zu erstellen und diesen mit Word zu verbinden, folge diesen Schritten:

Excel-Liste erstellen:
- Erstelle eine Excel-Tabelle, die alle Daten enthält, die du für den Serienbrief benötigst. Zum Beispiel: Namen, Adressen, und andere relevante Informationen. Achte darauf, die erste Zeile als Kopfzeile zu verwenden.
```
| Vorname | Nachname | Adresse        |
|---------|----------|----------------|
| Max     | Mustermann | Musterstraße 1 |
```
Word-Dokument vorbereiten:
- Öffne Microsoft Word und erstelle ein neues Dokument.
- Gehe zu Sendungen und wähle Seriendruck starten. Wähle Briefe.
Datenquelle verbinden:
- Klicke auf Empfänger auswählen und wähle Vorhandene Liste verwenden. Suche die Excel-Datei, die du erstellt hast.
- Stelle sicher, dass die richtige Tabelle ausgewählt ist.
Serienbrief gestalten:
- Schreibe den Text deines Briefes und füge Platzhalter für die Daten ein (zum Beispiel: <<Vorname>> <<Nachname>>).
Seriendruck ausführen:
- Klicke auf Fertigstellen und zusammenführen und wähle, ob du die Briefe drucken oder in eine neue Datei speichern möchtest.

Häufige Fehler und Lösungen

Word kann keine Verbindung zur Excel-Datei herstellen:
- Überprüfe, ob der Pfad zur Excel-Datei korrekt ist und dass die Datei nicht geöffnet ist.
Daten fehlen im Serienbrief:
- Stelle sicher, dass du die richtige Tabelle in der Excel-Datei ausgewählt hast.
Probleme beim Öffnen des Word-Dokuments aus Excel:
- Wenn du aus einer Userform heraus das Word-Dokument öffnest und die Verbindung zur Excel-Liste nicht funktioniert, füge ein Makro in Word hinzu, das beim Öffnen der Datei die Datenquelle verbindet. Beispiel:
```
Private Sub Document_Open()
  ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource Name:= _
      "C:\Pfad\zu\deiner\ExcelDatei.xlsx", _
      ConfirmConversions:=False, ReadOnly:=False, LinkToSource:=True
End Sub
```

Alternative Methoden

Wenn du Serienbriefe ohne Word erstellen möchtest, kannst du auch folgende Methoden verwenden:

Seriendruck in Excel:
- Nutze die Datenbankfunktionalität in Excel, um Briefe direkt in Excel zu erstellen. Hierbei kannst du die Funktionen WENN und VERKETTEN verwenden, um personalisierte Briefe zu erstellen.
Makros verwenden:
- Erstelle ein Makro, das die Daten aus deiner Excel-Tabelle zieht und in ein Word-Dokument einfügt.

Praktische Beispiele

Einfacher Serienbrief:
- Verwende eine Excel-Tabelle mit Adressen und erstelle einen einfachen Serienbrief, der die Adressen in einem standardisierten Format ausgibt.
Komplexere Serienbriefe:
- Integriere verschiedene Bedingungen in deinem Word-Dokument, um z.B. unterschiedliche Texte je nach Wert in der Excel-Tabelle anzuzeigen.

If ActiveDocument.MailMerge.DataSource.DataFields("Status").Value = "VIP" Then
    Selection.TypeText "Vielen Dank für Ihre Treue, lieber VIP-Kunde!"
End If

Tipps für Profis

Daten validieren: Überprüfe die Excel-Liste auf Fehler und Doppelungen, bevor du den Serienbrief erstellst.
Vorlagen verwenden: Nutze vorgefertigte Excel-Vorlagen für Serienbriefe, um Zeit zu sparen.
Automatisierung: Erstelle ein VBA-Skript, das den gesamten Prozess von der Excel-Datenquelle bis zum Drucken des Briefes automatisiert.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wo finde ich Seriendruck in Excel? Der Seriendruck selbst wird in Word durchgeführt, aber du musst die Daten aus Excel importieren. Der Zugriff erfolgt über das Menü "Sendungen" in Word.

2. Kann ich einen Serienbrief ohne Word erstellen? Ja, du kannst auch mit Excel eigene Serienbriefe erzeugen, indem du die Funktionen für Textverarbeitung und Datenbearbeitung nutzt.

3. Wie kann ich eine Excel-Liste für den Serienbrief erstellen? Du kannst eine einfache Tabelle in Excel anlegen, die die benötigten Informationen in Spalten organisiert, und diese dann für den Seriendruck in Word verwenden.

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