Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern

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Betrifft: Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern von: Karl-Heinz
Geschrieben am: 21.02.2005 19:21:56

Hallo Experten,

vorweg: diese Frage berührt auch Word und evtl. Access. Hauptfrage beschäftigt sich aber mit Excel.

ich habe eine Exceltabelle, die in diesem Beispiel 7 Kundensätze enthält.

hier abgelegt:
https://www.herber.de/bbs/user/18474.xls

Diese Kunden haben unterschiedlich viele Verträge mit unterschiedlichen Produkten. Ich wollte nun jedem Kunden EINEN Serienbrief in Word schreiben. In diesem Brief sollen aber alle Vertragsnummern mit neuer Vertragsnummern und den Waren aufgeführt werden. Leider geht dies mit Excel als Datenquelle aber wohl nur, wenn ALLE Warendaten eines Kunden hintereinander in einer Zeile stehen. Dann wird in Word nicht jedesmal ein neuer Serienbrief erzeugt.
Und hier liegt mein Problem:
a) Kann ich mit irgendeinem Makro (oder auch gerne anders) erreichen, dass Excel mir alle Daten eines Kunden (erkennbar an der Kundnr.)in die gleicht Zeile hinteraneinander, also in die nächstfolgenden Spalten schreibt und bei jedem neuen Kunden eine neue Zeile beginnt.
b) Wenn dies mit Excel nicht geht, hat jemand eine Idee, wie dies vielleicht über Access oder gar in Word in der Serienbrieffunktion möglich ist.

Ich weiss, dies ist ein Excel-Forum und ich habe schon viele tolle Tipps erhalten. Vielleicht gibt es aber übergreifendes Wissen.

Vorab schon mal vielen Dank!

Karl-Heinz

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Betrifft: AW: Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern von: Cardexperte
Geschrieben am: 22.02.2005 22:54:58

Hello Karl-Heinz, so richtig ist mir nicht klar was du meinst mit alles hintereinander,"in die gleicht Zeile hinteraneinander, also in die nächstfolgenden Spalten schreibt ", wie soll denn der Serienbrief aussehen? Also ich würde den "Serienbrief" direkt in Excel schreiben und zum Ausdruck wird dann natürlich ein Makro geschreiben, dass dann die veränderlichen Zellen automatisch füllt und ausdruckt, in Word weis ich jetzt niccht wie die "steuerdatei2 mit den Daten aussieht, also wenn du in deinem Beispiel mal reinstellen würdest, wie der Brief aussehen soll, dann sollte es kein Problem sein aus Excel heraus diesen Brief zu füllen!
Gruss Ws


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Betrifft: AW: Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern von: Karl-Heinz
Geschrieben am: 24.02.2005 00:24:47

Hallo Cardexperte,
erst mal vielen Dank für die Antwort.
Naja, das Problem ist für mich, dass Word, wenn Excel als Datenquelle dient, einen neuen Seriendatensatz immer mit einer neuen Zeile in Excel verbindet.
Mein Brief soll aber etwa so aussehen:

Beispiel bei Kunde Klein:

Name
Adresse

Ihre Kundennummer 2000

Sie haben bei uns bestellt:

Warennummer 5225, neue Warennummer 1635, Produkt: Butter
Warennummer 7010, neue Warennummer 9102, Produkt: Salz

nächster Brief......

Beim Kunden Klaus muss dann im Brief entsprechend dem obigen Beispiel eine Auflistung von immerhin 11 Datensätzen, bestehend aus Warennummer, neuer Warennummer und Produktbeschreibung in einem einzigen Brief aus der Exceldatei generiert werden. Das geht aber nur, wenn ich alle Steuerdaten in einer Zeile zur Verfügung stelle. In diesem Beispiel müsste also in Zeile 9 hinter den Namens- und Adressangaben dann hintereinander in den Spalten I und folgende alle Waren mit alter, neuer Warennummer und der Produktbezeichnung stehen. Da meine echte Datenquelle allerdings mehrere Tausend Angaben beinhaltet, wollte ich diese Kopierarbeit nicht manuell vornehmen. Deshalb die Idee eines Makros
Wenn es aber eine einfachere Methode (Serienbrief in Excel?) gibt, würde ich natürlich auch gerne diese nutzen.

Vorerst schon mal vielen Dank!

Karl-Heinz


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Betrifft: AW: Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern von: Cardexperte
Geschrieben am: 24.02.2005 15:24:42

Hello Karl-Heinz,
so richtig verstehe ich nicht was du willst denn Word übernimmt für die Serienbrieffunktion doch anstandslos die Daten aus Excel, natürlich müssen die Daten in Excel in einer anständigen Form vorliegen, d.h. Überschriften(eindeutig) als oberste Zeile, darunter dann die Daten, ohne Leerzeichen und alles ist klar, oder? Wenn das nicht ist müssen erst alle Daten entsprechend aufbereitet werden, ist nun mal so!

ich schicke dir hier mal ein Beispiel, wie man in Excel "Serienbriefe" schreiben kann, war aber in einem anderen Zusammenhang, also nochmal, du machst in Excel deine ganzen Daten , wie üblich rein, auf einem anderen Blatt wird der "Serienbrief" in der Art, wie du es zuvor beschrieben hast geschrieben und mittels sverweis die Datenfelder entsprechned, z.B. der Kundennummer eingertagen, alles andere ergibt sich, in diesem Beispiel, es sind dann gleich 3 Makros, alles ausdrucken, bestimmte Nummern und jeden einzeln ausdrucken. Wenn ich Serienbriefe, bis etwa 500 drucken soll und dabei eine Exceldatei habe, wo auch umfangreiche Berechnungen gemacht werden müssen, dann mache ich dies nicht mit Word, sondern dann eben mit Excel!!
Gruss WS
hier die Beispieldatei (ist aber nicht weiter ausgebaut!
https://www.herber.de/bbs/user/18686.xls)
ach übrigens bei mehreren Tausend, würde ich überlegen, ob man die nicht splitten kann, oder gleich Access zu nehmen.
Gruss WS


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Betrifft: AW: Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern von: Karl-Heinz
Geschrieben am: 24.02.2005 17:28:39

Hallo WS,

danke für die Antwort. Jetzt habe ich auch verstanden, wie Du das mit den Serienbriefen in Excel meintest. Mit SVERWEIS. Gute Idee für bestimmte Anwendungen. Werde ich mir merken. Tja, mit Word ist das halt so ne Sache. Richtig ist, wie Du ja auch sagst, dass die Daten in einer anständigen Form vorliegen müssen. Aber das ist ja gerade mein Problem. Da Word ja aus jeder Zeile einen Datensatz ausliest und einen Brief macht (hoffentlich habe ich nicht ausgerechnet da einen Gedankenfehler) und ich ja gerade bei einigen Kunden die Daten untereinander habe, muss ich mühsam die Produktdaten in einer Zeile manuell zusammenfassen und hintereinander eintragen. Und dafür hab ich gehofft, ein Makro zu bekommen.
Na, trotzdem, habe noch eine andere Möglichkeit. Auf alle Fälle besten Dank für die Hilfe und bis demnächst.....

Karl-Heinz


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Betrifft: AW: Serienbriefdaten aus Excel gruppiert liefern von: Cardexperte
Geschrieben am: 24.02.2005 19:30:43

Hello Karl-Heinz,
ja genau so habe ich es gemeint, wenn natürlich in Excel die Daten anders vorliegen als "anständig" dann hast du ein Problem aber noch Hoffnung, denn wenn die Datenstruktur eindeutig ist und nur bestimmte Werte jetzt nicht so stehen wie gefordert, also jede Zeile ist ein zusammengehörender Datensatz, dann kann man bei Kenntnis dieser abweichenden Struktur mittels Makro die Daten wieder so ordnen, dass Word sie verarbeiten kann, ist eigentlich kein großes Problem!! Dies kann ich aber nur lösen, wenn ich Kenntnis über diese Struktur habe. Komplizierter wird das alles, wenn die Exceldatei "chaotisch" aufgebaut wurde, d.h. Z.B. mal ist für die Anschrift eine Zelle, mal 2 Zellen oder sogar 3 Zellen geschrieben worden, oder die Zwischenzellen (leere) zum nächsten Eintrag wie man eben lustig war, dann wird es schwer!!!
Gruss WS
Also wenn nicht chaotisch, dann stell doch einfach mal ein Beispiel der Exceldatei hier rein, dann kann dir helfen


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