Power Query: Nur neue Daten laden
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Datenquelle einrichten: Öffne Excel und gehe zu "Daten" > "Daten abrufen" > "Aus Datei" > "Aus Ordner". Wähle den entsprechenden SharePoint-Ordner aus, in dem deine Dateien liegen.
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Abfragen anpassen: Im Power Query-Editor kannst du die Daten transformieren. Um nur neue Daten zu laden, musst du sicherstellen, dass du die Abfrage so konfigurierst, dass sie nur die neuesten Dateien aus dem Ordner berücksichtigt.
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Abfragen anfügen: Verwende die Funktion "Abfragen anfügen", um die bestehende Abfrage mit den neuen Daten zu kombinieren. Dies kannst du über das Menü "Start" > "Abfragen anfügen" durchführen.
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Daten laden: Nachdem du deine Abfrage eingerichtet hast, lade die Daten in Excel, indem du auf "Schließen & Laden" klickst.
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Automatisierung: Stelle sicher, dass du die Abfrage so einstellst, dass sie regelmäßig aktualisiert wird, um die neuesten Daten automatisch zu laden.
Häufige Fehler und Lösungen
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Fehler beim Laden: Wenn beim Laden der Daten eine Fehlermeldung erscheint, überprüfe die Verbindungsdetails zu deinem SharePoint-Ordner. Möglicherweise ist die Netzwerkverbindung instabil oder die Datei nicht mehr verfügbar.
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Langsame Abfragezeiten: Wenn der Ladevorgang zu lange dauert, kann es daran liegen, dass die Abfrage nicht optimal konfiguriert ist. Überprüfe, ob du nur die notwendigen Spalten geladen hast und reduziere die Anzahl der Zeilen, die bearbeitet werden müssen.
Alternative Methoden
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Power Query für lokale Dateien: Du kannst die Dateien auch lokal speichern und dann mit Power Query neu laden. Dies kann die Ladezeiten erheblich verkürzen.
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Verwendung von Filterfunktionen: Nutze Filter, um nur die neuesten Dateien im Ordner auszuwählen. In Power Query kannst du nach dem Änderungsdatum sortieren und nur die neuesten Dateien laden.
Praktische Beispiele
Ein Beispiel für eine Abfrage, die nur die neuesten Dateien aus einem Ordner lädt:
let
Source = Folder.Files("C:\Dein\Ordner"),
FilteredRows = Table.SelectRows(Source, each [Extension] = ".xlsx"),
SortedRows = Table.Sort(FilteredRows, {{"Date modified", Order.Descending}}),
TopRows = Table.FirstN(SortedRows, 5) // Nur die 5 neuesten Dateien
in
TopRows
Dieses Skript filtert die Dateien nach dem Änderungsdatum und lädt nur die neuesten Excel-Dateien.
Tipps für Profis
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Nutze Parameter: Erstelle Parameter in Power Query, um die Dateipfade oder Filterkriterien dynamisch anzupassen, ohne die Abfrage jedes Mal manuell ändern zu müssen.
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Speichere deine Abfragen: Wenn du häufig dieselben Abfragen verwendest, speichere sie als Vorlage, um die Einrichtung bei künftigen Projekten zu beschleunigen.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie kann ich Power Query verwenden, um nur neue Daten zu laden?
Du kannst die Funktion "Abfragen anfügen" nutzen, um deine Abfrage so zu konfigurieren, dass nur die neuen Daten aus deinem Ordner geladen werden.
2. Warum dauert das Laden der Daten so lange?
Langsame Ladezeiten können an einer instabilen Netzwerkverbindung oder an einer nicht optimalen Abfragekonfiguration liegen. Überprüfe deine Einstellungen und reduziere die Anzahl der geladenen Zeilen.
3. Wie finde ich die aktuellsten Dateien aus einem Ordner?
Verwende die Filter- und Sortierfunktionen in Power Query, um die Dateien nach dem Änderungsdatum zu sortieren und nur die neuesten Dateien anzuzeigen.