Individuelle Einträge in Power Query

Dilek · 2022-07-11T17:14:08+00:00

Hallo zusammen, ich versuche mich das erste mal in Power Query und habe schon die Erste Frage. Ich hole mir über eine Abfrage Daten von meiner "Quelle" in meine Ziel Arbeitsmappe. Habe ich auch hinbekommen. Jetzt möchte ich aber in der Ziel mappe einige Spalten für individuelle Einträge benutzten, bedeutet diese Spalten gibt es in der Quelle nicht. Die individuellen Einträge in der Zielmappe sollen auch für die PO nummer sein. Da ich das erste Mal mit Power Query arbeite wollte ich euch Profis fragen, - Ob dies möglich ist und wenn ja, wie? - Wenn nicht was kann ich alternativ machen? Zum Besseren Verständnis als Beispiel meine Quelle und Zieldatei. https://www.herber.de/bbs/user/154090.xlsx https://www.herber.de/bbs/user/154091.xlsx Wie immer vorab vielen Dank für Eure Hilfe

Hallo Dilek,
zuerst einen "Like" für deine sauber aufgestellte Beispieldateien.
Power Query orientiert sich u.a. sehr stark an das, was in den letzten 60 Jahren gut funktioniert hat: relationale Datenbank.
Was Du brauchst ist ein Join. Ja, es geht und sogar besonders gut mit Power Query. Mit Excel-Formeln wären wir bei einem Sverweis (bäh!)
Du brauchst nur, entweder in der Zieldatei oder eine andere, eine Liste der Auftragsnummer in einer Spalte und der Text dazu in der zweite.
Jede Auftragsnummer darf nur einmal vorkommen ("Schlüssel"), sonst erzeugt der Join eine "Vermehrung" der Datensätze.
Für ein schnellen Start
_ kopierst Du deine Spalte "Auftragsnummer" aus der Zieldatei in ein neues Blatt im Zieldatei,
_ im Menü "Daten", "Duplikate entfernen",
_ wandle diese in eine aktive Tabelle (Strg+t, oder Einfügen, Tabelle), nennen wir diese "Stammdaten",
_ füge rechts dazu (könnte auch links sein, aber usus ist, die Schlüsselspalte als erste zu haben) ein Spalte mit Überschrift "Text" oder "Bezeichnung". Deine aktive Tabelle ergänzt sich automatisch.
_ Füge darin ein paar Dummy-Text.
_ Im Menu "Daten", starte "aus Tabelle", um deine Tabelle in eine Abfrage reinzuholen.
_ In PQ-Editor gehst Du auf die Abfrage, die die Daten ins Ziel bringt und
_ füge als neue Schritt "Abfragen zusammenführen"
_ wähle als zweite Abfrage die Abfrage für Stammdaten,
_ in beiden markiere die Spalten "Auftragsnummer"
_ als Join wählst Du "Alle aus der ersten, übereinstimmende aus der zweite" (das Begriff "left outer join" könntest Du, zwecks Wissen, googeln)
_ im Kopf der neue Spalte, wo überall "Table" steht, auf dem Symbol mit doppelte Pfeil klicken und nur die Spalte "Text" auswählen.
Fertig.
VG
Yal

Hi
Dein Beitrag verschwindet bald im Archiv. Sollte dies geschehen, bitte einen neuen machen und verlinken.
Ich gehe davon aus, dass sich die Quell-Daten ersetzen und nicht ergänzen d.h. es wäre immer der neuste Report der Quelldaten relevant und ein Zusammenführen der Quelldaten ist nicht erforderlich.
Die Einzeldateien (Quellen) würde ich laufend in einen Ordner ablegen und mittels Ordnerabfrage darauf zugreifen:
https://www.youtube.com/watch?v=NY3m_nLGuTg
Wenn du die Dateiliste nach Datum sortierst und die erste Zeile auswählst, beziehst du automatisch immer die neuste Datei.
Die Verbindung der Quelldaten-Tabelle und der Kommentar-Tabelle geschieht dann wie bisher.
Vom Prinzip her betrachtet: Entweder verlässt du dich darauf, dass die Reihenfolge nicht ändert (= Ansatz Eifel) und verbindest 1. Zeile Quelle mit 1. Zeile Kommentar, 2. Zeile mit 2. Zeile etc., unabhängig vom Inhalt. Also einfach zwei separate Tabellen nebeneinander setzen.
Oder der Ansatz von Yal d.h. du identifizierst einen eindeutigen Schlüssel (im Idealfall eine eindeutige ID-Nummer, oder hier eine Kombination von Auftragsnummer und Status). Damit wäre auch bei einer Verschiebung von Zeilen die Zuordnung der Zeilen gewährleistet.
Variante 2 wäre die "sicherere" Variante, aber Eifel hat schon recht, dass unter idealen Voraussetzungen Zeilen nicht einfach verschwinden. In einer Datenbank-Denkweise sollten Datensätze (Zeilen) nicht gelöscht werden, sondern höchstens über eine Spalte als "inaktiv" markiert werden. Die Frage ist, wie kontrolliert die Quelldaten zustande kommen und ob allenfalls in der Aufbereitung der Quelldaten bereits eine Abfragelogik (z.B. Select aktive Zeilen) enthalten ist.
cu
Chris

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