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Individuelle Einträge in Power Query

Individuelle Einträge in Power Query
11.07.2022 17:14:08
Dilek
Hallo zusammen,
ich versuche mich das erste mal in Power Query und habe schon die Erste Frage.
Ich hole mir über eine Abfrage Daten von meiner "Quelle" in meine „Ziel“ Arbeitsmappe. Habe ich auch hinbekommen.
Jetzt möchte ich aber in der Ziel mappe einige Spalten für individuelle Einträge benutzten, bedeutet diese Spalten gibt es in der „Quelle“ nicht.
Die individuellen Einträge in der Zielmappe sollen auch für die PO nummer sein.
Da ich das erste Mal mit Power Query arbeite wollte ich euch Profis fragen,
- Ob dies möglich ist und wenn ja, wie?
- Wenn nicht was kann ich alternativ machen?
Zum Besseren Verständnis als Beispiel meine Quelle und Zieldatei.
https://www.herber.de/bbs/user/154090.xlsx
https://www.herber.de/bbs/user/154091.xlsx
Wie immer vorab vielen Dank für Eure Hilfe

16
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Individuelle Einträge in Power Query
11.07.2022 18:15:18
Eifeljoi5
Hallo
Verstehe ich es richtig?
Du liest per PQ die Quelldatei ein in die Zieldatei richtig?
An die PQ Tabelle in der Zieldatei möchtest du gerne weitere Spalten hinzufügen die aber per Hand befüllt werden richtig?
Falls ja ist dies problemlos möglich, aber unter Voraussetzung:
A) deine PQ muss in ein Register geladen sein.
B)Die Spalten aus der Quelledatei müssen im Zielregister ganz vorne stehen, wichtig!
C) Deine neu hinzugefügten Spalten müssen hinten dran( nach rechts) angefügt werden.
Nur so kannst dann auch deine PQ Tabelle problemlos aktualisieren.
bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
11.07.2022 18:54:08
Yal
Hallo Eifeljoi,
Ich habe neugierigkeitshalber getestet:
Ich habe eine neue Zeile in der Quelle eingefügt, und zwar nicht am Ende, sondern vor der erste.
Nach der Aktualisierung der Zieltabelle war der Kommentar, der vorher in der erste Zeile war, weiterhin in der erste Zeile, bezieht sich damit nicht mehr auf der Zeile, die jetzt als zweite Zeile vorkommt.
Spricht: es würde funktionieren, wenn man sicher ist, dass neue Zeilen nur am Ende kommen und keine Zeile in das vorhandenen gelöscht werden.
VG
Yal
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AW: bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
12.07.2022 14:36:54
Eifeljoi5
Hallo Yal
Ist was falsch von meiner Beschreibung, nur mal kurz nach gefragt?
AW: bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
12.07.2022 14:53:16
Yal
Hallo Eifeljoi,
Weiss ich nicht. Ich habe einfach versucht, den Aufbau zu machen, wie du es beschrieben hast. Dass ich dabei etwas falsch interpretiert habe, ist nicht auszuschließen.
Es ist richtig, dass diese zusätzliche Spalte auch nach Aktualisierung stehen bleibt, aber nimmt keine Rücksicht auf die eventuelle Reihenfolgenänderung in den bestehenden Datensätze.
Daher, ja funktioniert, aber mit Einschränkung.
VG
Yal
AW: bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
13.07.2022 19:13:08
Eifeljoi5
Hallo Yal
Warum begrenzt? Sehe ich nicht so, vielleicht auch einen Denkfehler bei mir.
Wenn die handische Neueintragung einmal im Datensatz drin ist bleibt sie auch drin, da kann man unendlich viel Aktualisieren.
Wenn man unbedingt großen Wert auf die Reihenfolge der Datensätze legt, dies kann man doch mit Sortieren und oder Index machen.
Die zuvor beschriebene Schritte laufen bei mir problemlos.
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AW: bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
13.07.2022 19:45:35
Yal
Hallo Eifeljoi,
nicht zu bestreiten: was Du beschrieben hast, funktioniert im gegebenen Kontext.
Nun ich habe ergänzt: wenn sich innerhalb der bisher vorhandenen Datensätze ändert, sind die Kommentare (bzw. Einträge in der zusätzliche Spalte) nicht mehr an der Datensatz gebunden, wie sie eingetragen wurden.
Ich habe den Test mit einer neue Zeile an erster Stelle in der Quelle gestestet und könnte sehen, dass der Kommentar, der bisher für die erste Zeile galt, immer noch auf die erste Zeile lag, obwohl dise neue Zeile eine komplett neue Zeile ist.
Also es gilt die Voraussetzung: funktioniert nur, wenn an den bisher vorhandenen Umfang sich ändert, spricht Änderungen können nur als neue Zeile an Ende der Quelle erfolgen.
Ich glaube, du müsstest diesen einfachen Test machen, bevor wir weiter philosophieren.
Dein Vorschlag ist ein guter Anfang, aber sehr schnell nicht tauglich.
VG
Yal
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AW: bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
14.07.2022 16:38:41
Dilek
Hallo Eifeljoi,
als Erstes möchte ich mich vielmals für dein Hilfe bedanken. Wie Yal geschrieben hat, funktioniert deine Lösung nur bedingt.
Ich kann eigene Einträge schreiben, aber lösche ich in der Ursprungsdatei eine Zeile oder ändere die Sortierung, dann verrutscht mein Kommentar.
Hier ein Beispiel:
Ursprung:
Userbild
Habe jetzt mal den Kunden A gelöscht
Userbild
Kommentar welches Ursprünglich für PO11030123 war ist jetzt verrutscht zu PO11030124
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AW: bei mir funktioniert diese Lösung begrentzt
17.07.2022 21:20:44
Eifeljoi5
Hallo
1) In einer gepflegten Tabelle löscht man keine Datensätze.
2) Dann funktioniert auch meine Beschreibung.
AW: Individuelle Einträge in Power Query
11.07.2022 18:19:39
Yal
Hallo Dilek,
zuerst einen "Like" für deine sauber aufgestellte Beispieldateien.
Power Query orientiert sich u.a. sehr stark an das, was in den letzten 60 Jahren gut funktioniert hat: relationale Datenbank.
Was Du brauchst ist ein Join. Ja, es geht und sogar besonders gut mit Power Query. Mit Excel-Formeln wären wir bei einem Sverweis (bäh!)
Du brauchst nur, entweder in der Zieldatei oder eine andere, eine Liste der Auftragsnummer in einer Spalte und der Text dazu in der zweite.
Jede Auftragsnummer darf nur einmal vorkommen ("Schlüssel"), sonst erzeugt der Join eine "Vermehrung" der Datensätze.
Für ein schnellen Start
_ kopierst Du deine Spalte "Auftragsnummer" aus der Zieldatei in ein neues Blatt im Zieldatei,
_ im Menü "Daten", "Duplikate entfernen",
_ wandle diese in eine aktive Tabelle (Strg+t, oder Einfügen, Tabelle), nennen wir diese "Stammdaten",
_ füge rechts dazu (könnte auch links sein, aber usus ist, die Schlüsselspalte als erste zu haben) ein Spalte mit Überschrift "Text" oder "Bezeichnung". Deine aktive Tabelle ergänzt sich automatisch.
_ Füge darin ein paar Dummy-Text.
_ Im Menu "Daten", starte "aus Tabelle", um deine Tabelle in eine Abfrage reinzuholen.
_ In PQ-Editor gehst Du auf die Abfrage, die die Daten ins Ziel bringt und
_ füge als neue Schritt "Abfragen zusammenführen"
_ wähle als zweite Abfrage die Abfrage für Stammdaten,
_ in beiden markiere die Spalten "Auftragsnummer"
_ als Join wählst Du "Alle aus der ersten, übereinstimmende aus der zweite" (das Begriff "left outer join" könntest Du, zwecks Wissen, googeln)
_ im Kopf der neue Spalte, wo überall "Table" steht, auf dem Symbol mit doppelte Pfeil klicken und nur die Spalte "Text" auswählen.
Fertig.
VG
Yal
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hmm... doch nicht
11.07.2022 18:45:12
Yal
Ich sehe gerade, dass ich das Thema ein Bischen zu kurz gesehen:
die "Kommentar" sowohl aus der Zieltabelle zu lesen als auch in der Zieltabelle zu schreiben, ist ein bischen komplizierter. Im Prinzip wie vorher vorgestellt, nur dass deine "Stammdaten" eben gleichzeitig dein Zieltabelle ist: eine erste Abfrage liest diese Zieltabelle, eine zweite liest die Quelle und fügt die Kommentar dazu und gibt das Ergebnis in die Zieltabelle heraus.
Aber es gilt weiterhin: es muss sichergestellt, dass die Schlüssel eindeutig ist! Hier scheint eine Kombination von Auftragsnummer und Status ("Plan, "Ist") zu reichen. Wenn das nicht gewährleistet ist, wird es abstürzen (der Trick ist eigentlich nicht unbedingt Anfänger-tauglich).
Ich habe Quelle und Ziel in eine Datei gebacht, aber der Prinzip bleibt gleich.
https://www.herber.de/bbs/user/154093.xlsx
VG
Yal
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AW: Individuelle Einträge in Power Query
14.07.2022 17:40:12
Dilek
Hallo Yal,
als Erstes möchte ich mich für deine Hilfe als auch für die super Erklärung bedanken. Dafür, dass ich zum ersten Mal mit PowerQuery arbeite, habe ich die Schritte verstanden.
Wenn ich dich richtig verstehe, soll meine Kommentarliste nun mein Kopf werden. Ich muss dann somit meine Einträge in die „Text“ Tabelle eintragen.
Mit dieser Liste werden mehrere Personen arbeiten und ich befürchte, dass die Einträge dann in der Zieltabelle gemacht werden und beim nächsten update sind diese somit weg.
Gibt es die Möglichkeit, dass wenn ich in der Zieltabelle bin und einen Text eintrage, der dann in die Text Tabelle zu der entspr. Po Nummer springt? Vielleicht hast du noch eine andere Idee. Nochmal vielen Dank für deine Hilfe und die erbrachte Zeit.
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AW: Individuelle Einträge in Power Query
14.07.2022 20:25:16
Yal
Hallo Dilek,
genau gesehen hast Du 3 Elemente: die Quelle, die Kommentarliste und das Ergebnis. Der Trick mit meiner vorgeschlagenen Lösung ist, dass Kommentarliste und Ergebnis nur eins sind. Es wird aber zweimal verwendet:
_ bei Lesen nimmt man den bisherigen Stand, Kommentar werden gelesen,
_ bei Schreiben wird die Quelle und vorher gelesenen Kommentar kombiniert und ins Ergebnistabelle abgelegt. Das bisherige Ergebnisstand wird dabei überschrieben.
Somit werden alle neue Kommentare in der Ergebnistabelle geschrieben und trotzdem bei jeder Aktualisierung übernommen*, und zwar an der richtige Stelle, weil Auftragsnummer und Status als eindeutige Schlüssel verwendet wird.
*: es sei denn, die Auftragsnummer und Status in der Quelle nicht mehr vorkommen. Dann verschwindet die Kommentar.
VG
Yal
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AW: Individuelle Einträge in Power Query
17.07.2022 20:44:05
Dilek
Hallo zusammen,
bräuchte mal wieder euren Rat / Hilfe.
Ich möchte gerne diese Power Query Abfrage erweitern.
Ich bekomme wöchentlich ein update von dieser Liste. Die Liste ist vom Aufbau identisch wie die Ursprungsliste nur die Werte können sich ändern und es können neue Zeilen (Projektnummern) hinzukommen.
Wie soll ich es angehen?
Die Ursprungsdatei mit STRG C / STRG V überschreiben? oder
Die wöchentlichen Listen in einem Ordner abspeichern und die dann über die Power Query Ordner Abfrage zusammenführen?
Ich möchte aber trotzdem meine individuellen Kommentare einfügen können.
Was mache ich damit bzw. muss ich überhaupt was damit machen?
Wie immer freue ich mich auf euren Rat / Hilfe. Vielen Dank vorab
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AW: Individuelle Einträge in Power Query
18.07.2022 08:27:32
ChrisL
Hi
Dein Beitrag verschwindet bald im Archiv. Sollte dies geschehen, bitte einen neuen machen und verlinken.
Ich gehe davon aus, dass sich die Quell-Daten ersetzen und nicht ergänzen d.h. es wäre immer der neuste Report der Quelldaten relevant und ein Zusammenführen der Quelldaten ist nicht erforderlich.
Die Einzeldateien (Quellen) würde ich laufend in einen Ordner ablegen und mittels Ordnerabfrage darauf zugreifen:
https://www.youtube.com/watch?v=NY3m_nLGuTg
Wenn du die Dateiliste nach Datum sortierst und die erste Zeile auswählst, beziehst du automatisch immer die neuste Datei.
Die Verbindung der Quelldaten-Tabelle und der Kommentar-Tabelle geschieht dann wie bisher.
Vom Prinzip her betrachtet: Entweder verlässt du dich darauf, dass die Reihenfolge nicht ändert (= Ansatz Eifel) und verbindest 1. Zeile Quelle mit 1. Zeile Kommentar, 2. Zeile mit 2. Zeile etc., unabhängig vom Inhalt. Also einfach zwei separate Tabellen nebeneinander setzen.
Oder der Ansatz von Yal d.h. du identifizierst einen eindeutigen Schlüssel (im Idealfall eine eindeutige ID-Nummer, oder hier eine Kombination von Auftragsnummer und Status). Damit wäre auch bei einer Verschiebung von Zeilen die Zuordnung der Zeilen gewährleistet.
Variante 2 wäre die "sicherere" Variante, aber Eifel hat schon recht, dass unter idealen Voraussetzungen Zeilen nicht einfach verschwinden. In einer Datenbank-Denkweise sollten Datensätze (Zeilen) nicht gelöscht werden, sondern höchstens über eine Spalte als "inaktiv" markiert werden. Die Frage ist, wie kontrolliert die Quelldaten zustande kommen und ob allenfalls in der Aufbereitung der Quelldaten bereits eine Abfragelogik (z.B. Select aktive Zeilen) enthalten ist.
cu
Chris
AW: Individuelle Einträge in Power Query
12.07.2022 08:54:59
ChrisL
Hi
Kleine Ergänzung. Die manuelle Erstellung einer relationale Datenbank ist relativ umständlich (Schlüssel raussuchen, erfassen, aktualisieren) und fehleranfällig (z.B. Tippfehler bei der Schlüsseleingabe). Meist unterstützt man solche Strukturen mit Eingabemasken.
Solche Eingabemasken kann man zwar in Excel auch erstellen, aber im Access ist es deutlich einfacher. Nach Einarbeitung solltest du relativ rasch ein Userform hinbekommen, welches die Kommentar-Tabelle füllt und mit der Quelle verbindet. Die Schlüssel-Verbindung wird dabei automatisch generiert.
cu
Chris
AW: Individuelle Einträge in Power Query
14.07.2022 17:41:36
Dilek
Hallo Chris,
Access und Eingabemaske ist leider vom Level her viel zu hoch für mich.

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