Excel Text mit Pivot auswerten

Forumthread: Excel Text mit Pivot auswerten

01.05.2018 21:57:03

Alexander

Hallo liebes Forum,
leider muss ich einen zweiten Thread eröffnen, da ich schnell gelernt habe, worauf es ankommt und der alte Beitrag etwas unübersichtlich wurde.
Hier möchte ich nochmals kurz zusammenfassen worum es geht und direkt eine Datei zum Test ohne Fehler zur Verfügung stellen. Im letzten Upload hatte sich eine Fehlermeldung eingeschlichen.
In der anhängenden Datei sind zeilenweise Datensätze von Audits gelistet. Pro Woche werden unten ca. 3-4 weitere Audits einfach der Reihe nach eingetippt. Die Datei ist hier auf beispielgebende Spalten gekürzt und hat eigentlich 30-40 Spalten.
Meine Frage ist nun, wie ich diese Datensätze mit einer Pivot auswerten könnte um z.B. sagen zu können in welchem Problemfeld wie oft "kein Risiko", "potentielles Risiko" oder "Risiko" auftrat. Darauf basierend wollte ich ein Säulendiagramm erstellen.
An Pivot denke ich, weil ich das ganze gerne auch filtern wollen würde z.b. nach Abteilung.
Die Excel ist hierverfügbar: https://www.herber.de/bbs/user/121387.xlsx
Vielen Dankb bereits jetzt für eure Mühe und Untersützung!
Viele Grüße
Alexander

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Betreff

Datum

Anwender

AW: Excel Text mit Pivot auswerten

02.05.2018 12:47:06

fcs

AW: Excel Text mit Pivot auswerten

02.05.2018 12:47:06

fcs

Hallo Alexander,
für eine "vernünftige" Auswertung per Pivot-Bericht muss mann die Daten umstellen, so dass es pro Problemstellung jeweils eine Zeile gibt und sich die Daten wie Land, Abteilung, Bereich und Datum in jeder Zeile wiederholen.
Ein entsprechendes Makro hab ich in deiner Beispieldatei eingebaut, dieses muss dann nur bzgl. der Spalten im Eingabe-Tabellenblatt angepasst werden.
Gruß
Franz
https://www.herber.de/bbs/user/121397.xlsm

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Daten vorbereiten: Stelle sicher, dass Deine Daten in einem tabellarischen Format vorliegen. Jede Zeile sollte eine vollständige Datensatzinformation enthalten, wie z.B. Abteilung, Datum und Risiko-Status. Wenn Du viele Spalten hast, achte darauf, dass die relevanten Felder gut strukturiert sind.
Pivot-Tabelle erstellen:
- Wähle Deine gesamte Datenreihe aus.
- Gehe zu Einfügen > PivotTable.
- Wähle den Speicherort für die Pivot-Tabelle (neues oder bestehendes Arbeitsblatt).
Daten in die Pivot-Tabelle ziehen:
- Ziehe die relevanten Felder (z.B. Risiko-Status) in den Bereich Zeilen.
- Füge Felder wie Abteilung in den Bereich Filter, um nach bestimmten Abteilungen zu filtern.
Text in Pivot anzeigen:
- Um Texte im Wertebereich anzuzeigen, ziehe das gewünschte Textfeld in den Bereich Werte.
- Klicke auf den Dropdown-Pfeil und wähle Wertfeldeinstellungen, um die Zusammenfassungsfunktion zu ändern. Wähle Anzeigen als und dann Werte als Text anzeigen.
Pivot-Tabelle anpassen:
- Du kannst das Layout der Pivot-Tabelle anpassen, indem Du das Design unter PivotTable-Analyse änderst.
- Um ein Diagramm zu erstellen, wähle die Pivot-Tabelle aus und gehe zu Einfügen > Säulendiagramm.

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler: Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht: Stelle sicher, dass Du die Datenquelle der Pivot-Tabelle aktualisierst, indem Du mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle klickst und Aktualisieren wählst.
Fehler: Text wird nicht angezeigt: Überprüfe, ob das Textfeld im Wertebereich richtig eingestellt ist. Du musst die Zusammenfassungsfunktion anpassen, um den Text anzuzeigen.
Fehler: Falsche Datenstruktur: Achte darauf, dass Du die Daten in der richtigen Struktur hast. Pro Problemstellung sollte idealerweise eine Zeile vorhanden sein.

Alternative Methoden

Power Query: Nutze Power Query, um Deine Daten vor der Erstellung der Pivot-Tabelle zu transformieren. Dies ermöglicht eine bessere Handhabung von Textdaten und unterstützt die Datenbereinigung.
Makro verwenden: Wenn Du regelmäßig Daten auswerten möchtest, könntest Du ein Makro erstellen, das die Daten automatisch in die gewünschte Struktur bringt. Dies spart Zeit und Fehlerquellen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Du hast eine Liste von Audits mit den Werten kein Risiko, potentielles Risiko, und Risiko. Erstelle eine Pivot-Tabelle, um die Häufigkeit jedes Wertes anzuzeigen und filtere nach Abteilung.
Beispiel 2: Wenn Du Lottozahlen analysieren möchtest, kannst Du diese ebenfalls in einer Pivot-Tabelle auswerten, um zu sehen, wie oft bestimmte Zahlen gezogen wurden.

Tipps für Profis

Verwende die Funktion TEXTVERKETTEN: Mit dieser Funktion kannst Du mehrere Textwerte in einer Zelle zusammenfassen, was bei der Analyse von Textdaten in Pivot-Tabellen hilfreich sein kann.
Dynamische Pivot-Tabellen: Überlege, ob Du eine dynamische Pivot-Tabelle erstellen möchtest, die automatisch aktualisiert wird, wenn sich Deine Daten ändern. Dies kannst Du erreichen, indem Du die Datenquelle als Tabelle definierst.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich Text in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen?
Du kannst Text in der Pivot-Tabelle zusammenfassen, indem Du das Textfeld im Wertebereich hinzufügst und die Zusammenfassungsfunktion auf Anzeigen als > Werte als Text anzeigen änderst.

2. Welche Excel-Version wird benötigt?
Die beschriebenen Funktionen sind in Excel 2016 und neueren Versionen verfügbar. Stelle sicher, dass Du eine kompatible Version verwendest, um alle Features nutzen zu können.

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