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Serienbrief - Formate werden nicht übernommen

Forumthread: Serienbrief - Formate werden nicht übernommen

Serienbrief - Formate werden nicht übernommen
12.01.2006 18:11:07
Sascha
Hallo,
ich bin mir nicht wirklich sicher, ob es sich hier um ein Problem handelt, dass sich in Excel lösen lässt oder ob es ein Word-Problem ist, aber ich versuchs mal.
Ich habe XLS und Word 2002 und will in einen Serienbrief Zahlenwerte aus einer XLS - Datei übernehmen. Leider übernimmt er die Zahlen nicht gemäß der XLS-Formatierung, sondern macht scheinbar willkürlich anstatt 2 Stellen hinter Komma 13 Stellen, was zB. bei Euro-Beträge äußerst merkwürdig aussieht.
In XLS habe ich bereits versucht umzuformatieren (Als Textfeld, Währungsfeld oder Zahlenfel mit 2 Kommastellen) hat alles nichts genutzt.
Hat jemand eine Idee, wie ich meine Zahlen richtig dargestellt bekomme.
Bsp.: in XLS-Datei steht: 85,35
in den Serienbrief wird übernommen: 85,350000000000009
Danke und Gruß
Sascha
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7
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Serienbrief - Formate werden nicht übernommen
12.01.2006 18:38:08
volker
hallo sascha,
so wie du es beschreibst speicherst du die excel datei als xls und öffnest dann in word die datenquelle.
damit habe auch schon diesen effekt gehabt .
deshalb speichere ich die excel datei als textdatei (speichern unter und dann txt auswählen)
du kannst dann in word die textdatei auch unter dem punkt datenquelle öffnen angeben.
und bei mir sieht es richtig aus.
hoffe es hilft dir weiter,
gruß volker.
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AW: Serienbrief - Formate werden nicht übernommen
13.01.2006 09:22:14
Sascha
Hallo Volker,
vielen Dank für Deine Antwort.
Optimal ist die Info von Peter Feustel mit dem Link: http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/MMData.htm
Da findest Du alle Details und Lösungen zu dem Problem.
Vielleicht auch für Dich von Nutzen ?!
Gruß
Sascha
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AW: Serienbrief - Formate werden nicht übernommen
12.01.2006 21:22:20
Peter
Hallo Sascha,
du wirst in Word die zu beschickenden Felder als Einfügemarken in der Form «Punkte» markiert haben.
Klick mit Alt + F9 auf dein Feld, dann tut sich die Möglichkeit der Formatierung auf und du kannst einfügen { MERGEFIELD Punkte \# "0,00"} dann wieder mit Alt + F9 zurück und speichern.
Nun sollten deine Beträge richtig kommen. Ggf. muss dein Format noch etwas anders aussehen, z. B. #.##0,00, wichtig ist die Leerstelle hinter dem Gatterzeichen.
Viel Erfolg.
Viele Grüße Peter
Eine kurze Nachricht, ob es läuft, wäre nett - danke.
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AW: Serienbrief - Formate werden nicht übernommen
12.01.2006 21:30:23
Peter
Hallo Sascha,
ein Zusatz: unter http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/MMData.htm
findest du alles zum Thema 'Wie kann ich das Format von Seriendruckfeldern beeinflussen'
Viele Grüße Peter
Eine kurze Nachricht, ob es läuft, wäre nett - danke.
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AW: Serienbrief - Formate werden nicht übernommen
13.01.2006 09:24:02
Sascha
Hallo Peter,
Deine beiden Antworten waren ein Volltreffer.
Vielen Dank, mein Problem ist gelöst !!
Gruß
Sascha
AW: Serienbrief - VIELEN DANK ! -
13.01.2006 09:17:52
Sascha
Hallo zusammen,
der Hinweis von Peter Feustel war ein Volltreffer, mein Problem ist gelöst.
Danke auch an Volker und Hajo_Zi !!
Vielen Dank !!!
Gruß
Sascha
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Infobox / Tutorial

Serienbrief: Formatierung aus Excel übernehmen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Daten in Excel vorbereiten: Stelle sicher, dass die Daten in Excel korrekt formatiert sind. Für Währungsbeträge nutze das Währungsformat oder das Zahlenformat mit zwei Dezimalstellen.

  2. Seriendruck in Word starten: Öffne Word und wähle im Menü „Sendungen“ die Option „Seriendruck starten“ und dann „Briefe“.

  3. Datenquelle auswählen: Klicke auf „Empfänger auswählen“ und wähle „Vorhandene Liste verwenden“, um die Excel-Datei zu laden.

  4. Felder einfügen: Platziere den Cursor an der Stelle, wo die Daten erscheinen sollen, und wähle „Seriendruckfeld einfügen“. Füge das entsprechende Feld hinzu.

  5. Formatierung hinzufügen: Um sicherzustellen, dass das Zahlenformat korrekt übernommen wird, klicke mit Alt + F9 auf das Serienbrieffeld. Füge folgendes Format hinzu:

    { MERGEFIELD DeinFeldname \# "#,00" }

    Ersetze „DeinFeldname“ mit dem tatsächlichen Namen des Feldes.

  6. Seriendruck ausführen: Klicke auf „Fertigstellen und zusammenführen“, um die Briefe zu drucken oder zu bearbeiten.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Excel-Formatierung wird nicht übernommen: Stelle sicher, dass die Excel-Datei im richtigen Format gespeichert ist. Oft hilft es, die Datei als Textdatei zu speichern und dann in Word zu verwenden.

  • Serienbrief übernimmt Zahlenformat nicht: Überprüfe, ob du das Format im Mergefield korrekt eingegeben hast. Achte auf Leerzeichen und die richtige Verwendung von Kommas und Punkten.

  • Serienbrief zeigt 0 statt Text an: Dies kann passieren, wenn das Feld in Excel leer ist. Stelle sicher, dass alle relevanten Felder in Excel gefüllt sind.

Alternative Methoden

  • Speichern als Textdatei: Eine effektive Methode ist, die Excel-Datei als Textdatei (.txt) zu speichern und diese als Datenquelle in Word zu verwenden. Dies kann oft Formatierungsprobleme lösen.

  • Verwendung von Power Query: In neueren Excel-Versionen kannst du Power Query verwenden, um Daten aus Excel zu importieren und sie vor dem Seriendruck zu formatieren.

Praktische Beispiele

  • Währungsformat im Serienbrief: Um Beträge im Euro-Format darzustellen, verwende:

    { MERGEFIELD Betrag \# "€ #,00" }

  • Zahlenformatierung für Berichte: Wenn du einen Bericht mit mehreren Zahlenformaten erstellen möchtest, nutze unterschiedliche Mergefields für verschiedene Daten und formatiere sie entsprechend.

Tipps für Profis

  • Mergefield formatieren: Nutze die Möglichkeit, Mergefields direkt in Word zu formatieren, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt dargestellt werden.

  • Testdruck durchführen: Führe immer einen Testdruck aus, bevor du die endgültigen Briefe druckst. So kannst du sicherstellen, dass die Formatierung wie gewünscht aussieht.

  • Word-Formatierung übernehmen: Wenn die Word-Formatierung nicht übernommen wird, überprüfe die Optionen unter „Erweiterte Einstellungen“ in den Seriendruckoptionen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Warum wird das Zahlenformat nicht korrekt angezeigt?
Es kann sein, dass Word die Formatierung von Excel nicht übernimmt. Stelle sicher, dass du die richtigen Formatierungsbefehle im Mergefield verwendest.

2. Wie kann ich sicherstellen, dass alle Daten übernommen werden?
Überprüfe, ob alle Zellen in deiner Excel-Datei korrekt gefüllt sind. Leere Zellen können dazu führen, dass Daten im Serienbrief fehlen oder falsch angezeigt werden.

3. Was tun, wenn die Formatierung nach dem Drucken nicht stimmt?
Überprüfe die Druckereinstellungen und stelle sicher, dass keine zusätzlichen Formateinstellungen in Word oder Excel aktiv sind, die die Ausgabe beeinflussen könnten.

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