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Excel-Forum (Archiv)
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Abgleich von Zahlungseingängen

Forumthread: Abgleich von Zahlungseingängen

Abgleich von Zahlungseingängen
18.07.2020 16:56:29
Zahlungseingängen
Hallo Excelperten ;-)
habe eine Arbeitsmappe mit derzeit 6 Tabelle: 5 Tabellen mit Daten aus der Faktura (je Jahr 1 Tabelle, mit ~2000 Zeilen) und 1 Tabelle mit Bankdaten (derzeit 8000 Zeilen (nur Zahleingänge))
nun möchte ich in den Tabellen mit den Rechnungen am Ende 2 Spalten hinzufügen...
in einer Spalte soll das Zahlungdatum stehen, in der 2ten Spalte der Zahlbetrag...
es gibt dabei 2 (3) Probleme:
das eine Problem ist das die Rechnungsnummer in der Spalte D mit den Bankdaten 'gesucht' werden muss...
► Beispiel für Inhalt Spalte D:
Referenz NOTPROVIDED20061930 BTS: MI20/00452
oder
Referenz 8001046/207/RSRPTJTBPZHJWC/20072047/10599/0.00abweichender Auftraggeber
im BankText ist die Belegnummer sozusagen 'versteckt' (siehe fett)
In der Tabelle mit den Rechnungen ist die Belegnummer in Spalte L
... dieses Problem konnte ich mit Hilfe der Forumeinträge lösen, denn ich habe eine Formel die im Grunde DAS genau macht :-), sie sucht in Spalte D nach der Belegnummer und gibt den Zahlbetrag aus Spalte G aus :-)
meine FORMEL:
'=WENN(R4=0;"";WENN(N4="[X]";"";INDEX('HMS-PB-ab17'!G:G;VERGLEICH("*"&L4&"*";'HMS-PB-ab17'!D:D;0))))
das zweite Problem sind Rechnungen die gesplittet bezahlt werden (z.B. Jahresrechnungen = monatliche 'Raten'-Zahlung , oder 2 verschiedene Zahler (z.B. bei Versicherungsschäden = Zahlung 1x Versicherung, 1x Versicherungsnehmer)
leider 'versagt' hier meine Formel...wenn sie den ersten Zahlungseingang gefunden hat, hört sie 'auf', der zweite und/oder jeder weitere Zahleingang wird 'ignoriert'
das dritte Problem ist die Ausgabe des Zahldatums...
meine Formel
=WENN(R4=0;"";WENN(N4="[X]";"";INDEX('HMS-PB-ab17'!A:A;VERGLEICH("*"&L4&"*";'HMS-PB-ab17'!D:D;0))))
gibt nur das 'erste' Zahldatum aus, hier sollte jedoch das 'letzte' Zahldatum stehen :-(
kann mir jemand auf die Sprünge helfen ?
Gruß und Dank im voraus, Marina
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5
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Abgleich von Zahlungseingängen
18.07.2020 18:47:34
Zahlungseingängen
Hallo MaMe,
hier solltest du eine Beispieldatei erstellen und hier hochladen
wichtig ist, dass alle Spalten, die in den "Problem"-Formeln verarbeitet werden nicht verändert werden.
In alle anderen Spalten kannst du Dummy werte eintragen.
Dabei müssen die Beispieldaten alle Sonderfälle abdecken, die due angesprochen hast.
Es reicht, wenn deine Beispieldatei für 1 Jahr 20 bis 50 Datenzeilen enthält.
LG
Franz
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AW: Abgleich von Zahlungseingängen
23.07.2020 18:23:17
Zahlungseingängen
Hallo Franz,
danke für die schnelle Antwort und sporry für meine Späte... habe ne stark gekürzte Datei hochgeladen,
in der 'Muster'-Tabelle sind ein paar Zusatzinfos dabei... wie gesagt, es gibt ab 2017 für jedes Jahr eine Tabelle, bankdaten sind alles in einer Tab drin
Danke im Voraus und Gruß von hier nach dort, Marina
https://www.herber.de/bbs/user/139258.xlsx
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AW: Abgleich von Zahlungseingängen
24.07.2020 16:00:27
Zahlungseingängen
Hallo Marina,
in der Beispieldatei https://www.herber.de/bbs/user/139277.xlsx habe ich Dir in der Zelle X12 die Formel mal angepasst. Bezüglich des Zahldatums gehe ich davon aus, dass dieses Problem bereits dadurch gelöst wurde, dass die Quelle (Tabelle HMS-PB-sortiert) nach dem Zahldatum entsprechend sortiert wurde, damit das Datum des letzten zu verzeichnenden Zahlungseingang wiedergegeben wird.
Viele Grüße
Bernd
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AW: Abgleich von Zahlungseingängen
24.07.2020 18:10:58
Zahlungseingängen
Hallo Marina,
ich habe jetzt mal versucht mich durch den Zahlenwust zu kämpfen.
Nach meiner Einschätzung geht es ohne Hilfsspalten nicht.
Im ersten Satz Hilfsspalten werden die Zeile berechnet in denen die Belegnummer vorkommt.
Je nachdem was für Formeln man jetzt benutzen möchte, werden dann
in weiteren Spalten die Datumswerte und die Zahlbeträge in den Zeilen ermittelt. Mit Funktion MAX kann dann das neueste/letzte Buchungsdatum berechnen, mit Funktion SUMME den Gesamtbetrag der Zahlungen.
Verwendet man Matrix-Formeln, dann kann man letztes Datum und Summe Betrag ohne den 2. Satz an Hilfsspalten berechnen. Ich war mir jetzt nicht sicher, ob du auch die Namen der Zahler benötigst. Ich hab es zumindest mit eingebaut.
Datei mit Hilfsspalten nur für Zeilen und Name des Zahlers, Datum und Summe werden mit Matric-Formeln berechnet.
https://www.herber.de/bbs/user/139283.xlsx
Datei mit Hilfsspalten für Zeilen mit Belegnummer, Datum Zahlung, Betrag Zahlung, Name Zahler
https://www.herber.de/bbs/user/139284.xlsx
Eine Lösung ohne Hilfsspalten ist vermutlich nur VBA und benutzerdefinierten Funktionen möglich.
Hier könnte aber die Rechenzeit bei ca. 2000 Zeilen und 2 oder 3 Ergebnisspalten + Tabellen für 4 Jahre extrem werden.
Ich schau mir das aber mal an.
LG
Franz
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AW: Abgleich von Zahlungseingängen VBA-Funktionen
24.07.2020 21:58:35
Zahlungseingängen
Hallo Marina,
hier auch noch die Version mit benutzerdefinierten Funktionen.
Sieht natürlich schön übersichtlich aus, aber braucht in der Berechnung etwas länger.
https://www.herber.de/bbs/user/139292.xlsm
LG
Franz
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Infobox / Tutorial

Abgleich von Zahlungseingängen in Excel


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um den Abgleich von Zahlungseingängen in Excel durchzuführen, folge diesen Schritten:

  1. Daten vorbereiten: Stelle sicher, dass Du alle relevanten Tabellen in Deiner Arbeitsmappe hast. Du benötigst mindestens eine Tabelle für Rechnungen und eine für die Bankdaten.

  2. Formel zum Abgleich erstellen:

    • In der Rechnungen-Tabelle kannst Du in einer neuen Spalte die folgende Formel nutzen, um die Zahlbeträge aus den Bankdaten zu extrahieren:
      =WENN(R4=0;"";WENN(N4="[X]";"";INDEX('Bankdaten'!G:G;VERGLEICH("*"&L4&"*";'Bankdaten'!D:D;0))))
    • Diese Formel sucht die Rechnungsnummer in der Spalte D der Bankdaten und gibt den zugehörigen Betrag aus Spalte G zurück.
  3. Zahlungsdatum ermitteln: Um das zuletzt erfasste Zahldatum zu erhalten, kannst Du folgende Formel verwenden:

    =WENN(R4=0;"";WENN(N4="[X]";"";INDEX('Bankdaten'!A:A;VERGLEICH("*"&L4&"*";'Bankdaten'!D:D;0))))
    • Diese gibt das Datum des ersten gefundenen Zahlungseingangs zurück.
  4. Zahlungen abgleichen: Achte darauf, dass Du die Spalten für die Rechnungen und die Bankdaten entsprechend sortierst, um zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.

  5. Hilfsspalten nutzen: Wenn Du Rechnungen hast, die gesplittet bezahlt werden, solltest Du Hilfsspalten einfügen, um die verschiedenen Zahlungen besser zu verarbeiten.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Die Formel gibt nur den ersten Zahlungseingang zurück.
    Lösung: Stelle sicher, dass Du die Hilfsspalten verwendest, um alle relevanten Zahlungseingänge zu erfassen.

  • Fehler: Falsche Rechnungsnummer wird gefunden.
    Lösung: Überprüfe die Suchkriterien in der Formel. Manchmal kann ein Wildcard in der Suche helfen, um die richtige Übereinstimmung zu finden.

  • Fehler: Einträge werden nicht richtig zugeordnet.
    Lösung: Achte darauf, dass die Daten in den Spalten korrekt formatiert sind und keine zusätzlichen Leerzeichen enthalten.


Alternative Methoden

  • VBA verwenden: Wenn Du mit großen Datensätzen arbeitest und die Berechnungen beschleunigen möchtest, kannst Du VBA (Visual Basic for Applications) nutzen. Erstelle eine benutzerdefinierte Funktion, die die Daten nach Deinen Vorgaben verarbeitet.

  • Matrixformeln: Diese können ebenfalls hilfreich sein, um mehrere Rechnungen in einer Zelle zu verarbeiten und die entsprechenden Beträge und Daten zu ermitteln.


Praktische Beispiele

  • Beispiel für eine Rechnung: Angenommen, Du hast folgende Daten:

    • Rechnung: Referenz NOTPROVIDED20061930
    • Zahlung: Betrag 100 Euro am 01.01.2022

    Du wendest die oben genannten Formeln an, um den Betrag und das Datum zu extrahieren.

  • Beispiel für gesplittete Zahlungen: Bei einer Jahresrechnung von 1200 Euro, die in monatlichen Raten von 100 Euro gezahlt wird, kannst Du die Hilfsspalten verwenden, um die einzelnen Zahlungen zu verfolgen.


Tipps für Profis

  • Nutze die SVERWEIS-Funktion, um Daten effizienter zu verknüpfen.
  • Experimentiere mit Pivot-Tabellen, um eine bessere Übersicht über die Zahlungseingänge und Rechnungen zu erhalten.
  • Achte darauf, dass Du die Daten regelmäßig aktualisierst, um immer die neuesten Informationen zu haben.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich mehrere Rechnungen in einer Zelle abgleichen?
Verwende die TEXTVERKETTEN-Funktion, um mehrere Rechnungen in einer Zelle anzuzeigen.

2. Funktioniert das auch in Excel 2016?
Ja, die beschriebenen Formeln und Methoden sind kompatibel mit Excel 2016 und späteren Versionen.

3. Was tun, wenn meine Daten nicht korrekt erkannt werden?
Überprüfe die Formatierung der Zellen und stelle sicher, dass keine Leerzeichen oder unerwarteten Zeichen vorhanden sind.

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