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Excel Termine in Outlook und Email versenden.


Betrifft: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Alba
Geschrieben am: 16.01.2019 09:31:34

Hallo zusammen,
Ich habe folgendes Problem, ich hätte gerne eine Excel Datei mit verschiedenen Gültigkeiten, diese sollen dann auch im Team-Kalender im Outlook erscheinen. Am besten wäre als Termin Text "Prüfer_Spalten Überschrift_abgelaufen". Das Ganze ist als Erinnerung für Schulungen gedacht und das Datum wird manuell nach Erneuerung der Schulung wieder neu eingetragen was dann auch in Outlook geändert werden sollte, eventuell mit einem Button. Hab es mir so Vorgestellt das dann in Spalte I z.B. ein x drin ist wenn die Spalte geändert wurde und ein grüner haken, wenn es dann in Outlook übertragen wurde.

In Spalte B,C und H soll 2 Wochen vor Ablauf eine Erinnerungsmail an den Prüfer (Prüfer1@beispiel.de)gehen, wenn der Termin Überschritten wurde soll die Füllung in der Zelle Rot werden und der Text "abgelaufen" drinstehen und eine weitere E-Mail an vorgesetzten und Prüfer rausgehen (Prüfer1@beispiel.de / Vorgesetzter@beispiel.de). In Spalte D bis G soll 6 Monate vor dem eingetragenen Termin eine Erinnerungsmail an vorgesetzten und Prüfer rausgehen (Prüfer1@beispiel.de / Vorgesetzter@beispiel.de).
Ich hoffe das ich mein Vorhaben einigermaßen erklären konnte und dass es machbar ist. Bin im Voraus für jede Hilfe extrem Dankbar. Ich habe auch mal eine Beispieldatei mit dem Layout wie ich es mir vorstelle angefügt, hoffe das es so verständlicher wird.

PS.: Ich benutze Excel 2016.

Gruß
Alba

https://www.herber.de/bbs/user/126799.xlsx

  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Alba
Geschrieben am: 17.01.2019 10:15:04

Hallo zusammen,

dass die Zellen Rot werden, nach überschreiten des Termins habe ich durch eine "Bedingte Formatierung" gelöst (=UND($H4"")). Die ich auf die Spalten B bis H anwende. In den Spalten B,C und H habe ich die "Bedingte Formatierung" (=(B4>HEUTE())*(B4<=HEUTE()+14)) die die Zellen 2 Wochen vor dem Termin dann Orange Färbt und in den Spalten D-G die (=(D4>HEUTE())*(D4<=HEUTE()+(365/2))) die die Zellen 6Monate vor dem Termin Orange Färbt.

Ich habe auch schon ein Code gefunden und umgestellt der eine E-Mail auslöst

Der Code für das Klassenmodul der Tabelle:

Private Sub Worksheet_Calculate()
If Range("B4") < (Date) Then Send_Excel_Message
End Sub

Private Sub Worksheet_Tabelle1(ByVal Target As Range)
If Range("B4") < (Date) Then Send_Excel_Message
End Sub
Und der für das Modul:
Sub Send_Excel_Message()
Dim MyMessage As Object, MyOutApp As Object
'InitializeOutlook = True
Set MyOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
'Nachrichtenobject erstellen
Set MyMessage = MyOutApp.CreateItem(0)
With MyMessage
     .To = "beispiel@beispiel.de"
     .Subject = "Abgelaufene Schulung" & " " & Date & " " & Time
     'Hier wird eine normale Text Mail erstellt
     '.body = "Das ist ein Test" & vbCrLf & "Bitte ignorieren"
     'Hier wird die HTML Mail erstellt
     .HTMLBody = "Das ist ein Test." & vbCrLf & "Bitte ignorieren."
     'Hier wird die Mail nochmals angezeigt
     .Display
     'Nicht ganz offiziell :-)
     .Send
End With
Set MyOutApp = Nothing
Set MyMessage = Nothing
End Sub
Aber ich stoße beim Umstellen jetzt an meine Grenzen und zwar:

1.) Sollte jede Zeile eine eigene E-Mail-Adresse zugeordnet werden können. So das wenn z.B. der Wert aus B4 sich verfärbt die Person aus A4 die E-Mail bekommt.

2.) möchte ich das die E-Mail ausgelöst wird wenn die Zellen Orange werden Und einen zusätzlichen Code, wenn die Zellen Rot werden das dann eine E-Mail an 2 Empfänger gesendet wird (1 an Name aus Spalte A und eine an eine feste E-Mail).

3.) Das Problem mit den Übertragen der Termine in den Team Ordner von Outlook bleibt leider immer noch zu Lössen.

Danke im Voraus jedem der mir Hilft oder es versucht :-)


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Bernd
Geschrieben am: 17.01.2019 11:30:40

Servus Alba,

für 1. und 2. kann dir folgender Thread vielleicht helfen...
https://www.herber.de/cgi-bin/callthread.pl?index=1655593#1655593

für 3. kann ich leider nicht unterstützen.

Grüße, Bernd


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Alba
Geschrieben am: 17.01.2019 13:27:04

Servus Bernd,

danke für den Tipp.
Leider bin ich nicht so Fit im Code umstellen und auch leider allgemein in VBA noch Anfänger.
Da es ja dein Code ist könntest du mir vielleicht helfen?
Weil in dem Code geht der Email Versand ja nach Datum, bei mir wäre es besser nach Farbe.
Da in Spalte B,C und H 2 Wochen vorher Erinnert werden soll und in Spalte D-G 6 Monate vorher durch die bedingte Formatierung habe ich es jetzt so gemacht das sie sich Orange verfärben sobald diese Grenze erreicht wird und Rot sobald das Datum erreicht ist.
Bei Orange so wie gesagt die E-Mail an A4 oder A5 usw. gehen.
Bei Rot soll die E-Mail an eine feste E-Mail-Adresse und an die E-Mail-Adresse aus Spalte A gehen.

Für den Wert aus B4 habe ich das soweit hingekriegt aber müsste ja so für alle Zellen einen eigenen Code schreiben da wäre eine Schleife schon gut.

Private Sub Worksheet_Calculate()
If Range("B4") < (Date) Then Send_Excel_Message
End Sub

Private Sub Worksheet_Tabelle1(ByVal Target As Range)
If Range("B4") < (Date) Then Send_Excel_Message
End Sub

' Code zum E-Mail senden wenn Gelb (2 Wochen)
Sub Send_Excel_Message()
Dim MyMessage As Object, MyOutApp As Object
'InitializeOutlook = True
Set MyOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
'Nachrichtenobject erstellen
Set MyMessage = MyOutApp.CreateItem(0)
With MyMessage
     .To = Sheets("Tabelle1").Range("A4").Value
     .Subject = Sheets("Tabelle1").Range("B3").Value
     .Attachments.Add "C:\Users\albersb\Desktop\Versuch.xlsm"
     'Hier wird eine normale Text Mail erstellt
     '.body = "Das ist ein Test" & vbCrLf & "Bitte ignorieren"
     'Hier wird die HTML Mail erstellt
     .HTMLBody = "Deine Schulung" & " " & Sheets("Tabelle1").Range("B3").Value & " " & "ist in  _
2 Wochen abgelauft." & "
" & _ "Bitte einen Termin mit QHSE abstimmen." 'Hier wird die Mail nochmals angezeigt .Display 'Nicht ganz offiziell :-) .Send End With Set MyOutApp = Nothing Set MyMessage = Nothing End Sub
Danke im Voraus


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Bernd
Geschrieben am: 18.01.2019 10:05:39

Servus Alba,

teste mal

Option Explicit
Dim intLZ As Integer
Dim i As Integer

Private Sub Worksheet_Calculate()
With ActiveSheet
    intLZ = .Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
    For i = 4 To intLZ
        If .Cells(i, 2).Value < (Date) Then Send_Excel_Message
    Next i
End With
End Sub

Private Sub Worksheet_Tabelle1(ByVal Target As Range)
With ActiveSheet
    intLZ = .Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
    For i = 4 To intLZ
        If .Cells(i, 2).Value < (Date) Then Send_Excel_Message
    Next i
End With
End Sub
Grüße, Bernd


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Alba
Geschrieben am: 18.01.2019 10:52:08

Hallo Bernd,

Danke für deine Mühe.
Der Code funktioniert jetzt schon mal auf alle Spalten!
Hätte leider aber noch paar Fragen :-(
Und zwar hätte ich ja gerne, dass wenn die Zelle Rot ist eine E-Mail nur an den Namen aus Spalte A geht.
Wenn die Zelle aber Rot wird sollte eine E-Mail mit einem anderen Text an den Namen aus Spalte A und eine feste Email (Vorgesetzter) gehen.
Könntest mir da auch weiterhelfen?

Gruß
Alba


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Alba
Geschrieben am: 18.01.2019 10:56:04

Hier noch die Datei wie sie jetzt aussieht, wenn es weiterhilft
https://www.herber.de/bbs/user/126906.xlsm


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Alba
Geschrieben am: 18.01.2019 11:28:32

Hallo Bernd,
und was noch die Krönung wäre, das wenn eine Zelle die Email auslöst, im Text der E-Mail der Text aus der Spaltenüberschrift (Zeile3) die sich verfärbt hat mit rein kommt.


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Bibi
Geschrieben am: 21.01.2019 11:43:23

War das doch zuviel :-(


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Bibi
Geschrieben am: 21.01.2019 11:46:02

Ich hätte nämlich ein ähliches Problem :-)


  

Betrifft: AW: Excel Termine in Outlook und Email versenden. von: Bibi
Geschrieben am: 21.01.2019 11:46:46

.


Beiträge aus dem Excel-Forum zum Thema "Excel Termine in Outlook und Email versenden."