Excel Termine in Outlook und Email versenden.

Alba · 2019-01-16T09:31:34+00:00

Hallo zusammen, Ich habe folgendes Problem, ich hätte gerne eine Excel Datei mit verschiedenen Gültigkeiten, diese sollen dann auch im Team-Kalender im Outlook erscheinen. Am besten wäre als Termin Text "Prüfer_Spalten Überschrift_abgelaufen". Das Ganze ist als Erinnerung für Schulungen gedacht und das Datum wird manuell nach Erneuerung der Schulung wieder neu eingetragen was dann auch in Outlook geändert werden sollte, eventuell mit einem Button. Hab es mir so Vorgestellt das dann in Spalte I z.B. ein x drin ist wenn die Spalte geändert wurde und ein grüner haken, wenn es dann in Outlook übertragen wurde. In Spalte B,C und H soll 2 Wochen vor Ablauf eine Erinnerungsmail an den Prüfer (Prüfer1@beispiel.de)gehen, wenn der Termin Überschritten wurde soll die Füllung in der Zelle Rot werden und der Text "abgelaufen" drinstehen und eine weitere E-Mail an vorgesetzten und Prüfer rausgehen (Prüfer1@beispiel.de / Vorgesetzter@beispiel.de). In Spalte D bis G soll 6 Monate vor dem eingetragenen Termin eine Erinnerungsmail an vorgesetzten und Prüfer rausgehen (Prüfer1@beispiel.de / Vorgesetzter@beispiel.de). Ich hoffe das ich mein Vorhaben einigermaßen erklären konnte und dass es machbar ist. Bin im Voraus für jede Hilfe extrem Dankbar. Ich habe auch mal eine Beispieldatei mit dem Layout wie ich es mir vorstelle angefügt, hoffe das es so verständlicher wird. PS.: Ich benutze Excel 2016. Gruß Alba https://www.herber.de/bbs/user/126799.xlsx

Hallo zusammen,
dass die Zellen Rot werden, nach überschreiten des Termins habe ich durch eine "Bedingte Formatierung" gelöst (=UND($H4"")). Die ich auf die Spalten B bis H anwende. In den Spalten B,C und H habe ich die "Bedingte Formatierung" (=(B4>HEUTE())*(B4HEUTE())*(D4 Ich habe auch schon ein Code gefunden und umgestellt der eine E-Mail auslöst
Der Code für das Klassenmodul der Tabelle:

Private Sub Worksheet_Calculate()
If Range("B4")

Und der für das Modul:

Sub Send_Excel_Message()
Dim MyMessage As Object, MyOutApp As Object
'InitializeOutlook = True
Set MyOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
'Nachrichtenobject erstellen
Set MyMessage = MyOutApp.CreateItem(0)
With MyMessage
.To = "beispiel@beispiel.de"
.Subject = "Abgelaufene Schulung" & " " & Date & " " & Time
'Hier wird eine normale Text Mail erstellt
'.body = "Das ist ein Test" & vbCrLf & "Bitte ignorieren"
'Hier wird die HTML Mail erstellt
.HTMLBody = "Das ist ein Test." & vbCrLf & "Bitte ignorieren."
'Hier wird die Mail nochmals angezeigt
.Display
'Nicht ganz offiziell :-)
.Send
End With
Set MyOutApp = Nothing
Set MyMessage = Nothing
End Sub

Aber ich stoße beim Umstellen jetzt an meine Grenzen und zwar:
1.) Sollte jede Zeile eine eigene E-Mail-Adresse zugeordnet werden können. So das wenn z.B. der Wert aus B4 sich verfärbt die Person aus A4 die E-Mail bekommt.
2.) möchte ich das die E-Mail ausgelöst wird wenn die Zellen Orange werden Und einen zusätzlichen Code, wenn die Zellen Rot werden das dann eine E-Mail an 2 Empfänger gesendet wird (1 an Name aus Spalte A und eine an eine feste E-Mail).
3.) Das Problem mit den Übertragen der Termine in den Team Ordner von Outlook bleibt leider immer noch zu Lössen.
Danke im Voraus jedem der mir Hilft oder es versucht :-)

Servus Bernd,
danke für den Tipp.
Leider bin ich nicht so Fit im Code umstellen und auch leider allgemein in VBA noch Anfänger.
Da es ja dein Code ist könntest du mir vielleicht helfen?
Weil in dem Code geht der Email Versand ja nach Datum, bei mir wäre es besser nach Farbe.
Da in Spalte B,C und H 2 Wochen vorher Erinnert werden soll und in Spalte D-G 6 Monate vorher durch die bedingte Formatierung habe ich es jetzt so gemacht das sie sich Orange verfärben sobald diese Grenze erreicht wird und Rot sobald das Datum erreicht ist.
Bei Orange so wie gesagt die E-Mail an A4 oder A5 usw. gehen.
Bei Rot soll die E-Mail an eine feste E-Mail-Adresse und an die E-Mail-Adresse aus Spalte A gehen.
Für den Wert aus B4 habe ich das soweit hingekriegt aber müsste ja so für alle Zellen einen eigenen Code schreiben da wäre eine Schleife schon gut.

Private Sub Worksheet_Calculate()
If Range("B4")

' Code zum E-Mail senden wenn Gelb (2 Wochen)
Sub Send_Excel_Message()
Dim MyMessage As Object, MyOutApp As Object
'InitializeOutlook = True
Set MyOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
'Nachrichtenobject erstellen
Set MyMessage = MyOutApp.CreateItem(0)
With MyMessage
.To = Sheets("Tabelle1").Range("A4").Value
.Subject = Sheets("Tabelle1").Range("B3").Value
.Attachments.Add "C:\Users\albersb\Desktop\Versuch.xlsm"
'Hier wird eine normale Text Mail erstellt
'.body = "Das ist ein Test" & vbCrLf & "Bitte ignorieren"
'Hier wird die HTML Mail erstellt
.HTMLBody = "Deine Schulung" & " " & Sheets("Tabelle1").Range("B3").Value & " " & "ist in  _
2 Wochen abgelauft." & "

" & _
"Bitte einen Termin mit QHSE abstimmen."
'Hier wird die Mail nochmals angezeigt
.Display
'Nicht ganz offiziell :-)
.Send
End With
Set MyOutApp = Nothing
Set MyMessage = Nothing
End Sub

Danke im Voraus

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