Pivot: Gruppierung nach berechnetem Feld

Forumthread: Pivot: Gruppierung nach berechnetem Feld

23.08.2018 20:08:29

chris

Hallo liebe Experten,
Ich nutze Excel 2010 und habe ein Problem bei der Erweiterung einer Pivot-Tabelle
Zunächst muss ich sagen, dass ich die Daten für die Pivottabelle aus einer SQL-Datenbank bekomme und daher das reine Erweitern/Anpassung der Datenquelle nicht in Betracht.
Die Daten in der Pivot Tabelle sehen in etwa so aus:
Jahr | Kostenstelle | Betrag Kostenträger A | Betrag Kostenträger B
----------------------------------------------------------------------------
2017 | 12345 | 888.888 | 666.666
2017 | 12346 | 888.888 | 666.666
2017 | 12366 | 888.888 | 666.666
2017 | 23456 | 888.888 | 666.666
2017 | 23457 | 888.888 | 666.666
2017 | 23488 | 888.888 | 666.666
2018 | 12345 | 888.888 | 666.666
2018 | 12346 | 888.888 | 666.666
2018 | 12366 | 888.888 | 666.666
2018 | 23456 | 888.888 | 666.666
2018 | 23457 | 888.888 | 666.666
2018 | 23488 | 888.888 | 666.666
Standardmäßig ist in der Pivottabelle die Gruppierung über die Spalte Jahr aktiv .
Jahr und Kostenstelle habe ich zudem in der Zeilenbeschriftung der Pivottabelle platziert.
Grundsätzlich möchte ich nun nach Kostenstellengruppen, die sich aus den ersten drei stellen der Kostenstelle ableiten lassen, gruppieren können.
Da mir diese Information in der Datenquelle fehlt habe ich ein Berechnetes Feld mit der Formel =links('Kostenstelle';3) erzeugt. Soweit so gut.
Allerdings komme ich an zwei stellen nicht weiter:
1. ich kann für das Berechnete Feld keine Gruppierung anlegen.
2. das Berechnete Feld lässt sich nicht in die Zeilenbeschriftung verschieben.
Das Ziel sollte in etwa so aussehen, mit der Möglichkeit nach Jahr und Kostenstellengruppe gruppieren zu können. Die Summen in den Betragsspalten sind ja kein Problem.
Jahr | Kostenstellengruppe | Kostenstelle | Betrag Kostenträger A | Betrag Kostenträger B
----------------------------------------------------------------------------
2017 | 123 | 12345 | 888.888 | 666.666
2017 | 123 | 12346 | 888.888 | 666.666
2017 | 123 | 12366 | 888.888 | 666.666
2017 | 234 | 23456 | 888.888 | 666.666
2017 | 234 | 23457 | 888.888 | 666.666
2017 | 234 | 23488 | 888.888 | 666.666
2018 | 123 | 12345 | 888.888 | 666.666
2018 | 123 | 12346 | 888.888 | 666.666
2018 | 123 | 12366 | 888.888 | 666.666
2018 | 234 | 23456 | 888.888 | 666.666
2018 | 234 | 23457 | 888.888 | 666.666
2018 | 234 | 23488 | 888.888 | 666.666
z.B. Gefiltert auf 2015 und die Gruppierung über Kostenstellengruppen geschlossen sollte es in etwa so aussehen.
Jahr | Kostenstellengruppe | Kostenstelle | Betrag Kostenträger A | Betrag Kostenträger B
----------------------------------------------------------------------------
2018 | 123 | | 2.666.664 | 1.999.998
2018 | 234 | | 2.666.664 | 1.999.998
Ich würde mich sehr freuen, wenn Ihr mir weiterhelfen könnt.
Es gibt ja immer viele Wege zum Ziel.
Danke & Grüße
Chris

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Betreff

Datum

Anwender

AW: Pivot: Gruppierung nach berechnetem Feld

24.08.2018 12:00:32

Wolfgang

Hallo Chris,
kannst Du nicht doch die Datenbankabfrage anpassen? Sowas wie

select
Jahr,
Left(Kostenstelle, 3) as Kostenstellengruppe,
Kostenstelle,
BetragA,
BetragB
from tabellexyz

Grüße, Wolfgang

AW: Pivot: Gruppierung nach berechnetem Feld

24.08.2018 14:12:14

chris

Hallo Wolfgang,
das ist für mich leider nicht direkt machbar, zumal es 1:1 ein View ist, den ich eingebunden habe, d.h. ein Select habe ich im Excel noch gar nicht geschrieben.
Vielleicht könnte ich es anpassen, aber dazu bräuchte ich noch ein paar hinweise.
An sonsten, spricht etwas dagegen es mit der Pivottabelle hinzubekommen?
Danke & Gruß
Chris

AW: Pivot: Gruppierung nach berechnetem Feld

28.08.2018 12:30:09

fcs

Hallo Hhris.
An sonsten, spricht etwas dagegen es mit der Pivottabelle hinzubekommen?
Berechnete Felder können nur im Datenbereich plaziert werden.
Zeilen- und Spaltenbereich sind nicht möglich.
Evtl. ist PowerPivot (Ein Excel-AddInn von Microsoft) eine Alternative. Hier sind die Auswertemöglichkeiten flexibler, aber ich weiss nicht, ob dein Problem abgedeckt ist.
Eine Alternative, die aber deine Dateigröße aufbläht:
Benutze deine SQL-Abfrage um alle Daten in ein Tabellenblatt zu importieren. Dabei generiert Excel eine Tabelle/Liste. In der Spalte rechts neben den importierten Daten kannst die Formeln einfügen um von den Kostenträgern die 1. drei Ziffern abzutrennen. Den Import richtest du so ein, dass die Importdaten beim Öffnen der Datei aktualisiert werden.
Diese Tabelle benutzt du dann als Quelle für deine Pivot-Auswertung.
Gruß
Franz

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

Daten vorbereiten:

Stelle sicher, dass Du eine Tabelle mit den erforderlichen Daten hast, wie im Beispiel:

Jahr  |  Kostenstelle  |  Betrag Kostenträger A  |  Betrag Kostenträger B
2017  |  12345         |      888.888            |       666.666

Pivot-Tabelle erstellen:
- Wähle Deine Daten aus und gehe zu Einfügen > PivotTable.
- Wähle einen Speicherort für die Pivot-Tabelle.
Berechnetes Feld hinzufügen:
- Klicke auf PivotTable-Analyse > Felder, Elemente & Sätze > Berechnetes Feld.
- Gib einen Namen für das berechnete Feld ein, zum Beispiel "Kostenstellengruppe".
- Verwende die Formel =LINKS(Kostenstelle;3).
Pivot-Tabelle anpassen:
- Füge das berechnete Feld in die Zeilenbeschriftungen ein, indem Du es in den Bereich ziehst. Beachte, dass dies manchmal ausgegraut sein kann.
Gruppierung durchführen:
- Wenn Du die Kostenstellen gruppieren möchtest, klicke mit der rechten Maustaste auf eine der Zellen im berechneten Feld und wähle Gruppieren.

Häufige Fehler und Lösungen

Berechnetes Feld ausgegraut:
- Wenn Du das berechnete Feld nicht in die Zeilenbeschriftungen ziehen kannst oder es ausgegraut ist, überprüfe, ob Du die richtige Pivot-Version verwendest. In manchen Excel-Versionen kann dies nicht in Zeilen oder Spalten platziert werden.
Pivot-Tabelle gruppieren nicht möglich:
- Achte darauf, dass Du beim Gruppieren keine leeren Zellen in den Daten hast. Leere Zellen können die Gruppierung stören.
Pivot-Daten gruppieren geht nicht:
- Wenn Du versuchst, Daten nach einem Datum zu gruppieren und dies nicht funktioniert, stelle sicher, dass die Datumsspalte korrekt formatiert ist.

Alternative Methoden

SQL-Abfrage anpassen:
- Wenn es möglich ist, passe die SQL-Abfrage an, um die Kostenstellengruppe direkt aus der Datenbank zu extrahieren. Nutze dazu:
```
SELECT Jahr, LEFT(Kostenstelle, 3) AS Kostenstellengruppe, Kostenstelle, BetragA, BetragB FROM tabellexyz
```
PowerPivot verwenden:
- In neueren Excel-Versionen kann PowerPivot eine flexiblere Lösung bieten, um komplexe Datenanalysen durchzuführen.
Daten in Excel importieren:
- Importiere die Daten in ein Excel-Arbeitsblatt und erstelle dort die berechneten Felder mit Formeln. Verwende dann diese Datenquelle für Deine Pivot-Tabelle.

Praktische Beispiele

Angenommen, Deine Daten sehen so aus:

Jahr	Kostenstelle	Betrag Kostenträger A	Betrag Kostenträger B
2017	12345	888.888	666.666
2018	23456	888.888	666.666

Mit der Gruppierung nach der Kostenstellengruppe (z.B. 123) kannst Du die Summen für die einzelnen Kostenträger wie folgt darstellen:

Jahr	Kostenstellengruppe	Kostenstelle	Betrag Kostenträger A	Betrag Kostenträger B
2017	123		2.666.664	1.999.998
2018	234		2.666.664	1.999.998

Tipps für Profis

Datenquelle regelmäßig aktualisieren:
- Stelle sicher, dass Deine Datenquelle immer aktuell ist, indem Du diese beim Öffnen der Datei aktualisierst.
Verwendung von Named Ranges:
- Nutze benannte Bereiche für Deine Daten, um die Verwaltung zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.
Versteckte Daten:
- Achte darauf, dass keine versteckten Daten in Deiner Quelle sind, die das Gruppieren und die Berechnung beeinflussen könnten.

FAQ: Häufige Fragen

1. Warum ist mein berechnetes Feld in der Pivot-Tabelle ausgegraut?
Das kann daran liegen, dass berechnete Felder nur im Datenbereich platziert werden können. Überprüfe, ob Du das Feld korrekt hinzugefügt hast.

2. Wie kann ich nach Datum in meiner Pivot-Tabelle gruppieren?
Achte darauf, dass die Datumswerte korrekt formatiert sind. Wenn die Gruppierung nicht funktioniert, könnte eine leere Zelle in der Datumsspalte das Problem sein.

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