Ordner suchen und bestimmte Dateien als E-Mail versenden

Guten Morgen zusammen,
mit Excel kann man so herrlich viele Ideen umsetzen. Ich würde mich über Eure Unterstützung zu folgender freuen.

Über ein Rechnungsportal werden uns jeden Tag digitale X-Rechnungen zugestellt. Leider sollen diese erst Anfang 2024 automatisiert verarbeitet werden können, aktuell müssen sie intern per Mail weitergeleitet werden. Die Rechnungen landen in dem Ordner "3-out", jede Rechnung liegt in einem eigenem Ordner. Das sieht dann z.B. so aus:

(1) Ordnername = ID-AVEDOCUKPUBATCH-54121-1689830765407-0-95963400
Inhalt des Ordners =
(2) ID-AVEDOCUKPUBATCH-54121-1689830765407-0-95963400.pdf
(3) ID-AVEDOCUKPUBATCH-54121-1689830765407-0-95963400.XML
(4) ID-AVEDOCUKPUBATCH-54121-1689830765407-0-95963400.gesamt (auch eine XML)
sowie bei Bedarf mehrere Anlagen als PDF, z.B.
Rechnung 123456.pdf
Anlage 123456.pdf

Die Rechnungen werden händisch in einer Excelliste erfasst (Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller
und an wen die Rechnung per Mail weitergeleitet wird.

Nun möchte ich gerne folgendes erreichen bzw. soll Excel folgendes machen:

1. Nimm die Rechnungsnummer aus Spalte A und schaue im Ordner "3-out" nach,, ob dort ein Rechnungsordner mit dieser Nummer vorhanden ist.
2. Wenn ja, erstelle eine Email und füge aus diesem Rechnungsordner die .pdf (2), .die XML (3), und alle pdf-Anlagen bei (nicht aber die Datei ".XML gesamt" (4)).

Aus Excel-heraus eine E-Mail zu erstellen traue ich mir zu, nicht aber die Abfragen und Übernahme der Anlagen.

Habt Ihr eine Idee, ob und wie man das umsetzen könnte.

Lieben Dank und Euch einen guten Start in den Tag
Stefan

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Betreff

Datum

Anwender

Hallo Stefan!

Ich hab einen Code von mir mal etwas abgewandet.
Mangels Beispieltabelle leider ungetestet.

Schau mal, wie du klar kommst.

Private Sub testmail()

 'Dieser Code wird aufgerufen!

    Dim attachmentFolder As String

    

    For Each Rchng In Range("A:A").SpecialCells(xlConstants) 'geht alle belegten Zellen in A durch

        attachmentFolder = "Pfad_zu_deinem_Ordner\3-out\" & Rchng & "\" ' Hier den Pfad zu deinem Ordner angeben

        mail "erster_empfänger@wasweissich.com", "Betreff eintragen", "Text hier", False, True, , attachmentFolder

    Next Rchng

End Sub



Sub mail(send_to As String, _

         Betreff As String, _

         text As String, _

         sofort_senden As Boolean, _

         del_gesendet As Boolean, _

         Optional Kopie_an As String, _

         Optional anhang As String)

    On Error GoTo 0

    

    Dim MyMessage As Object, MyOutApp As Object, htlm_Vorgabe As String

    Dim attachmentFolder As String

    Dim attachmentFile As String

    

    Set MyOutApp = CreateObject("Outlook.Application")

    Set MyMessage = MyOutApp.CreateItem(0)

    

    attachmentFolder = anhang

    Rchng = Dir(anhang, vbDirectory)

    

    With MyMessage

        .To = send_to

        .CC = Kopie_an

        .Subject = Betreff

        

        .Display

        .DeleteAfterSubmit = del_gesendet

        .HTMLBody = "" & text & "" & .HTMLBody

        If attachmentFolder > "" Then

            attachmentFile = Dir(attachmentFolder & "\" & Rchng & ".xml")

            Do While attachmentFile > ""

                .Attachments.Add attachmentFolder & "\" & attachmentFile

                attachmentFile = Dir

            Loop

            attachmentFile = Dir(attachmentFolder & "\*.pdf")

            Do While attachmentFile > ""

                .Attachments.Add attachmentFolder & "\" & attachmentFile

                attachmentFile = Dir

            Loop

        End If

        If sofort_senden Then .Send

    End With

    

    Set MyOutApp = Nothing

    Set MyMessage = Nothing

End Sub

Gruß, MCO

Sub OrdnerListe() Dim FSO As Object, oFolder As Object, oFldr As Object Dim i As Long Set FSO = CreateObject("scripting.filesystemobject") Set oFolder = FSO.getfolder("c:\test") 'anpassen For Each oFldr In oFolder.subfolders i = i + 1 Cells(i, 1) = oFldr Next oFldr End Sub

Sub OrdnerListe() Dim FSO As Object, oFolder As Object, oFldr As Object Dim i As Long Const strMatch = "ID-AVEDOCUKPUBATCH-54121*" Set FSO = CreateObject("scripting.filesystemobject") Set oFolder = FSO.getfolder("c:\test") For Each oFldr In oFolder.subfolders If LCase(oFldr.Name) Like LCase(strMatch) Then i = i + 1 Cells(i, 1) = oFldr.Name End If Next oFldr End Sub

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EXCEL - Ordner suchen und bestimmte Dateien als E-Mail versenden

Die Fragestellung

Du möchtest einen VBA-Code in Excel erstellen, der einen bestimmten Ordner durchsucht, bestimmte Dateien auswählt und diese dann als Anhang in einer E-Mail versendet.

Erläuterung des Problems {#erläuterung-des-problems}

Das Problem besteht darin, einen automatisierten Prozess zu erstellen, der:

Einen Ordner auf dem Computer durchsucht.
Bestimmte Dateien basierend auf einem Kriterium (z.B. Dateityp oder Name) auswählt.
Eine E-Mail erstellt und diese Dateien als Anhang hinzufügt.
Die E-Mail an einen oder mehrere Empfänger versendet.

Lösung des Problems {#lösung-des-problems}

Hier ist ein Beispiel-Code, der die oben genannten Schritte mit VBA in Excel durchführt:

Sub SendFilesAsEmail()
    Dim OutlookApp As Object
    Dim MItem As Object
    Dim AttachFile As String
    Dim SourceFolder As String
    Dim File As String
    Dim Filter As String

    ' Outlook-Instanz erstellen
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set MItem = OutlookApp.CreateItem(0)

    ' Pfad zum Ordner, der durchsucht werden soll
    SourceFolder = "C:\MeinOrdner\"
    ' Filter für die Dateisuche (z.B. "*.pdf" für PDF-Dateien)
    Filter = "*.pdf"

    ' Erste Datei im Ordner suchen
    File = Dir(SourceFolder & Filter)

    ' Alle passenden Dateien durchgehen und als Anhang hinzufügen
    Do While File <> ""
        AttachFile = SourceFolder & File
        MItem.Attachments.Add AttachFile
        File = Dir  ' Nächste Datei suchen
    Loop

    ' E-Mail-Details festlegen
    With MItem
        .Subject = "Betreff der E-Mail"
        .To = "empfaenger@example.com"  ' Empfänger-Adresse
        .Body = "Hier steht der Text der E-Mail."
        .Send  ' E-Mail senden
    End With

    ' Objekte aufräumen
    Set MItem = Nothing
    Set OutlookApp = Nothing
End Sub

Um dieses Makro zu verwenden, musst du es in den VBA-Editor (mit ALT + F11 zu öffnen) in ein neues Modul einfügen und die Pfade, Filter und E-Mail-Details entsprechend anpassen.

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Automatisierte Berichterstattung: Versenden von täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Berichten an ein Team oder einen Kunden.
Dokumentenmanagement: Versenden von Dokumenten an einen Verteiler, z.B. Protokolle oder Verträge.

Tipps

Stelle sicher, dass Microsoft Outlook auf deinem Computer installiert und korrekt konfiguriert ist, da dieses Skript Outlook verwendet.
Überprüfe die Sicherheitseinstellungen deines E-Mail-Programms, da das automatische Senden von E-Mails Einschränkungen unterliegen kann.

Zusammenfassung

Mit VBA kannst du einen Prozess erstellen, der automatisch einen Ordner durchsucht, bestimmte Dateien auswählt und diese als Anhang in einer E-Mail versendet. Dieser Code kann für verschiedene Zwecke angepasst werden und hilft, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Effiz

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Inhaltsverzeichnis

Die Fragestellung

Erläuterung des Problems {#erläuterung-des-problems}

Lösung des Problems {#lösung-des-problems}

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Tipps

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