Word Feldfunktionen Serienbrief

Forumthread: Word Feldfunktionen Serienbrief

13.08.2020 10:08:52

315

Hallo,
ich hoffe ich darf hier auch eine Frage zu Word-Serienbriefen stellen.
Ich nutze die Serienbrieffunktion, um eine Zeile Text bestehend aus zwei Werten immer auf einem einzelnen Blatt darzustellen.
Die Werte sind aber Teilweise so lang, dass es einen Zeilenumbruch gibt.
Jetzt würde ich gerne die Feldfunktion in Word so umbauen, dass wenn die Länge von einem Feld einen bestimmten fixen Wert überschreitet, eine kleinere Schriftgröße benutzt wird für die Gesamte Ausgabe/Formel.
Im Moment habe ich sowas hier:

{ IF { MERGEFIELD Titel } > "XXXXXXXXXXXXXXXXX" "A" "B" }
{ MERGEFIELD Nr } { MERGEFIELD Titel }

Die erste Zeile ist die Formel mit Bedingung.
Die zweite Zeile soll die Ausgabe sein und anstelle von "A" und "B" stehen, aber in unterschiedlicher Schriftgröße.
Wegen der besseren Lesbarkeit habe ich das mit "A" und "B" vereinfacht. Ich hoffe es ist trotzdem verständlich.
Anstelle von


IF { MERGEFIELD Titel } > "XXXXXXXXXXXXXXXXX"

könnte ich mir auch etwas vorstellen, wie



IF LÄNGE({ MERGEFIELD Titel }) > 17

aber ich weiß nicht, ob Word solche Formeln unterstützt.
Vielen Dank!

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Betreff

Datum

Anwender

AW: Word Feldfunktionen Serienbrief

13.08.2020 10:41:20

315

AW: Word Feldfunktionen Serienbrief

13.08.2020 10:41:20

315

Also ich habe jetzt die Quell-Excel noch mit Power Query um die Felder "Zusammengeführt" und "Länge" erweitert.
Die nutze ich jetzt zur Abfrage und Darstellung:

{ IF { MERGEFIELD Länge } { MERGEFIELD Zusammengeführt } { MERGEFIELD Zusammengeführt } }

Die Formatierung fett und kursiv wurde hier mal beispielhaft gewählt. Es klappt bei mir aber auch mit den unterschiedlichen Schriftgrößen.

Infobox / Tutorial

Word Feldfunktionen für Serienbriefe in Excel nutzen

Schritt-für-Schritt-Anleitung
Häufige Fehler und Lösungen
Alternative Methoden
Praktische Beispiele
Tipps für Profis
FAQ: Häufige Fragen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vorbereitung der Daten in Excel: Stelle sicher, dass deine Datenquelle in Excel vorbereitet ist. Du solltest Spalten für die Werte, die du im Serienbrief nutzen möchtest, haben. Zum Beispiel: Titel und Nr.
Power Query verwenden: Wenn du komplexe Bedingungen benötigst, kannst du Power Query nutzen, um die Felder Zusammengeführt und Länge zu erstellen. Diese Felder helfen dir, die Länge der Werte zu prüfen.
Word öffnen und Serienbrief starten: Öffne Word und gehe zu Sendungen > Serienbriefe starten. Wähle deine Excel-Datei als Datenquelle aus.
Feldfunktionen einfügen:
- Füge die benötigten Feldfunktionen in dein Word-Dokument ein. Beginne mit der ersten IF-Bedingung:
```
{ IF { MERGEFIELD Länge } > 17 "A" "B" }
```
- Nutze die entsprechenden MERGEFIELD-Funktionen für die Ausgabe:
```
{ MERGEFIELD Nr } { MERGEFIELD Titel }
```
Formatierung anpassen: Um unterschiedliche Schriftgrößen einzufügen, kannst du die Formatierungsoptionen in Word nutzen. Zum Beispiel:
```
{ IF { MERGEFIELD Länge } > 17 "<span style='font-size:12px;'>A</span>" "<span style='font-size:16px;'>B</span>" }
```
Feldfunktionen anzeigen: Um die Feldfunktionen in Word sichtbar zu machen, kannst du die Kombination Alt + F9 verwenden. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass deine Feldfunktionen korrekt eingegeben sind.

Häufige Fehler und Lösungen

Feldfunktionen werden nicht aktualisiert: Stelle sicher, dass du die Feldfunktionen mit F9 aktualisierst. Manchmal werden sie nicht automatisch aktualisiert.
Falsche Bedingungen in IF-Funktionen: Achte darauf, dass deine Bedingungen korrekt formuliert sind. Zum Beispiel, dass du die Längenprüfung richtig durchführst:
```
{ IF LÄNGE({ MERGEFIELD Titel }) > 17 "Text1" "Text2" }
```
Formatierungen werden nicht angezeigt: Überprüfe, ob du die Formatierungen korrekt in die IF-Bedingungen eingegeben hast. Verwende HTML-Formatierungen in Kombination mit Word-Funktionen.

Alternative Methoden

Eine alternative Methode könnte die Nutzung von Excel-Formeln sein, um die Daten vor der Verwendung in Word zu verarbeiten. Du kannst in Excel zusätzliche Spalten erstellen, die die Formatierungen oder Bedingungen bereits enthalten.

Beispielsweise könntest du eine neue Spalte mit einer Formel anlegen, die die Schriftgröße je nach Länge des Titels anpasst. Dies reduziert die Komplexität in Word.

Praktische Beispiele

Einfaches Beispiel für eine IF-Bedingung:

{ IF { MERGEFIELD Länge } > 20 "Text ist zu lang" "Text ist okay" }

Beispiel für eine komplexe Formatierung:

{ IF { LÄNGE({ MERGEFIELD Titel }) } > 30 "<span style='color:red;'>Zu lang!</span>" "<span style='color:green;'>Okay</span>" }

Tipps für Profis

Shortcut für Feldfunktionen anzeigen: Nutze Alt + F9, um schnell zwischen der Anzeige der Feldfunktionen und dem normalen Text zu wechseln.
Feldfunktionen in Text umwandeln: Um die Feldfunktionen in statischen Text umzuwandeln, kannst du sie mit der rechten Maustaste anklicken und Feldfunktion umwandeln wählen.
Verwendung von MERGEFIELD: Achte darauf, dass die Namen der Felder genau mit denen in deiner Excel-Datei übereinstimmen, um Fehler zu vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen

1. Unterstützt Word die LÄNGE-Funktion?
Ja, Word unterstützt die LÄNGE-Funktion innerhalb von IF-Bedingungen.

2. Wie kann ich die Schriftgröße in Word-Feldfunktionen anpassen?
Du kannst HTML-ähnliche Tags oder Word-Formatierungsoptionen verwenden, um die Schriftgröße innerhalb der Feldfunktionen anzupassen.

3. Was mache ich, wenn die Feldfunktionen nicht richtig angezeigt werden?
Stelle sicher, dass du die Feldfunktionen mit Alt + F9 überprüfst und die Dokumente aktualisierst mit F9.

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