PDF im SharePoint speichern: So funktioniert's
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um einen Excel-Ausschnitt als PDF zu speichern und diese PDF direkt im SharePoint abzulegen, kannst Du den folgenden VBA-Code verwenden. Achte darauf, dass Du die korrekten Links und Variablen in Deinem Code ersetzt.
Dim pdfName As String
Dim heute As Long
Dim login As String
Dim KS As Integer
Dim kw As Integer
Sheets("Config").Select
kostenstelle = Range("C2").Value
heute = CLng(Range("C4").Value)
werk = Range("C5").Value
kw = Range("C3").Value
'Pdf aus Übersichts Sheet erstellen
Sheets("Übersicht").Select
'Link zum SharePoint Ordner je nach Werk, Kostenstelle und Kalenderwoche
With Sheets("Config")
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
("https://intranet.testotis.com/location/de/calibrationservices/CSUebergreifendeThemen/Produktivitätskennzahlen%20CS/Freigegebene%20Dokumente/Shopfloor-Management/Labor/Auswertungen/" & werk & "/" & kostenstelle & "/" & "KW" & kw & "/" & .Range("C2") & "_" & .Range("C4") & ".pdf") _
, Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=True
End With
Vergewissere Dich, dass Du die richtigen Berechtigungen zum Speichern im SharePoint hast und dass der Pfad korrekt ist.
Häufige Fehler und Lösungen
Ein häufiger Fehler beim Speichern von PDFs im SharePoint ist der Laufzeitfehler 1004, der auftreten kann, wenn die SaveAs-Anweisung nicht richtig implementiert ist. In diesem Fall kann die Fehlermeldung auf fehlende Berechtigungen oder einen ungültigen Pfad hinweisen.
Lösung: Überprüfe den SharePoint-Pfad und stelle sicher, dass Du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst.
Alternative Methoden
Wenn Du keine VBA-Lösung verwenden möchtest, kannst Du auch manuell einen Excel-Ausschnitt als PDF speichern und dann in den SharePoint hochladen:
- Wähle den gewünschten Bereich in Excel aus.
- Klicke auf „Datei“ > „Speichern unter“.
- Wähle „PDF“ als Dateiformat.
- Speichere die Datei lokal und lade sie anschließend in den entsprechenden SharePoint-Ordner hoch.
Diese Methode ist weniger automatisiert, kann aber in bestimmten Situationen nützlich sein.
Praktische Beispiele
Falls Du einen spezifischen Bericht erstellen möchtest, der regelmäßig im SharePoint aktualisiert werden soll, kannst Du das oben genannte VBA-Skript anpassen. Beispielsweise kannst Du den Dateinamen dynamisch gestalten:
.Range("C2") & "_" & Format(Date, "YYYYMMDD") & ".pdf"
Dies speichert die PDF mit dem aktuellen Datum im Dateinamen, was die Verwaltung der Dateien im SharePoint erleichtert.
Tipps für Profis
- Automatisierung: Nutze die Möglichkeit, VBA-Makros zu erstellen, um den Prozess des PDF-Speicherns zu automatisieren.
- Fehlerprotokollierung: Füge in Deinem Code eine Fehlerbehandlung hinzu, um Probleme beim Speichern im SharePoint zu protokollieren.
- Testen: Teste Deinen Code in einer sicheren Umgebung, bevor Du ihn in einem produktiven Umfeld einsetzt.
FAQ: Häufige Fragen
1. Kann ich mehrere Excel-Blätter als PDF speichern?
Ja, Du kannst mehrere Blätter in einer PDF-Datei speichern, indem Du die Blätter vor dem Aufruf der Export-Methode auswählst.
2. Was mache ich, wenn die PDF nicht im SharePoint angezeigt wird?
Überprüfe die Berechtigungen für den SharePoint-Ordner und stelle sicher, dass der Link korrekt ist. Manchmal kann es auch an den Servereinstellungen liegen.