Thema: Unterschiedliche Dateien miteinander abgleichen lassen

Hey Leute,

Ich bin derzeit dabei, ein neues Benutzerrechtetool zu entwickeln und habe dafür eine Übersicht mit allen Mitarbeitern und eine Rechteverteilungs-Übersicht erstellt. Ich habe auch soweit bereits ein VBA Befehl geschrieben, welcher automatisch die MA den Systemen zuordnet, die Zugriff haben müssen.

Wir kriegen jährlich eine Übersichts-Datei mit allen MA und ihren aktuellen Rechten und ich möchte nun ein VBA Skript schreiben, welcher diese Datei mit der angelegten Datei abgleicht und Rechte, die nicht vergeben sein sollten farblich hervorhebt.
Da ich aber bisher kaum Erfahrung mit VBA habe wäre die frage, ob ihr mir empfehlen könnt wie ich da vorgehen kann. Im besten Fall sollten die neuen Dateien, die jährlich zugesandt werden in einem Ordner abgelegt werden und dann automatisiert von Excel verglichen werden. Ist das so überhaupt möglich?
Zudem ist da das Problem, das die Tabellen immer unterschiedlich ankommen. Die Beschriftungen der Tabellen variieren öfter. Kann man das trotzdem automatisch abgleichen lassen?

Danke euch <3

Hi,

zeig mal eine Beispieldatei, wie das bei Dir aussieht. Das klingt nach einfacher Bedingter Formatierung.

VG, Boris

Hallo


- Farbig markieren geht auch ohne VBA mit bedingter Formatierung

- Das, was man in Excel händisch machen kann, kann man auch in VBA abbilden, man muss nur genau die Spielregeln festlegen.

- Ohne (anonymisierte) Musterdatei(en) wird das aber nichts
- Lade Diese mal hoch und zeige ggf. manuell, wie es aussehen soll.


LG UweD

Hallo Uni (man spricht sich im Froum per Vorname an :-)

wenn es nur um Datenabgleich geht, insbesonders wenn die beide Dateien, die Du miteinander vergleichen möchtest, genaus dieselbe Aufstellung haben, wirst Du mit Power Query schneller am Ziel sein als mit VBA. Vor allem vom null-Wissen startend.

Siehe https://excelhero.de/power-query/power-query-ganz-einfach-erklaert , Punkt 4) Daten aus Arbeitsmappen zusammenführen. Aber auch der Rest ist wertvoll zu kennen.

VG
Yal

Hey Yal,

Danke für den Tipp, ich schaue mir das gerne mal an.

Im Grunde haben die Dateien aber leider nicht den selben Aufbau. Unterschiedliche Systeme werden unterschiedlich überprüft. Manche durch die Kürzel, manche durch die Email und manche durch den ganzen Namen. Die werden dann auch immer unterschiedlich dargestellt in der Roh Datei die wir erhalten. Ich habe das in der Beispieldatei auch nur im "Simplen-Format" dargestellt, dass alle mit der Email abgeglichen werden, weil ich davon ausgehe dass ich mir den Rest im nachhinein auch noch selbst ableiten kann.

LG
Uni

Ich hab da mal so eine Bsp. Datei erstellt, hoffe dass das für euch Sinn macht.
"Zuordnung" wären alle MA mit allen relevanten Daten, "Rechte" eben alle Systeme und die Abteilungen die darauf zugriff haben und "MA mit Rechten" die Datei die ich eigentlich mit VBA erstellt habe, das hat hier jetzt aber nicht geklappt, hab's deshalb mit dem normalen Filter- und Xverweis-Befehl gemacht.

Die 2 Blätter "System 1" und "System 2" wären dann eben Beispiele für die Dateien die wir 1x im Jahr bekommen.
Diese sind dann eigentlich in einer separaten Excel Datei, sollen automatisch rüber gezogen werden, oder im besten Fall sogar in der Datei, in der diese Tabellen vorliegen überprüft werden. Dazu müsste eben das Arbeitsblatt "System 1..." mit den Daten in "Ma mit Rechten; B11-B13" abgeglichen werden und "System 2..." mit "MA mit Rechten; E11" etc. und das dann für alle Systeme. Im Originalen gibt es natürlich deutlich mehr Datensätze. Dann soll angegeben werden, ob die Rechte korrekt sind oder überprüft werden müssen und auch so wiedergegeben werden (So wie in Bsp. die Felder, die ich blau hinterlegt habe).

https://www.herber.de/bbs/user/169033.xlsx

Danke nochmal und Lg

Hi Uni,

du schreibst "neues Benutzerrechtetool zu entwickeln".
Dein Ziel ist: Jährlich die Rechte aller User zu prüfen, um ggfls. Berechtigungen zu entfernen oder hinzuzufügen.
Dafür hast Du verschiedene Blätter entwickelt, die miteinander kombiniert werden, um mögliche Aktionen initiieren zu können.
Diese Aktionen sollen jährlich durch automatische Analyse der Blättern ausgeworfen werden.
Meine Meinung: Es ist machbar mit deinem Mix, aber nicht einfach, eventuell nicht ohne VBA.

M.E. gehören die Daten deiner Blätter in eine einzige Liste.
Diese Liste muss über Filterung (automatisch [PQ / VBA] oder manuell (wenige Klicks) gefiltert werden.
Als Ergebnis sind alle Abweichungen zum Vorjahr (und damit alle nötigen Aktionen) abzulesen.

Für mich bleibt im Moment offen, wie die Daten jährlich bei dir angeliefert werden.
Sollten es mehrere, unterschiedliche Blätter der einzelnen Abteilungen sein, so würde ich als ersten Schritt
die Blätter automatisch in die Liste einarbeiten (vermutlich per VBA).

Anbei ein Muster für die Liste: https://www.herber.de/bbs/user/169038.xlsx
Vllt. bringt dich das deiner Lösung ein Stück näher.

Gruß,
Firmus

Hey Firmus,

Danke dir, aber eine gesamte Datei zu erstellen würde in meinem Falle leider kein Sinn machen, da es 8 große Systeme gibt die genutzt werden, diese aber meist nochmal unterteilt werden in mehrere Zugriffsrechte mit unterschiedlichen Abteilungen. Wenn also ein Mitarbeiter beispielsweise aus der Abteilung2 das Recht zu System 2 besitzt hätte er zugriff auf alle unter Kategorien. Aber dabei hat Abteilung 2 nur zugriff auf eine der elf unter Kategorien. Ich hoffe ich kann mein Problem damit etwas verdeutlichen.

Zu der Frage, wie die Daten jährlich angeliefert werden: Wir kriegen 8 Excel Dateien, also eine Datei pro System. Diese besitzen dann mehrere Arbeitsblätter mit den verschiedenen Unterteilungen der Rechte, wie oben erklärt.

Lg
Uni