PDF aus Excel erstellen ohne Druckerinstallation
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Öffne Excel und wähle das Tabellenblatt aus, das Du als PDF speichern möchtest.
- Gehe zu
Entwicklertools und klicke auf Visual Basic, um den VBA-Editor zu öffnen. (Falls die Entwicklertools nicht sichtbar sind, aktiviere sie über die Excel-Optionen.)
- Erstelle ein neues Modul, indem Du im Menü
Einfügen auf Modul klickst.
- Füge den folgenden VBA-Code ein:
Sub PDF_Print_Sheet()
Dim wks As Worksheet
Dim strPfad As String, strName As String
strPfad = "C:\Users\" & Environ("Username") & "\Desktop" ' Speicherort
' Überprüfen, ob das Verzeichnis existiert
If Dir(strPfad, vbDirectory) = "" Then
MsgBox "Das Verzeichnis """ & strPfad & """ gibt es nicht!", vbOKOnly, "PDF speichern"
Exit Sub
End If
strPfad = strPfad & "\"
For Each wks In ActiveWindow.SelectedSheets
strName = wks.Name & ".pdf" ' Dateiname
' Überprüfen, ob die Datei bereits existiert
If Dir(strPfad & strName) <> "" Then
Select Case MsgBox("Die Datei """ & strName & """ existiert bereits. Überschreiben?", vbYesNoCancel)
Case vbYes
' Überschreiben
Case vbNo
GoTo next_wks
Case vbCancel
Exit For
End Select
End If
wks.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=strPfad & strName, _
Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, _
IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=True
next_wks:
Next wks
End Sub
- Schließe den VBA-Editor und wechsle zurück zu Excel.
- Erstelle eine Schaltfläche über
Entwicklertools > Einfügen und weise das Makro PDF_Print_Sheet zu.
- Klicke auf die Schaltfläche, um die PDF-Datei zu erstellen.
Häufige Fehler und Lösungen
- Fehler 400: Dieser Fehler kann auftreten, wenn das Verzeichnis ungültig ist. Stelle sicher, dass der Pfad korrekt ist und dass das Verzeichnis existiert.
- PDF-Datei existiert bereits: Der Code fragt nach, ob die existierende Datei überschrieben werden soll. Dies kann angepasst werden, wenn Du eine andere Vorgehensweise bevorzugst.
- Excel als PDF speichern funktioniert nicht: Prüfe, ob Du die korrekte Excel-Version (ab Excel 2007) verwendest.
Alternative Methoden
- Du kannst auch die
Speichern unter Funktion nutzen, um die Datei als PDF zu speichern:
- Klicke auf
Datei > Speichern unter.
- Wähle den Dateityp
PDF aus.
- Verwende einen PDF-Drucker, wenn das direkte Speichern als PDF nicht funktioniert. Programme wie Adobe PDF oder PDFCreator können hilfreich sein.
Praktische Beispiele
Um die PDF-Datei aus einer Excel-Tabelle zu erstellen, kannst Du folgendes Beispiel verwenden:
Sub BeispielPDF()
Dim ws As Worksheet
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("DeineTabelle") ' Name des Tabellenblatts
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:="C:\Pfad\zu\deiner\Datei.pdf", Quality:=xlQualityStandard
End Sub
Ersetze DeineTabelle mit dem Namen des gewünschten Blatts und passe den Pfad entsprechend an.
Tipps für Profis
- Dynamische Speicherorte: Verwende
Environ("Username"), um den aktuellen Benutzerordner dynamisch zu erfassen.
- Fehlerbehandlung: Implementiere eine Fehlerbehandlung im Code, um unerwartete Probleme zu vermeiden.
- Schnellzugriff: Füge die Schaltfläche zum Schnellzugriffsmenü hinzu, um den Zugriff zu erleichtern.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie kann ich eine PDF aus Excel ohne installierten PDF-Drucker erstellen?
Ab Excel 2007 ist es möglich, PDFs direkt zu speichern, ohne einen PDF-Drucker zu benötigen. Nutze den VBA-Code, um dies automatisiert zu tun.
2. Kann ich aus Excel eine PDF-Datei erstellen, die auf jedem Computer funktioniert?
Ja, wenn der VBA-Code korrekt implementiert ist, sollte die PDF-Datei auf jedem PC ohne zusätzliche Software nutzbar sein, solange Excel installiert ist.
3. Was tun, wenn der Adobe PDF Drucker fehlt?
Falls der Adobe PDF Drucker fehlt, kannst Du alternative PDF-Drucker wie PDFCreator oder die integrierte Funktion in Excel verwenden, um PDFs zu erstellen.