Excel VBA: Hyperlink zur Datei aus Pfad

Forumthread: Excel VBA: Hyperlink zur Datei aus Pfad

07.05.2020 08:18:34

Pascal

Hallo liebes Forum,
ich habe vor kurzem eine Excel-Datei runtergeladen (auf Empfehlung eines Forummitglieds)
die mir zu einem bestimmten Schlagwort aus Spalte A einen Hyperlink zu einer PDF aus einem bestimmten Ordnerpfad auspuckt. (Das Schlagwort muss dann im Dateinamen vorhanden sein).
So kann ich dann z.B. in Spalte A 5 Kundennummern oder ähnliches kopieren und bekomme aus meinem Ordnerpfad X dann in Spalte B die Hyperlinks zur PDF-Datei angezeigt
Meine Frage wäre jetzt, ist in diesem Code programmiert das er die aktuellste Datei rausgibt?
Falls nicht, wie könnte man den Code so anpassen das er die aktuellste Datei verwendet im Falle von mehreren verfügbaren PDFs in diesem Ordnerpfad?
Datei mit VBA Code: https:\/\/www.herber.de/bbs/user/137331.xlsm
Danke für jede Hilfe,
Pascal

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Betreff

Datum

Anwender

AW: Excel VBA: Hyperlink zur Datei aus Pfad

08.05.2020 10:54:59

Luschi

AW: Excel VBA: Hyperlink zur Datei aus Pfad

08.05.2020 10:54:59

Luschi

Hallo Pascal,
- das Vba-Programm sammelt in einem Array alle pdf-Dateien eines bestimmten Verzeichnisses
- die im Dateinamen mit den (Schlag)Wort in Spalte 'A' beginnen
- davon wird die 1. gefundene Datei zurückgegeben
Beispiel:
- in A2 steht das Schlagwort 'apfel'
- im Verzeichnis hast Du 3 Dateien: Apfelernte.pdf, Apfelwein.pdf, Apfelessig.pdf
- alle 3 Dateien beginnen mit 'apfel' und werden im Array eingetragen
- aber nur ArrayWerte(0) wird verlinkt, da 1. gefundene Dat4ei
- welche Datei das aber ist, kann von PC zu PC unterschiedlich sein
- er erfolgt keine weitere Kontrolle hinsichtlich 'neueste Datei' etc.
- hast Du im Verzeichnis noch die Datei: 'Der schönste Apfelbaum Deutschlands.pdf'
- wird diese Datei nicht gefunden
- da sie nicht mit 'apfel' beginnt.
Gruß von Luschi
aus klein-Paris

Infobox / Tutorial

Hyperlink zu Dateien in Excel VBA erstellen

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Alternative Methoden
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FAQ: Häufige Fragen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffne deine Excel-Datei und drücke ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
Erstelle ein neues Modul:
- Klicke im Menü auf Einfügen und wähle Modul.

Füge den folgenden Code ein, um Hyperlinks zu den PDF-Dateien zu erstellen:

Sub ErstelleHyperlinks()
   Dim ws As Worksheet
   Dim suchwort As String
   Dim datei As String
   Dim pfad As String
   Dim dateien() As String
   Dim i As Long
   Dim j As Long

   Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Tabelle1") ' Passe den Tabellennamen an
   pfad = "C:\Pfad\Zu\Deinen\PDFs\" ' Ändere den Pfad zu deinem Ordner

   For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ' Beginne mit Zeile 2
       suchwort = ws.Cells(i, 1).Value
       dateien = Filter(Split(CreateObject("WScript.Shell").Exec("cmd /c dir """ & pfad & "*.pdf"" /b").StdOut.ReadAll, vbCrLf), suchwort)

       If UBound(dateien) >= 0 Then
           ' Hier wird nur die erste gefundene Datei verlinkt
           ws.Hyperlinks.Add Anchor:=ws.Cells(i, 2), Address:=pfad & dateien(0), TextToDisplay:=dateien(0)
       End If
   Next i
End Sub

Schließe den VBA-Editor und gehe zurück zu Excel.
Führe das Makro aus: Gehe zu Entwicklertools → Makros, wähle ErstelleHyperlinks und klicke auf Ausführen.

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler: "Datei nicht gefunden"
- Überprüfe, ob der Pfad korrekt ist und ob die Dateien tatsächlich existieren.
Fehler: Hyperlinks erscheinen nicht
- Stelle sicher, dass das Schlagwort in Spalte A auch im Dateinamen der PDF-Datei enthalten ist.
Fehler: VBA-Code läuft nicht
- Achte darauf, dass Makros in deiner Excel-Anwendung aktiviert sind. Gehe zu Datei → Optionen → Trust Center → Einstellungen für das Trust Center → Makroeinstellungen.

Alternative Methoden

Eine alternative Methode, um Hyperlinks in Excel zu erstellen, ist die Verwendung von Formeln. Anstatt VBA zu verwenden, kannst du die HYPERLINK-Funktion nutzen, um Links zu erstellen, wenn du die Dateinamen manuell oder automatisch in die Zellen eingibst.

=HYPERLINK("C:\Pfad\Zu\Deinen\PDFs\" & A2 & ".pdf", "Link zu " & A2)

Diese Methode ist jedoch weniger dynamisch, da sie manuelle Eingaben erfordert.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Hast du in Zelle A2 "apfel", die PDF-Dateien im Ordner heißen "Apfelernte.pdf", "Apfelwein.pdf", und "Apfelessig.pdf", wird der Hyperlink zu "Apfelernte.pdf" in Zelle B2 erstellt.
Beispiel 2: Bei der Eingabe von "kunde123" in A3 und mehreren PDFs, die mit "kunde123" beginnen, wird der erste gefundene Hyperlink in B3 angezeigt.

Tipps für Profis

Neueste Datei: Um stets die neueste PDF-Datei zu verlinken, müsstest du den Code anpassen. Ein Ansatz wäre, die Dateien nach Erstellungsdatum zu sortieren und die letzte Datei auszuwählen.
Debugging: Wenn der Code nicht wie erwartet funktioniert, füge Debug.Print-Anweisungen in deinen Code ein, um den Status zu überprüfen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich den Pfad zu meinen PDF-Dateien ändern? Du musst nur den Wert der Variable pfad im Code anpassen, um den richtigen Ordnerpfad anzugeben.

2. Funktioniert dieser Code in Excel 2016? Ja, der bereitgestellte VBA-Code ist mit Excel 2016 und neueren Versionen kompatibel. Achte darauf, dass du Makros aktiviert hast, um den Code auszuführen.

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