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Daten aus Access auslesen u. verwenden

Forumthread: Daten aus Access auslesen u. verwenden

Daten aus Access auslesen u. verwenden
05.01.2005 15:54:28
Toluma
Hallo,
stehe vor folgendem Problem.
Wir müssen für eine Hausaufgabe eine Excel Tabelle mit einer Access Datenbank verknüpfen. Es soll eine Auswahl in der Tabelle über ein Dropdown Menü erfolgen die dann den zugehörigen Datensatz in Datenbank ausliest und dann auf unsere Tabelle ausgibt.
Probleme sind
-Menü ist es möglich mit excel ein Dropdown Menü zu erstellen? Wie?
- Auslesen der Daten aus Datenbank? Wie ?
mit freundlichem Gruß
Toluma
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Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
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Anwender
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AW: Daten aus Access auslesen u. verwenden
05.01.2005 16:14:04
SAL
Vorab: wenn es möglich ist, die Access-Daten in Excel zu exportieren (z.B. weil es nicht so viele Datensätze sind, keine Memofelder drin sind und die Daten nicht mehr geändert werden), dann würd ich das an Eurer Stelle machen, es vereinfacht (bzw. ermöglicht) die gewünschte Weiterbehandlung in Excel.
zu Dropdown-Menü in Excel erstellen: Um ein Dropdown-Menü zu erstellen, sollte zuerst der Bereich, in dem die Liste mit den Auswahlmöglichkeiten steht, benannt werden. Dafür markiert man diesen Bereich (ohne Überschrift, also nur die Zellen in denen tatsächlich die Listenelemente stehen) und gibt ihm einen Namen, indem man in dem linken Feld der Bearbeitungsleiste - da steht normalerweise der Name der Zelle drin, auf der man sich gerade befindet - den Namen, den man verwenden möchte, eingibt. Dann markiert man die Zellen, in denen man nur Eingaben aus der Auswahlliste haben möchte und geht auf Daten - Gültigkeit, wählt für Zulassen "Liste" aus und schreibt für Quelle den Namen hin, den man dem Bereich vorher gegeben hat, mit Gleichheitszeichen direkt davor.
Um nun die dazugehörigen anderen Felder der Daten anzeigen zu lassen, arbeitet man in den nebenstehenden Zellen mit der Formel SVERWEIS (Beispiel: =sverweis(a2;Matrix;wievielte Spalte;falsch) wobei Matrix für den Bereich steht, in dem die exportierten Daten stehen, aber ohne Überschriften!
Leider weiß ich nicht, wie man in Excel "live" auf eine Access-Datenbank zugreift.
Gruß, SAL
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AW: Daten aus Access auslesen u. verwenden
05.01.2005 17:56:31
rupert
Hallo,
Also auf eine Access Datenbank "LIVE" zugreifen funkt bei mir so
Daten
externe Daten importieren
neue Abfrage erstellen
Microsoft Access Datenbank
gruss rupert
AW: Daten aus Access auslesen u. verwenden
05.01.2005 19:01:35
DieterB
Hallo rupert,
bei mir auch.
Was mich jetzt interessiert, wie kann ich per VBA die (in Excel)
importierten Daten formatieren,
dann (ohne Makros) unter dem gleichen Dateinamen,
mit angehängtem Tagesdatum, abspeichern?
Gruß
DieterB
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AW: Daten aus Access auslesen u. verwenden
05.01.2005 17:41:43
DieterB
Hallo,
ich hätte da vielleicht eine Idee.
Bis wann braucht ihr das?
AW: Daten aus Access auslesen u. verwenden
05.01.2005 19:59:11
DieterB
Wie rupert gepostet hat.
Auf diesem wege die Daten aus Access ziehen, dann in einem anderen Blatt
eine Drop-Down-Liste (Daten, Gültigkeit, Liste)
Und mit Sverweis die entsprechende Zeile auslesen und in das 2. Blatt übertragen.
Bei allem anderen müsste man den Suchbegriff aus Excle heraus an eine Access-Abfrage oder Tabelle übergeben, dann wieder aus Access auslesen.
Noch Fragen?
Gruß
DieterB
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Infobox / Tutorial

Daten aus Access in Excel auslesen und verwenden

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Dropdown-Menü in Excel erstellen:

    • Markiere den Bereich, in dem die Auswahlmöglichkeiten stehen (ohne Überschrift).
    • Benenne diesen Bereich über das Eingabefeld links oben in der Bearbeitungsleiste.
    • Gehe zu dem Zellbereich, in dem das Dropdown-Menü erscheinen soll.
    • Wähle Daten > Gültigkeit.
    • Wähle unter "Zulassen" die Option "Liste" und gib als Quelle den zuvor vergebenen Namen mit einem Gleichheitszeichen davor ein.

  2. Verbindung zur Access-Datenbank herstellen:

    • Gehe zu Daten > Externe Daten importieren > Neue Abfrage erstellen.
    • Wähle Microsoft Access Datenbank und folge dem Dialog, um die gewünschte Datenbank auszuwählen.

  3. Daten aus der Access-Datenbank abfragen:

    • Nutze die Funktion SVERWEIS, um die zugehörigen Daten auszulesen. Beispiel: 
      =SVERWEIS(A2;Matrix;Wievielte_Spalte;FALSCH)
    • Hierbei steht Matrix für den Bereich, in dem die importierten Daten stehen.

  4. Abfrage in Excel:

    • Wenn Du eine Abfrage in Access erstellen möchtest, kannst Du die entsprechenden SQL-Statements verwenden und diese in der Abfrage in Excel angeben.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Dropdown-Menü wird nicht angezeigt:

    • Überprüfe, ob die Zellen, in denen das Dropdown-Menü erscheinen soll, korrekt ausgewählt sind und dass die Gültigkeitseinstellungen richtig vorgenommen wurden.

  • Fehler: SVERWEIS liefert Fehlerwerte:

    • Stelle sicher, dass der Suchbegriff im ersten Argument der SVERWEIS-Funktion existiert und dass die Matrix ohne Überschriften definiert ist.

Alternative Methoden

  • Zugriff auf Access über VBA:

    • Du kannst auch ein VBA-Skript verwenden, um Daten aus Access zu importieren. Mit dem folgenden Code kannst Du beispielsweise Werte direkt aus einer Tabelle auslesen:

      Sub AccessDatenAuslesen()
Dim conn As Object
Set conn = CreateObject("ADODB.Connection")
conn.ConnectionString = "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=DeinDatenbank.pdb;"
conn.Open

' Beispiel für eine SQL-Abfrage
Dim rs As Object
Set rs = conn.Execute("SELECT * FROM DeineTabelle")

' Hier kannst Du die Daten verarbeiten
conn.Close
End Sub

  • Excel Abfrage erstellen:

    • Nutze die Excel-Funktion Power Query, um Daten aus Access zu importieren und zu transformieren, bevor du sie in Excel verwendest.

Praktische Beispiele

  • Beispiel für Dropdown mit Zugriff auf Access:

    • Erstelle ein Dropdown mit den Namen von Kunden aus Deiner Access-Datenbank und zeige die zugehörigen Adressen in den Zellen daneben an.

  • Beispiel für Access Teil eines Feldes auslesen:

    • Wenn Du nur einen Teil eines Feldes in Access benötigst, kannst Du dies direkt in der SQL-Abfrage angeben, beispielsweise mit der LEFT-Funktion.

Tipps für Profis

  • Optimierung der Datenabfragen:

    • Reduziere die Anzahl der zurückgegebenen Datensätze in Access, indem Du nur die benötigten Felder abfragst. Das verbessert die Performance.

  • Zugriff auf Access mit Mehrfachauswahl:

    • Wenn Du eine Access mehrfachauswahl benötigst, kannst Du dies durch bestimmte Formate in Access gestalten und die Auswahl dann in Excel verarbeiten.

FAQ: Häufige Fragen

1. Frage Wie kann ich in Excel ein Access-Suchfeld erstellen?

Antwort: Du kannst in Excel ein Suchfeld für Daten aus Access erstellen, indem Du ein Textfeld nutzt und den Suchbegriff mit einer Abfrage verknüpfst.

2. Frage Wie kann ich über VBA einen Wert aus einer Access-Tabelle auslesen?

Antwort: Nutze ADO in VBA, um eine Verbindung zu Access herzustellen und schreibe eine SQL-Abfrage, um den gewünschten Wert auszulesen.

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