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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Summe aus mehreren Dateien bilden

Summe aus mehreren Dateien bilden
25.01.2016 17:33:42
Gerd
Hallo Forum
Vielleicht kann mir ja jemand helfen.
Ich habe ein Ordner mit mehreren Excel-Dateien (13 Stück)
Sehen so aus:
1 Januar
2 Februar
…
…
…
12 Dezember
(ja mit Zahlen davor)
- Jede Datei sieht gleich aus (gleiche Formate – Zellen und und und)
- Ich habe in jeder Datei ein Tabellenblatt was „Insgesamt“ heißt, in diesen Blatt werden alle Summen aus den anderen Tabelllenblättern berechnet
- soweit so gut
Jetzt kommt meine 13. Excel-Datei
Dies ist noch einmal eine Gesamtübersicht der Summen
Jetzt Sieht meine Formel so aus, dass ich jede Datei einzeln ansprechen muss um die Summe zu bekommen.
Geht das auch einfacher und nicht mit einer so langen und unübersichtlichen Formel?
grüße Gerd
  • Formel:
    ='E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[1 Januar.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[2 Februar.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[3 März.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[4 April.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[5 Mai.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[6 Juni.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[7 Juli.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[8 August.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[9 September.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[10 Oktober.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[11 November.xls]Insgesamt'!$D$4+'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[12 Dezember.xls]Insgesamt'!$D$4

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    2
    Beiträge zum Forumthread
    Beiträge zu diesem Forumthread

    Betreff
    Datum
    Anwender
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    AW: Deine Datenstruktur hast Du festgelegt ...
    25.01.2016 18:47:40
    ...
    Hallo Gerd,
    ... wenn Du je Monat eine Datei führst, musst Du die Daten für die Jahresauswertung eben so zusammenführen.
    Ob die Monatsdaten nicht gleich nur in einer Datei zu sammeln gewesen wären, sei jetzt mal dahingestellt. Wenn Du Daten addieren willst, sieht die Formel dann so aus, wie Du sie dargestellt hast, wenn die Monatsdateien nicht (mehr) geöffnet sind.
    Du kannst ja überlegen, ob Du in einem Tabellenblatt Deiner 13.Datei zunächst die zu addierenden Werte aus den 12 Monatsdateien lediglich in 12 verschiedenen Spalten verknüpfst. Dann kannst Du diese mit einem einfachen SUMME()nformel zusammenfassen.
    Gruß Werner
    .. , - ...

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    AW: Deine Datenstruktur hast Du festgelegt ...
    26.01.2016 17:08:48
    Gerd
    hallo Werner
    danke für dein Tip
    werde mal schauen, was ich da machen kann
    grüße Gerd
    ;

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    Infobox / Tutorial

    Summe aus mehreren Excel-Dateien bilden


    Schritt-für-Schritt-Anleitung

    1. Datenstruktur überprüfen: Stelle sicher, dass alle Excel-Dateien im gleichen Format vorliegen und dass das Tabellenblatt „Insgesamt“ in jeder Datei vorhanden ist.

    2. Verknüpfungen erstellen:

      • Öffne eine neue Excel-Datei (z.B. „Jahresübersicht“).
      • Navigiere zu dem Tabellenblatt, wo die Gesamtsumme angezeigt werden soll.
      • Verwende die Formel =SUMME(Links zu den Zellen) um die Werte aus den anderen Dateien zu addieren. Beispiel:
        =SUMME('E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[1 Januar.xls]Insgesamt'!$D$4, 
             'E:\1___Dokumente\Einkaufslisten\Einkaufsliste 2016\[2 Februar.xls]Insgesamt'!$D$4, 
             ... )
      • Um die Formel übersichtlicher zu gestalten, kannst Du die Werte in verschiedenen Zellen verknüpfen und dann die SUMME()-Funktion verwenden.
    3. Speichern: Vergiss nicht, Deine Datei zu speichern, um die Verknüpfungen zu sichern.


    Häufige Fehler und Lösungen

    • Fehler: #BEZUG!: Dieser Fehler tritt auf, wenn eine verknüpfte Datei nicht geöffnet ist. Stelle sicher, dass alle Excel-Dateien geöffnet sind oder dass der Pfad korrekt ist.

    • Lösung: Überprüfe den Pfad in der Formel und öffne die benötigten Dateien, um die Summen korrekt anzeigen zu können.

    • Fehler: Formeln werden nicht aktualisiert: Manchmal kann es vorkommen, dass die Excel-Datei die Werte nicht automatisch aktualisiert.

    • Lösung: Drücke F9, um die Berechnungen manuell zu aktualisieren.


    Alternative Methoden

    • Power Query: Wenn Du Microsoft Excel 2016 oder neuer verwendest, kannst Du Power Query nutzen, um Daten aus mehreren Excel-Dateien zu importieren und zu aggregieren.

      • Gehe zu „Daten“ > „Daten abrufen“ > „Aus Datei“ > „Aus Ordner“ und wähle den Ordner mit Deinen Excel-Dateien aus.
    • Konsolidierungsfunktion: Nutze die Konsolidierungsfunktion in Excel, um Daten aus mehreren Tabellenblättern zu summieren. Gehe zu „Daten“ > „Konsolidieren“.


    Praktische Beispiele

    Angenommen, Du hast 12 Excel-Dateien für jeden Monat. Die Struktur könnte wie folgt aussehen:

    • Januar: ='E:\Pfad\[1 Januar.xls]Insgesamt'!$D$4
    • Februar: ='E:\Pfad\[2 Februar.xls]Insgesamt'!$D$4
    • ...
    • Dezember: ='E:\Pfad\[12 Dezember.xls]Insgesamt'!$D$4

    Die gesamte Summe könntest Du dann mit der Formel =SUMME(...) wie oben beschrieben berechnen.


    Tipps für Profis

    • Verwende Benannte Bereiche: Um die Formeln übersichtlicher zu gestalten, kannst Du benannte Bereiche in Excel einrichten, die den Zellbereichen in Deinen verschiedenen Dateien zugeordnet sind.

    • Verwende die Funktion INDIREKT: Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Du dynamisch auf verschiedene Zellen oder Bereiche zugreifen möchtest, abhängig von anderen Zellen.

    • Regelmäßige Sicherung: Achte darauf, regelmäßig Sicherungskopien Deiner Excel-Dateien zu erstellen, damit Du bei Fehlern schnell zurückkehren kannst.


    FAQ: Häufige Fragen

    1. Kann ich die Summe aus mehreren Excel-Dateien berechnen, ohne die Dateien zu öffnen? Ja, das ist möglich, indem Du die vollständigen Dateipfade in Deine Formeln eingibst, aber die Dateien müssen verfügbar sein.

    2. Wie kann ich eine Einkaufsliste in Excel erstellen? Erstelle eine neue Excel-Datei und liste die Artikel in einer Spalte auf. Du kannst die SUMME-Funktion nutzen, um Gesamtpreise zu berechnen, wenn Du Preise hinzufügst.

    3. Gibt es eine Möglichkeit, die Daten automatisch zu aktualisieren? Ja, Du kannst Excel so einstellen, dass es die Daten beim Öffnen der Datei automatisch aktualisiert. Gehe zu „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“ und aktiviere die automatische Aktualisierung.

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