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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Dropdown mit Daten aus verschiedenen Tabellen

Dropdown mit Daten aus verschiedenen Tabellen
07.03.2007 15:38:00
Didi
Hallo Ihr Profis,
ich bräuchte dringend einen Tip zu einem Excelproblem. Ich versuche einem Freund mit seinen Daten zu helfen, komme aber nicht richtig weiter (kann man natürlich nicht zugeben ;-)) )
Er hat verschiedene Produkte (Brot, Kuchen, etc.) mit den Preisen auf verschiedenen Tabellenblättern in einer Exceldatei. Zu jedem Produkt gibt es verschiedene Preise.
Ich versuche jetzt eine "Abfrage" der Daten über Dropdowns zu erstellen, ich weiß aber nicht, wie ich damit umgehen soll, dass die Daten für die Dropdowns in verschiedenen Tabellenblättern sind. Eine Änderung der Datenstruktur geht nicht wirklich, da er tagelang seine Daten abgetippt hat.
Die Hauptkategorien (Brot, Brötchen,...) habe ich in einer eigenen Liste auf die ein erstes Dropdown zugreift (funktioniert schon :-)
Die Unterkategorien (Mischbrot,Roggenbrot,...) sollen dann auf dem entsprechenden Tabellenblatt (z.B. Brot) in Spalte A gesucht werden und in einem 2. Dropdown im Tabellenblatt "Auswertung" angezeigt werden.
Ein 3. Dropdown soll dann in Spalte B auf dem entsprechenden Tabellenblatt (z.B. Brot) schauen und die unterschiedlichen Größen der Brote (500g, 1000g,...) anbieten. Die Anzahl schwankt natürlich.
Ich weiß keinen Rat, wie ich Excel erklären soll, dass das Tabellenblatt mit der Auswahl im ersten Dropdown zusammenhängt, da ich kein VBA kann. Kann man den Blattnamen irgendwie in die Abfrage einbauen, denn wenn das richtige Tabellenblatt über das Dropdown1 ausgewählt ist, ist die Lage schon viel einfacher.
Könnte man eine Referenztabelle anfertigen, auf der Excel dann das richtige Tabellenblatt nachschlagen kann? z.B Brot und Brötchen befinden sich auf blatt2, Kuchen und Torten auf Blatt4 und so weiter?
Es wäre super wenn mir jemand von Euch einen Tip geben könnte wie man das Problem löst.
Ich habe eine vereinfachte Beispieldatei hochgeladen, die das Problem vielleicht besser beschreibt.
https://www.herber.de/bbs/user/40925.xls
Gruß Didi
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7
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Dropdown mit Daten aus verschiedenen Tabellen
07.03.2007 16:01:53
Beate
Hallo Didi,
wenn die Listen in anderen Tabellenblättern hinterlegt sind, musst du Namen für sie definieren.
Hier eine Beschreibung:
https://www.herber.de/xlfaq/workshop/intern/ intern.html
Gruß,
Beate
AW: Dropdown mit Daten aus verschiedenen Tabellen
07.03.2007 16:19:00
Didi
Hallo Beate,
ich habe jede Menge verschieden Produktkategorien (ca. 100) und jeweils bis zu 3 Unterkategorien. Gibt es keinen einfacheren Weg, als einige hundert Namen zu definieren?
Wenn ich Deinen Weg wähle, wie kann ich dann den ausgewählten Bereich in meinem "Auswertungstabellenblatt" anzeigen lassen?
Gruß Didi
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AW: Dropdown mit Daten aus verschiedenen Tabellen
07.03.2007 17:02:37
Beate
Hallo Didi,
die Beispieldatei hat für den Zweck eine ungünstige Struktur. Ich würde die Möglichkeiten auf einem Blatt separat für die Listen erfassen und es dann per Gültigkeitsdropdown regeln.
Eine Beispieldatei (von Nonet) anbei: https://www.herber.de/bbs/user/40930.xls
Gruß,
Beate
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Vielen Dank - aber wie funktioniert INDIREKT
07.03.2007 17:33:00
Didi
Hallo Beate,
erstmal vielen Dank für Deine Antwort. Das File macht genau das was es soll. Ich habe mir die Gültigkeiten angesehen, habe sie aber nicht verstanden. Du hast für alle folgenden Dropdowns INDIREKT benutzt.
Ich raffe irgendwie nicht, was da passiert. Woher weiß das Dropdown wo es nach den Daten suchen soll?
Ich bin schon total verwirrt.
Gruß Didi
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abhängiges Dropdown mit INDIREKT und Namen
07.03.2007 17:42:00
Beate
Hallo Didi,
in dieser Beispieldatei läuft alles über Namensdefinitionen. Da musst du mal hinschauen.
Wird also in G2 "Hardware" ausgewählt und in H2 bezieht sich die Liste auf =INDIREKT($G$2) wird dir dort die Liste mit dem Namen "Hardware" zur Auswahl gestellt. Und so weiter im nächsten Gültigkeitsdropdown:
 ABCDEFGHI
1Feld 1 :Typ    Feld 1Feld 2Feld 3
2 Hardware    Hardware  
3 Software       
4         
5Feld 2 :Hardware       
6 MäuseLogitech WheelmouseMS IntellimouseGenius Maus    
7 DruckerHP970Epson LQCanon Feld 3 :  
8 ScannerKonicaUmaxHP Scanner    
9         
10         
11         
12         
13         
14         
15Feld 2 :Software       
16 MicrosoftMS OfficeMS WindowsMS Visual Basic    
17 AdobeAdobe AcrobatAdobe PremiereAdobe InDesign Feld 3 :  
18 AnderePaint Shop ProAudiograbberNero    

Datengültigkeit der Tabelle
ZelleZulassenDatenEingabe 1Eingabe 2
G2Liste =Typ 
H2Liste =INDIREKT($G$2) 
I2Liste =INDIREKT($H$2) 
Namen in Formeln
ZelleNameBezieht sich auf
G2Typ=Tabelle1!$B$2:$B$3
Namen verstehen

Gruß,
Beate
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Namensdefinition für Faule
07.03.2007 17:58:00
Beate
Nachtrag:
Du möchtest dir ja das Definieren unzähliger Namen ersparen; aber um die Auflistung selbst kommst du nicht rum; hier ist ein schneller Weg beschrieben zur Namensdefinition:
Guckst Du: Namen für Faule
Gruß,
Beate
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Namensdefinition für Faule
07.03.2007 17:58:00
Beate
Nachtrag:
Du möchtest dir ja das Definieren unzähliger Namen ersparen; aber um die Auflistung selbst kommst du nicht rum; hier ist ein schneller Weg beschrieben zur Namensdefinition:
Guckst Du: Namen für Faule
Gruß,
Beate
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Infobox / Tutorial

Dropdown mit Daten aus verschiedenen Tabellen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Erstelle die Hauptkategorien:

    • Lege eine Liste der Hauptkategorien (z.B. Brot, Brötchen) in einem Tabellenblatt an.
    • Diese Liste wird als Quelle für das erste Dropdown verwendet.
  2. Definiere Namen für Unterkategorien:

    • Gehe zu jedem Tabellenblatt, das deine Unterkategorien enthält.
    • Wähle den Bereich aus, der die Unterkategorien enthält, und definiere einen Namen über das Menü „Formeln“ > „Namensmanager“.
    • Beispiel: Wenn du die Unterkategorien für Brot in Spalte A hast, nenne den Bereich „Brot“.
  3. Erstelle das erste Dropdown:

    • Wähle die Zelle aus, in der das erste Dropdown erscheinen soll (z.B. Zelle G2).
    • Gehe zu „Daten“ > „Datenüberprüfung“.
    • Wähle „Liste“ und gib als Quelle die Liste der Hauptkategorien ein.
  4. Erstelle das zweite Dropdown mit INDIREKT:

    • Wähle die Zelle für das zweite Dropdown (z.B. Zelle H2).
    • Wiederhole „Datenüberprüfung“, wähle „Liste“ und gib ein:
      =INDIREKT(G2)
    • Damit wird für das zweite Dropdown die Liste entsprechend der Auswahl im ersten Dropdown angezeigt.
  5. Erstelle das dritte Dropdown:

    • Wähle die Zelle für das dritte Dropdown (z.B. Zelle I2).
    • Nutze erneut „Datenüberprüfung“ und gib als Quelle ein:
      =INDIREKT(H2)
    • Das dritte Dropdown zeigt die Größen der Produkte an, basierend auf der vorherigen Auswahl.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Dropdown zeigt keine Werte an:

    • Überprüfe, ob die Namen korrekt definiert sind und ob sie keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten.
  • INDIREKT gibt Fehler aus:

    • Stelle sicher, dass die Zelle, auf die verwiesen wird (G2 oder H2), tatsächlich einen gültigen Namen enthält.
  • Dropdown funktioniert nicht in Excel 2007:

    • Achte darauf, dass die Funktionalitäten der Datenüberprüfung in dieser Version unterstützt werden.

Alternative Methoden

  • Verwendung von Formeln:

    • Du kannst auch Formeln verwenden, um die Dropdown-Listen dynamisch zu erstellen. Zum Beispiel könnte die Verwendung von OFFSET in Kombination mit COUNTA hilfreich sein, um die Listenlänge zu bestimmen.
  • VBA zur Automatisierung:

    • Wenn Du mit VBA vertraut bist, kannst Du Skripte schreiben, um Dropdown-Listen automatisch zu generieren und zu aktualisieren.

Praktische Beispiele

  • Beispiel für die Hauptkategorien: A
    Brot
    Brötchen
    Kuchen
  • Beispiel für Unterkategorien in einem anderen Tabellenblatt: A B
    Mischbrot 500g
    Roggenbrot 1000g

Mit diesen Daten kannst Du die oben genannten Schritte befolgen, um Dropdown-Listen zu erstellen.


Tipps für Profis

  • Verwende die Funktion „Datenliste“:

    • Du kannst eine „Excel Datenliste“ verwenden, um mehr Dynamik in deine Dropdown-Listen zu bringen.
  • Dropdown mit Suchfunktion:

    • In neueren Excel-Versionen kannst Du die „Dropdown Excel mit Suchfunktion“ nutzen, um das Auswählen zu erleichtern.
  • Verwende bedingte Formatierung:

    • Damit kannst Du die Auswahl visuell hervorheben, was die Benutzerfreundlichkeit verbessert.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich Dropdowns aus mehreren Tabellen erstellen? Du kannst verschiedene Tabellenblätter benennen und mit der Funktion INDIREKT darauf zugreifen, um die Dropdowns dynamisch zu gestalten.

2. Warum funktioniert die Datenüberprüfung nicht? Überprüfe, ob die Datenquelle korrekt definiert ist und ob es keine Leerzeichen oder Tippfehler in den Namen gibt.

3. Kann ich die Dropdowns in Excel 2007 erstellen? Ja, die beschriebenen Schritte funktionieren auch in Excel 2007, solange die Funktionen unterstützt werden.

4. Gibt es eine Möglichkeit, Dropdowns mit einer Suchfunktion zu kombinieren? Ja, in neueren Excel-Versionen kannst Du „Dropdown Excel mit Suchfunktion“ verwenden, um die Auswahl zu erleichtern.

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