Excel mit PDF Verknüpfen

Forumthread: Excel mit PDF Verknüpfen

22.05.2015 11:27:40

Niclas

Hallo,
ich habe folgendes Problem: Ich bin dabei, eine Exceltabelle zu erstellen, in denen Artikel gesucht werden können. In einer Spalte steht der Klartext, zum Artikel.
Da aber links noch sortiert werden kann -Material, Größe etc.- verändern sich immer die Werte in der Spalte.
Kann man sich das vorstellen, oder sollte ich einen Screenshot machen?
Die Formel für den Klartext sieht so aus: =WENN($D4"";SVERWEIS($D4;Handschuhdaten!$I:$AS;SPALTE(Klartext)-8;0);"")
Wie muss diese ergänzen, um dort ein PDF zu hinterlegen, was den Klartext als blauen Hyperlink darstellt?
Muss sich das PDF bzw. der Bezug in meiner Exceltabelle befinden, oder können die PDF's auch auf dem Desktop liegen?

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Datum

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AW: Excel mit PDF Verknüpfen

24.05.2015 08:57:05

fcs

AW: Excel mit PDF Verknüpfen

24.05.2015 08:57:05

fcs

Hallo Niclas,
die Formel muss etwa wie folgt aussehen:

=WENN($D4"";HYPERLINK(Verzeichnis &
SVERWEIS($D4;Handschuhdaten!$I:$AS;SPALTE(PDF_Datei)-8;0);
SVERWEIS($D4;Handschuhdaten!$I:$AS;SPALTE(Klartext)-8;0));"")

"Verzeichnis" ist in der Formel der Name der Zelle in der das Verzeichnis eingetragen ist z.B.: C:\Users\Public\Test\ArtikelPDF\
"PDF_Datei" ist in der Formel der Name der Spalte/Zelle in der die Dateinamen der PDF-Dateien zu den Artikeln eingetragen sind; z.B.: A10001.PDF
Die Zellen mit den Hyperlink-Formeln muss du dann entsprechend formatieren (Formatvorlage "Hyperlink" oder blau und unterstrichen).
Die PDF-Dateien zu den Artikeln solltest du nicht auf dem Desktop ablegen, sondern in einem anderen Ordner/Verzeichnis. Es macht keinen Sinn, den Desktop mit Unmengen von Datendaten zu überfrachten.
Wenn du eine Datei hier hochladen möchtest, um deine Fragen verständlicher zu machen, dann lade eine auf das Wesentliche reduzierte Excel-Datei hoch mit Beispieldaten (ggf. vertrauliche Daten anonymisiert oder gelöscht) und dem Stand deiner eigenen Bemühungen. An einer Grafik kann man nämlich sehr schlecht Excel-Probleme lösen und testen.
Gruß
Franz

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um eine Excel-Zelle mit einer PDF-Datei zu verknüpfen, kannst du die folgende Methode verwenden:

Öffne deine Excel-Datei und gehe zu der Zelle, in der du den Hyperlink zur PDF-Datei einfügen möchtest.

Verwende die HYPERLINK-Funktion. Deine Formel könnte wie folgt aussehen:

=WENN($D4<>"";HYPERLINK(Verzeichnis&SVERWEIS($D4;Handschuhdaten!$I:$AS;SPALTE(PDF_Datei)-8;0);SVERWEIS($D4;Handschuhdaten!$I:$AS;SPALTE(Klartext)-8;0));"")

Definiere das Verzeichnis: Ersetze Verzeichnis durch den tatsächlichen Pfad, in dem deine PDF-Dateien gespeichert sind, z.B. C:\Users\Public\Test\ArtikelPDF\.
Definiere PDF_Datei: Diese sollte die Zelle oder Spalte sein, in der der Dateiname der PDF-Datei steht.
Formatierung: Stelle sicher, dass die Zelle die Formatvorlage „Hyperlink“ hat, um den Link in blauer Schrift und unterstrichen darzustellen.

Wenn du die PDF-Dateien auf deinem Desktop hast, wird empfohlen, sie in einen spezifischen Ordner zu verschieben, um deine Arbeitsumgebung übersichtlich zu halten.

Häufige Fehler und Lösungen

Hyperlink funktioniert nicht: Überprüfe, ob der Pfad zur PDF-Datei korrekt ist. Stelle sicher, dass die PDF-Datei im angegebenen Verzeichnis vorhanden ist.
Excel Hyperlink in PDF funktioniert nicht: Wenn du versuchst, einen Link zu einer PDF-Datei einzufügen, der nicht funktioniert, stelle sicher, dass du die korrekte Syntax verwendest und die Datei nicht verschoben wurde.
Formel gibt Fehler aus: Achte darauf, dass alle Referenzen in der Formel korrekt sind und keine Zelle leer ist, wenn sie nicht sein sollte.

Alternative Methoden

Drag-and-Drop: Du kannst eine PDF-Datei direkt in eine Excel-Zelle ziehen. Excel wird automatisch einen Link zu dieser Datei erstellen.
Symbol einfügen: Du kannst auch ein Symbol oder Bild in Excel einfügen und es mit der PDF verlinken. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Bild, wähle „Link einfügen“ und gib den Pfad zur PDF-Datei ein.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Angenommen, du hast eine PDF-Datei mit dem Namen Artikel1.pdf im Verzeichnis C:\Users\Public\Test\ArtikelPDF\, dann könnte deine Formel so aussehen:
```
=WENN($D4<>"";HYPERLINK("C:\Users\Public\Test\ArtikelPDF\Artikel1.pdf";"Artikel 1");"")
```
Beispiel 2: Du kannst eine Excel-Tabelle mit mehreren Artikeln erstellen, die jeweils auf ihre zugehörigen PDFs verweisen:
```
=HYPERLINK("C:\Users\Public\Test\ArtikelPDF\"&A1&".pdf";"Link zu "&A1)
```
Hierbei steht A1 für die Zelle, die den Artikelnamen enthält.

Tipps für Profis

Organisiere deine PDF-Dateien: Halte deine PDF-Dokumente in klar strukturierten Ordnern, um die Verknüpfungen in Excel einfacher zu verwalten.
Verwende relative Pfade: Wenn du die Excel-Datei und die PDF-Dokumente gemeinsam bewegst, kann es sinnvoll sein, relative Pfade anstelle absoluter zu verwenden.
Excel als PDF exportieren: Wenn du deine Excel-Tabelle als PDF speichern möchtest, kannst du die Funktion „Speichern unter“ verwenden und das Format auf PDF einstellen.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich eine PDF-Datei in Excel hinterlegen?
Du kannst eine PDF-Datei in Excel verlinken, indem du die HYPERLINK-Funktion verwendest oder die Datei in eine Zelle ziehst.

2. Funktioniert das Verknüpfen von PDF-Dateien in allen Excel-Versionen?
Ja, die HYPERLINK-Funktion ist in den meisten modernen Excel-Versionen verfügbar. Achte darauf, dass du eine Version verwendest, die die Funktion unterstützt.

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