Datenüberprüfung aus einer anderen Datei in Excel
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um ein Dropdown-Menü in Excel zu erstellen, das auf einer Liste aus einer anderen Datei basiert, folge diesen Schritten:
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Öffne beide Excel-Dateien: Die Datei, in der du das Dropdown-Menü erstellen möchtest (Datei 1) und die Datei mit der Liste (Datei 2).
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Definiere den Bereich in Datei 2: Markiere die Zellen, die deine Liste enthalten, und weise ihnen einen Namen zu. Gehe dazu auf das Menü "Formeln" und wähle "Namensmanager". Klicke auf "Neu" und gib einen Namen wie "Auswahl.Namen" ein.
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Erstelle die Dropdown-Liste in Datei 1:
- Wähle die Zelle aus, in der das Dropdown-Menü erscheinen soll.
- Gehe zu „Daten” und wähle „Datenüberprüfung”.
- Wähle im Feld „Zulassen” die Option „Liste” aus.
- Gebe im Feld „Quelle” folgendes ein:
='[Datei2.xlsx]Blatt1'!Auswahl.Namen. Stelle sicher, dass der Pfad zur Datei korrekt ist.
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Testen: Überprüfe, ob das Dropdown-Menü korrekt funktioniert, indem du auf die Zelle klickst.
Häufige Fehler und Lösungen
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Fehler: #NV bei leeren Zellen: Wenn du eine Array-Formel verwendest, können leere Zellen zu Fehlermeldungen führen. Stelle sicher, dass du den Bereich ausreichend groß anlegst oder verwende einen direkten Zellenbezug.
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Fehler: Dropdown funktioniert nicht: Überprüfe, ob die Datei 2 geöffnet ist. Wenn Excel die Datei nicht finden kann, wird das Dropdown nicht funktionieren.
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Fehler: Daten nicht aktualisiert: Wenn du die Liste in Datei 2 erweiterst, musst du sicherstellen, dass der benannte Bereich in Datei 2 entsprechend angepasst wird.
Alternative Methoden
Wenn du keine Array-Formeln verwenden möchtest oder eine VBA-löse Lösung suchst, kannst du die Daten auch über die Funktion „Externe Daten abrufen” importieren:
- Gehe zu „Daten” > „Externe Daten abrufen”.
- Wähle „Aus anderen Quellen” und dann „Von Microsoft Query”.
- Wähle die Excel-Datei und die Tabelle, aus der du die Daten importieren möchtest.
- Schließe den Import ab und benutze die importierten Daten für deine Dropdown-Liste.
Praktische Beispiele
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Beispiel 1: Du hast eine Liste von Produkten in Datei 2 und möchtest in Datei 1 ein Dropdown-Menü erstellen, um Produkte auszuwählen. Verwende die oben genannten Schritte, um die Liste zu importieren.
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Beispiel 2: Eine Pickliste für Mitarbeiter, die in Datei 2 gepflegt wird. Du kannst die Liste in Datei 1 mit dem Namen "Mitarbeiter" verknüpfen und so sicherstellen, dass immer die aktuelle Liste verfügbar ist.
Tipps für Profis
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Automatische Erweiterung der Dropdown-Liste: Wenn du häufig Daten hinzufügst, stelle sicher, dass der benannte Bereich in Datei 2 dynamisch ist. Nutze die Funktion „Tabelle” (STRG + T), um die Liste automatisch zu erweitern, wenn neue Daten hinzugefügt werden.
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Verweise auf andere Mappen: Verwende relative Pfadangaben, wenn du mit mehreren Benutzern arbeitest, um sicherzustellen, dass die Verlinkungen auch bei unterschiedlichen Speicherorten funktionieren.
FAQ: Häufige Fragen
1. Kann ich ein Dropdown-Menü aus mehreren Dateien erstellen?
Ja, du kannst mehrere Dropdown-Listen aus verschiedenen Dateien kombinieren, indem du die Namen der Bereiche in der Datenüberprüfung kombinierst.
2. Wie kann ich die Dropdown-Liste anpassen, wenn sich die Quelle ändert?
Du musst den benannten Bereich in Datei 2 aktualisieren und sicherstellen, dass die Quelle in der Datenüberprüfung in Datei 1 aktualisiert wird.
3. Funktioniert das auch in Excel 365?
Ja, die beschriebenen Methoden funktionieren auch in Excel 365, und du hast zusätzlich die Möglichkeit, mit dynamischen Arrays zu arbeiten, um die Dropdown-Listen einfacher zu verwalten.