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Forumthread: Sverweis auf geschlossene Datei

Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 12:30:13
Dana
Hallo zusammen,
ich habe eine Excel-Datei, die sich per sverweis daten aus einer anderen Datei zieht. Diese ist geschlossen, da sie nicht mehr aktiv genutzt wird.
Die Dateien sind fast identisch, der Sverweis wird in einer gesamten Spalte berechnet und die Matrix bezieht sich ebenfalls auf komplette Spalten. (Ich hatte hier erst einen festen Bezug, dann aber auf die gesamte Spalte erweitert, in der Hoffnung mein Problem damit lösen zu können.)
Nun mein Problem: Die Werte werden erst ab Zeile 60 ausgegeben, wenn die Ursprungsdatei geschlossen ist. Die komplette Spalte ist gleich formatiert, die Formel ist identisch. Wenn die Ursprungsdatei geöffnet ist, werden alle Werte korrekt angezeigt, sobald sie geschlossen ist und ich die Werte aktualisiere, erhalte ich bis Zeile 59 #Wert angezeigt.
Woran kann das liegen? Ich bin ratlos...
Vielen Dank
Dana

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7
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 12:39:21
EtoPHG
Hallo Dana,
Ohne die Dateien zu sehen, ist das reines Rumraten.
Allerdings stellt sich mir, nach deinem Zitat: Diese ist geschlossen, da sie nicht mehr aktiv genutzt wird., die Frage:
Warum brauchst du diesen SVERWEIS auf die Datei noch?
Wäre es nicht einfacher und schneller die Spalte aus der Ursprungsprungsdatei in deine Datei (z.B. in ein verstecktes Blatt) als Werte in deine Mappe/Blatt zu kopieren und anschliessend die SVERWEIS-Formeln auf diese Matrix zu beziehen. Damit kannst du die 'Ursprungsdatei' wirklich vergessen und deine Mappe läuft schneller und stabiler.
Gruess Hansueli

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AW: Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 12:48:04
Dana
Hallo Hansueli,
ich denke mein Arbeitgeber wäre nicht erfreut, wenn ich die besagte Datei veröffentlichen würde. Die Daten sind etwas empfindlich.
Ich tracke damit meine monatlichen Abrechnungen. Die Ursprungsdatei enthält Projektdaten aus der Vergangenheit, die zu den aktuellen Daten hinzugefügt werden müssen. Es werden noch weitere Daten daraus gezogen, dabei gibt es jedoch keine Probleme. Ich könnte die Spalte "Vormonate" natürlich fest schreiben. Das erklärt aber noch nicht, warum die Berechnung nicht durchgehend läuft. Ich würde das Problem eben auch gern verstehen.
Lieben Dank
Dana

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AW: Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 13:01:25
ralf_b
wie sicher bist du das in der Quellspalte alle Werte vom gleichen Typ sind? Sind es Formelergebnisse?

AW: Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 13:03:14
Dana
Hallo Ralf,
ja es sind Formelergebnisse, sie haben alle das gleiche Format.
Grüße
Dana

AW: sind zusätzliche Funktionen im Einsatz? ...
30.03.2021 13:59:35
neopa
Hallo Dana,
... Funktionen wie z.B. ZÄHLENWENN/S() oder SUMMEWENN/S() bedürfen zwingend, dass bei Bezug auf anderer Dateien die Quelldateien geöffnet sind. Ersatzweise könntest Du jedoch für diese SUMMENPRODUKT() einsetzen.
Gruß Werner
.. , - ...

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AW: Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 14:03:49
ralf_b
Sollten in der Quelle die Daten ok sein, dann liegt der Fehler evtl. im Zielbereich.
Die Ursacheneingrenzung mußt du schon selbst betreiben.

AW: Sverweis auf geschlossene Datei
30.03.2021 21:00:39
Günther
MoinDana,
ich würde es einmal mit dem PQ-Verweis (eigene Wortschöpfung) versuchen.
 
Gruß
Günther  |  mein Excel-Blog
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Infobox / Tutorial

Sverweis auf geschlossene Datei – Lösungen und Tipps


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um einen SVERWEIS auf eine geschlossene Datei korrekt durchzuführen, kannst du folgende Schritte befolgen:

  1. Dateipfade überprüfen: Stelle sicher, dass der Pfad zur geschlossenen Datei korrekt ist.

  2. Formel erstellen: Verwende die folgende allgemeine Syntax für den SVERWEIS:

    =SVERWEIS(Suchkriterium; '[Dateiname.xlsx]Blattname'!Bereich; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])
  3. Datenformat prüfen: Achte darauf, dass die Daten in der Quell- und Zielspalte im gleichen Format vorliegen (z.B. Zahlen, Text).

  4. Matrixbezug: Wenn du eine SVERWEIS-Matrix aus einer anderen Datei verwendest, stelle sicher, dass du den gesamten Bereich korrekt angibst.


Häufige Fehler und Lösungen

  • #WERT!-Fehler: Dieser Fehler tritt häufig auf, wenn die Ursprungsdatei geschlossen ist und der SVERWEIS nicht korrekt ausgeführt werden kann. Überprüfe, ob die Daten in der Quellspalte alle vom gleichen Typ sind.

  • Daten nicht vollständig: Wenn Werte nur teilweise angezeigt werden (z.B. ab Zeile 60), kann es an einem falschen Bezug oder an inkonsistenten Datenformaten liegen.

  • Zusätzliche Funktionen: Funktionen wie ZÄHLENWENN oder SUMMEWENN benötigen, dass die Quelldateien geöffnet sind. Nutze stattdessen SUMMENPRODUKT für eine stabilere Lösung.


Alternative Methoden

Falls du Schwierigkeiten mit dem SVERWEIS auf andere Dateien hast, gibt es alternative Methoden:

  • Kopieren und Einfügen: Kopiere die benötigten Daten in ein verstecktes Blatt deiner Arbeitsmappe und führe die SVERWEIS-Formeln darauf aus.

  • PQ-Verweis: Nutze Power Query (PQ) für eine dynamische Datenverknüpfung. Dies kann dir helfen, die Daten auch aus einer geschlossenen Datei zu beziehen, ohne die Quelle öffnen zu müssen.


Praktische Beispiele

  1. SVERWEIS auf geschlossene Datei:

    =SVERWEIS(A1; '[ProjektDaten.xlsx]Tabelle1'!$A$1:$C$100; 2; FALSCH)
  2. Dynamischer Verweis: Wenn du Daten regelmäßig aktualisieren musst, kannst du die Formel dynamisch gestalten, indem du den Dateinamen als Variable definierst.


Tipps für Profis

  • Verwendung von Named Ranges: Definiere benannte Bereiche in deiner Ursprungsdatei, um den SVERWEIS zu vereinfachen und die Lesbarkeit zu erhöhen.

  • Fehlerbehandlung: Nutze die WENNFEHLER-Funktion, um die Handhabung von Fehlern zu verbessern:

    =WENNFEHLER(SVERWEIS(...); "Wert nicht gefunden")
  • Regelmäßige Überprüfungen: Stelle sicher, dass die Datenquellen regelmäßig überprüft werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden.


FAQ: Häufige Fragen

1. Warum wird der SVERWEIS fehlerhaft, wenn die Datei geschlossen ist? Der SVERWEIS benötigt Zugriff auf die Quelldaten, um die richtigen Werte abzurufen. Bei einer geschlossenen Datei können Inkonsistenzen oder falsche Formate zu Fehlern führen.

2. Gibt es eine Möglichkeit, SVERWEIS ohne Öffnen der Datei zu verwenden? Ja, du kannst Power Query verwenden, um Daten aus einer geschlossenen Datei dynamisch abzurufen. Dies kann helfen, die Leistung zu verbessern und die Notwendigkeit zu reduzieren, die Datei zu öffnen.

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