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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten

Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 18:15:59
FrauSausS
Hallo,

ich bin Lehrerin und würde die Fehlzeiten meiner Schüler gerne in Excel erfassen, um am Jahresende das "Fehlzeiten zählen" zu erleichtern.

Ich habe die Beispieldatei: https://www.herber.de/bbs/user/172253.xlsx gebastelt.
Es gibt eine Übersichtsseite, auf der die Fehlzeiten summiert erscheinen sollen, und jeweils ein Tabellenblatt für jeden Monat (ok - im Moment nur August, der Rest folgt, wenn ich das nachfolgende Problem gelöst habe).

Auf der Übersichtsseite werden addiert:
T = Fehltage (Summe aus entschuldigt und unentschuldigt)
TU = Fehltage unentschuldigt
S = Fehlstunden (Summe aus entschuldigt und unentschuldigt)
SU = Fehlstunden unentschuldigt

In der Monatsübersicht möchte ich folgende Fälle eintragen können:
E = Entschuldigt
A = Entschuldigt mit Attest
S = Ausschluss (Schulordnungsmaßnahme, gilt auch als entschuldigter Fehltag)
U = Unentschuldigt
xe = entschuldigte Stunden (wobei x durch die Anzahl der Stunden ersetzt werden soll, also z. B. "4e" für 4 entschuldigte Stunden)
xu = unentschuldigte Stunden (analog und "xe")

Großbuchstaben stehen für ganze Tage. Diese habe ich auch auf der Übersichtsseite bereits addiert, das funktioniert meines Erachtens so ganz gut.

Mein Problem liegt bei den Fehlstunden. Ich weiß nicht, wie ich diese so formatieren und mit Formeln belegen kann, dass diese korrekt aufsummiert werden. Ich habe überlegt, ob ich es quasi als verschiedene "Einheiten" definieren kann, um dann nach Einheiten getrennt zu addieren? Vielleicht hat jemand eine Idee, die mir weiterhilft?

Viele Grüße
Frau S aus S
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23
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 18:46:00
daniel
Hi
auch das Addieren der Großbuchstaben kannst du noch vereinfachen:
=Summe(ZählenWenn(August!E5:AI5;{"E";"A";"U";"S"})


das Summieren der Stunden wird schon aufwendiger:
beispielsweise mit dieser Formel (ich gehe mal davon aus, dass man nicht mehr als 9 Stunden pro Tag fehlen kann ohne den ganzen Tag zu fehlen)
=LET(x;August!E5:AI5;SUMME(--LINKS(FILTER(x;IDENTISCH(RECHTS(x;1);"e");0);1)))

für die unentschuldigen Stunden dann noch das "e" durch "u" ersetzen.

noch ein Tipp:
ersetze den Zellbezug August!E5:AI5 durch die Teilformel: Indirekt(I$4&"!ZS5:ZS35";0)
dann kannst du den Formelblock vom August einfach in den September rüberkopieren ohne dass du die Formeln anpassen musst, weil sie dann über die Formel und den Monatsnamen in Zeile 4 auf das richtige Tabellenblatt referenzieren.

gruß Daniel
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 20:32:19
FrauSausS
Hallo Daniel,

vielen Dank, das werde ich morgen einmal testen.

Viele Grüße
Frau S aus S
AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 18:03:55
FrauSausS
Hallo Daniel,

super Tipps! Vielen Dank dafür!

Wie kann ich in dem Fall bei den Stunden die e-Stunden und die u-Stunden addieren?

Das mit dem Indirekt klappe nicht auf Anhieb, geht jetzt aber auch.

Excel ist so gar nicht meins. In Word baue ich riesige Dateien mit ausgeblendeten Texten, automatische Verzeichnisse, etc..., aber Excel brauche ich sehr selten. Ich weiß, dass es sehr mächtig ist und ich lerne gerade sehr viel.

Viele Grüße
Frau S aus S
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 19:03:03
daniel
Hi
wenn du alle Stundenwerte haben willst, dann musst du auch alle filtern.
die Fehlstunden sind ja dadurch gekennzeichnet, dass der Eintrag aus 2 Zeichen besteht und nicht nur aus einem:
das kannst du als Filterkritrium verwenden:

=LET(x;August!E5:AI5;SUMME(--LINKS(FILTER(x;LÄNGE(x)=2;0);1)))


ich gehe mal davon aus, dass mehr als 9 Fehlstunden pro Tag ohne einen ganzen Tag zu fehlen nicht möglich sind.

sollte in der Zelle auch sowas stehen wie "11e" oder "12u" müsste man es noch erweitern

Gruß Daniel
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
23.09.2024 17:56:20
FrauSausS
Hallo Daniel,

entschuldige die späte Antwort, aber ich kam erst jetzt dazu, mich mit dem Thema nochmal zu befassen.

Lieben Dank für deine Hilfe! Jetzt funktioniert alles. Ich habe mich sogar noch mit bedingter Formatierungen befasst und diese eingebaut. Sie funktioniert und bin mächtig stolz darauf! :D

Viele Grüße
Frau S aus S
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
23.09.2024 19:29:48
FrauSausS
Hallo Daniel,

ich bin gar nicht auf die indirekte Frage nach der maximal möglichen Anzahl der Fehlstunden pro Tag eingegangen: Du hast völlig Recht, mehr als 9 geht nicht. Bei uns schließt der Unterricht spätestens nach der 8. Stunde, also kann ein Schüler maximal 7 Stunden fehlen, ohne dass es der ganze Tag ist.

Viele Grüße
Frau S aus S
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
23.09.2024 18:07:25
Yal
Hallo Frau S,

kurze Nachfrage: es war nicht gefragt, aber ich hatte die Vermutung, dass in manche Zellen mehrere Eingabe stattfinden könnten, wenn eine*n Schüler*in 2 oder mehr Stunden fehlt: "2e, 3e, 4e" in eine einzige Zelle.

Ist es relevant? Die Methode in
https://www.herber.de/forum/archiv/1988to1992/1991250_Addieren_von_Zahlen_mit_Text_bzw_verschiedenen_Einheiten.html#1991259
kann mit solchen Fälle umgehen.

VG
Yal
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
23.09.2024 19:27:51
FrauSausS
Hallo Yal,

danke fürs mitdenken. Mehrfache Eingaben kommen in der Regel nicht vor, weil ich schon die Anzahl der Fehlstunden eintrage, also 3e = 3 entschuldigte Fehlstunden.

In ganz seltenen Fällen kommt es mal vor, dass ein Schüler an einem Tag entschuldigte und unentschuldigte Stunden sammelt, z.B. wenn er morgens die erste Stunde unentschuldigt fehlt und Mittags 2 Stunden früher geht, weil er einen Arzttermin hat, den er hinterher entschuldigt. Das wären 1u und 2e. In diesem seltenen Fall würde ich mit einem Workaround arbeiten und eine Eintragung an dem korrekten Tag und die zweite Eintragung an z.b. einem Samstag vornehmen. Im Klassenbuch muss es natürlich korrekt eingetragen sein. Das Klassenbuch ist ein Dokument. Meine Tabelle ist aber "nur" ein Hilfsmittel, um einen besseren Überblick über die Menge Fehlzeiten zu erhalten und um das Fehlzeiten zählen fürs Zeugnis zu erleichtern.

Viele Grüße
Frau S aus S
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
24.09.2024 10:12:22
Yal
Ach so: nicht "fehlt in dritten und vierten Stunde" sondern "fehlt 2 Stunden insgesamt".

Got it.

VG
Yal
AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
24.09.2024 14:23:33
FrauSausS
Genau so. Daher auch die Addition der Zahlen und kein Zählen der Einträge.

Viele Grüße
Frau S aus S
AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 19:46:41
Yal
Hallo Frau S,

oh je, ich bin mal gespannt, welche Note ich dafür bekomme...

Ich schlage eine Zusammensetzung der Daten mit Power Query (passiert im Hintergrund) und Auswertung über Pivottable.

Dafür ist für jede Monat eine Tabelle einzurichten, Menü "Einfügen", "Tabelle", aber auch durch Kopie von einem bereits eingerichteten Monat. In dem Kontextmenü "Tabellenentwurf" muss der Name der Tabelle angepasst werden: "ErfFz_August_2024", "ErfFz_September_2024". Ich glaube, der Muster ist erkennbar. Durch den Auswahl der benannte Bereiche (oben links, wo die aktuelle Zelleadresse angezeigt wird), kann man den Umfang der Tabelle sichtbar machen.

Die Fehlzeiten können anhand der Dropdown ("Datenüberprüfung", im Menü "Daten") ausgewahlt werden, aber auch ergänzt, wenn "2e, 3e, 4e" vorkommen soll, Komma als Trennzeichen verwenden. Die Liste der Fehlzeitenart kann im Blatt "Stammdaten" ergänzt werden.

Im Hintergrund sammelt Power Query alle Tabellen, die mit "ErfFz_" anfangen, entpivotieren die Tage, erzeugt ein Datum und ergänzt die "1e", "1u" als "Stunde" und die "A", "E", ... als "Ganztägig". Kette von mehrere Stundenfehlzeit "3u,4u" werden auseinander gezogen. Die Namen der Schüler wird zusammengesetzt, Geburtsdatum und Nr gelöscht, weil nicht auswertungsrelevant.

Die Anzahl von Fehlerzeiten werden in einer Pivottable ausgewertet. Ändert sich eine Eingabe in einem Monatsblatt, muss auf die Pivottable rechtsgeklickt und "aktualisieren" gedrückt werden.

Vorteile: keine Formel, grosse Auswertungsflexibilität (man kann mehrere Pivottable erzeugen).
Nachteil: Struktur in jedem Monat muss eingehalten werden (was auch ein Vorteil sein kann), Pivottable ist nicht schön und etwa gewöhnungsbedürftig, aber hocheffektiv.

https://www.herber.de/bbs/user/172255.xlsx

So jetzt höre ich auf, bevor ich als Streber bezeichnet werde.

VG
Yal

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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 20:42:25
FrauSausS
Hallo Yal,

vielen Dank für deine Mühe! Ich mag Streber - vor allem, wenn sie meine Probleme lösen und dann gibt's natürlich auch die 1 mit Stempel :D
Das ganze schaue ich mir morgen einmal genauer an.

Als Erklärung vorab: Das Geburtsdatum ist für mich in sofern relevant, als dass volljährige Schüler ihre Entschuldigung selbst schreiben können. Es gibt z. B. Fälle, wo die Erziehungsberechtigten zu Beginn des Schuljahres noch Entschuldigungen schreiben, der Schüler dann volljährig wird und plötzlich jeden dritten Tag wegen Bauchweh, Kopfweh und Rückenweh im Wechsel fehlt, die Entschuldigung dann aber selbst schreibt.

Viele Grüße
Frau S aus S

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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 20:00:38
daniel
was mir noch so auffällt:
du zählst die U-Tage auch bei den entschuldigten Fehltagen.
ist das nicht falsch?
AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 21:18:22
Onur
Hallo Frau S aus S ,

Ich würde dir raten, dich auf EINE Einheit festzuelegen statt Tage UND Stunden zu benutzen. Sonst ist es so, als ob man in der selben Tabelle einmal cm und dann aber auch Inch benutzt.
Ausserdem würde das die Formeln stark vereinfachen (da u.A. nicht Zahlen mit Text gemischt wären), so daß auch du kaum Probleme damit haben solltest.

Gruß
Onur
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 15:56:09
FrauSausS
Hallo Onur,

das ist theoretisch möglich, aber in diesem Fall nicht zielführend, da im Zeugnis später Tage und Stunden separat ausgewiesen werden. Dabei werden sie so gezählt, wie die tatsächliche Fehlzeit (also Tag oder stundenweise) war. Heißt: Fehlstunden werden nicht zu Tagen addiert, sondern extra ausgewiesen. Das macht auch Sinn, denn Tage oder Stunden haben eine unterschiedliche Wirkung auf den Leser.
Beispiel: Im Jahreszeugnis stehen:
- 10 Fehltage -> das ist im Rahmen vom "2 Mal richtig krank gewesen"
- 70 Fehlstunden -> ständig zu spät gekommen oder früher gegangen
Man denke hier z. B. an zukünftige Arbeitgeber, denen das Zeugnis vorgelegt wird.

Viele Grüße
Frau S aus S
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 16:09:31
Eifeljoi 5
Hallo

Wenn ich von meinem Arbeitgeber solches Negativ Zeugnis bekommen würde, dann könnte er sich warm Anziehen, dann freuen sich die Gerichte.
Denn ein Arbeitgeber ist verpflichtet ein positives Zeugnis auszustellen.
AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 16:25:29
FrauSausS
Hallo Eifeljoi 5,

vielleicht solltest du den ersten Satz in meinem Eröffnungsbeitrag noch einmal lesen. Es geht hier um Schulzeugnisse, nicht um Arbeitszeugnisse. Die Form und die Inhalte von Schulzeugnissen sind vorgegeben. Auf dem Zeugnis werden (in der Schulform, in der ich unterrichte, je nach Art des Zeugnisses) auch die Fehlzeiten ausgewiesen. Ich MUSS diese Fehlzeiten also zählen - und zwar getrennt nach Tagen und Stunden.

Viele Grüße
Frau S aus S
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 16:44:56
Onur
Guckst du hier:

https://www.herber.de/bbs/user/172278.xlsx

Die 4 verschiedenen Formeln in den gelben bzw grünen Blöcken gehören zusammen. Einfach runterkopieren oder - für einen neuen Monat - alle 4 in die erste erste Zeile (Z5) kopieren und runterziehen.
Monatsnamen werden jeweils vom Spaltenkopf automatisch übernommen.
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 17:02:38
FrauSausS
WOW! Mit einer quasi fertigen Datei habe ich nun nicht gerechnet.
Ganz herzlichen Dank für deine Mühe!

Viele Grüße
Frau S aus S
Gerne !
18.09.2024 17:03:34
Onur
AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 17:33:15
daniel
hast du dir zwiaschenzeitlich auch mal meine Formeln angeschaut?
ich denke, die sind da ein bisschen einfacher.
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
18.09.2024 12:23:03
daniel
Das Zählen ganzen Fehltage geht auch noch einfacher, da hier immer gezählt werden muss, wenn in der jeweiligen Zelle ein Eintrag mit einem Zeichen steht.
mit hilfe des Jokerzeichen "?" für genau ein Zeichen wäre das dann:

=ZÄHLENWENN(August!E5:AI5;"?")

man muss dann natürlich aufpassen, dass man zum löschen eines Eintrags diesen auch tatsächlich löscht und nicht mit einem Leerzeichen überschreibt.

Gruß Daniel
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AW: Addieren von Zahlen mit Text bzw. verschiedenen Einheiten
17.09.2024 20:30:14
FrauSausS
Hallo Daniel,
vielen Dank für deinen prüfenden Blick. Das ist aber korrekt so. Auf dem Zeugnis steht z.B.:
"Fehltage: 13 davon unentschuldigt 5"
Der Schüler hat insgesamt 13 Tage gefehlt, davon sind 5 Tage unentschuldigt und die übrigen 8 sind entschuldigt. In welcher Form sie entschuldigt sind, ist dabei egal. Im laufenden Schuljahr interessiert mich trotzdem, ob er eine einfache Entschuldigung abgibt (die er selbst schreiben darf, falls er volljährig ist) oder ein Attest vom Arzt bringt oder Bockmist gebaut hat, weshalb er vom Unterricht ausgeschlossen wurde.
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