PDF erstellen und als Anhang versenden
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um eine Excel-Datei als PDF zu speichern und diese anschließend als Anhang in Outlook zu versenden, kannst Du den folgenden VBA-Code verwenden. Dieser Prozess erfordert grundlegende Kenntnisse in Excel und VBA.
- Öffne Deine Excel-Datei.
- Drücke
ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Füge ein neues Modul ein: Rechtsklick auf "VBA-Projekt" > "Einfügen" > "Modul".
- Kopiere den folgenden Code in das Modul:
Sub sendFileAsMailPDF()
Dim sPath As String, sFile As String
Dim objOutlook As Object
Dim objMail As Object
' PDF erstellen
sPath = ThisWorkbook.Path
sFile = Replace(ThisWorkbook.Name, ".xlsm", ".pdf")
ChDir sPath
ThisWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:=sPath & "\" & sFile
Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
Set objMail = objOutlook.CreateItem(0)
With objMail
.To = ""
.CC = "name@name.com"
.Subject = "Prüfprotokoll " & ThisWorkbook.Name
.Body = "Siehe Datei im Anhang: " & sFile & vbNewLine & "Für Rückfragen stehe ich zur Verfügung."
.Attachments.Add sPath & "\" & sFile
.Display 'oder .Send, um die E-Mail sofort zu senden
End With
End Sub
- Speichere Deine Datei als
xlsm-Format, um Makros zu erlauben.
- Füge einen Button auf Deinem Arbeitsblatt hinzu und verlinke ihn mit dieser Makro-Funktion.
Mit diesem Code wird die Excel-Datei als PDF gespeichert und automatisch als Anhang in einer neuen Outlook-Mail eingefügt.
Häufige Fehler und Lösungen
-
Fehler: "Objekt nicht gefunden"
Lösung: Stelle sicher, dass Du Microsoft Outlook installiert hast und das Makro in einer Excel-Datei gespeichert ist, die die richtigen Berechtigungen hat.
-
Fehler: Der Anhang wird nicht hinzugefügt.
Lösung: Überprüfe den Pfad und den Dateinamen im Code. Achte darauf, dass die PDF-Datei erfolgreich erstellt wurde.
Alternative Methoden
Es gibt verschiedene Methoden, um PDFs aus Excel zu erstellen und zu versenden:
- Excel zu PDF: Du kannst die Excel-Datei manuell über die Funktion "Speichern unter" als PDF speichern und dann den Anhang manuell in Outlook hinzufügen.
- Outlook E-Mail als PDF speichern: Verwende die Funktion, um E-Mails in Outlook direkt als PDF zu speichern, falls Du bereits eine E-Mail mit einem Anhang hast.
Praktische Beispiele
- Beispiel für einen Button: Du kannst einen Button mit dem Text "PDF erstellen und versenden" erstellen, der das Makro ausführt, wenn Du darauf klickst.
- Excel ausfüllbares PDF erstellen: Verwende spezielle Software, um ausfüllbare Formulare zu erstellen, die PDF-Daten annehmen.
Tipps für Profis
- Nutze Excel VBA, um den Prozess der PDF-Erstellung und des Versand automatisiert zu gestalten. So kannst Du Zeit sparen und Fehlerquellen minimieren.
- Überlege, ob Du Adobe Reader nutzen möchtest, um PDF-Dateien ohne Nachfrage zu speichern. Dies kann den Workflow erheblich beschleunigen.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie kann ich eine Excel-Datei als PDF speichern ohne VBA?
Du kannst die Excel-Datei über "Datei" > "Speichern unter" > "PDF" speichern.
2. Wie versende ich eine E-Mail mit mehreren Anhängen als PDF?
Erweitere den Code, indem Du mehrere Attachments.Add-Zeilen hinzufügst, um mehrere PDF-Dateien anzuhängen.
3. Kann ich das Layout der PDF-Datei anpassen?
Ja, Du kannst die Druckeinstellungen in Excel anpassen, bevor Du die Datei als PDF speicherst, um das Layout zu optimieren.