Kundenstammdaten wenn KD.-Nr. doppelt, dann ....

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Betrifft: Kundenstammdaten wenn KD.-Nr. doppelt, dann ....
von: Rainer Kissel
Geschrieben am: 19.08.2015 16:50:57

Hallo zusammen,
ich habe die Kundenstammdaten meiner Kunden in einer Excel Tabelle zusammengefasst.

Kd. Nr.
/ Adresse bla bla bla / ...... / Datum / Rechnungsnummer
Meine Rechnungen werden in Excel erstellt mit SVerweis.
Die Rechnungen werden als Excel und PDF abgelegt in einem separaten Office Ordner wie folgt
625 01.07.2015 Müller, Hans.xlsx
626 02.07.2015 Maier, Lieschen.xlsx
...
...
Nun bestellen Kunden natürlich mehrfach.
Die erste Aufgabenstellung konnte ich lösen (rote Kennzeichnung dopelter Einträge),
d.h. trage ich einen neuen Kundennamen ein, der bereits vorhanden, erscheint der Eintrag in roter Farbe.
2. Aufgabenstellung - dazu habe ich leider kein Konzept.

Bestellt ein Kunde mehrmals,
so sind alle bisherigen Rechnungs-Nummern zu dieser Kd.-Nummer anzuzeigen,
noch komfortabler wäre natürlich in einem weiteren Schritt die komplette Anzeige der Rechnung in einem weiteren Fenster.
Ich vermute, das geht nur in einem noch zu installierendem Datenbanksystem.
Es wäre toll, wenn mir jemand helfen könnte.
Grüße
RK

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Betrifft: AW: Kundenstammdaten wenn KD.-Nr. doppelt, dann ....
von: Michael
Geschrieben am: 19.08.2015 17:38:17
Hi Rainer,
man kann Excel schon datenbankmäßig benutzen, muß aber zuvor ein passendes Konzept entwickeln.
Dazu gehört einerseits eine strikte (gedankliche und tabellenmäßige) Trennung der Daten, andererseits eine sinnvolle Verknüpfung derselben (wegen dieser "Verknüpfung" heißen DB-Systeme "relational").
In Deinem Fall würde sich eine Aufteilung in "Kunden", "Rechnungen" und "Positionen" anbieten: zu jedem Kunden kann es mehrere Rechnungen geben, und jede Rechnung kann mehrere Positionen haben.
Alle Verknüpfungen sind letztlich eigene Tabellen, die nur die Info enthalten, was zusammengehört, also welche Rechnung zu welchem Kunden usw., wobei diese Verknüpfungen mit einem "eindeutigen Schlüssel" vorgenommen werden müssen, z.B. eben Kunden- bzw. Rechnungsnummer.
So weit die Theorie.
Mit VBA kann man das ganz nett gestalten, aber mit "Basiskenntnissen" wird das nicht hinhauen.
Ich würde das so machen:
1. Vor jeder neuen Rechnungseingabe suchst Du den Kunden; wenn er nicht gefunden wurde, springst Du zum Ende und legst einen neuen mit neuer Kundennr. an. Wenn er gefunden wurde, fügst Du unter dem Kunden eine Leerzeile ein und kopierst den Kunden da rein, so daß Du nur Datum, Rechnungsnummer usw. ändern mußt, aber nicht die eigentlichen Stammdaten wie die Anschrift.
2. Du nimmst eine weitere Spalte, in der Du die Namen der PDFs als Hyperlink hinterlegst - wenn Du dann was nachsehen möchtest, brauchst Du die nur anklicken.
Insofern brauchst Du keine "Extra-Anzeige", weil alle Daten eines Kunden jeweils untereinander stehen.
Für weitere Auswertungen wie z.B. Sortierung nach Rechnungsnummern legst Du jeweils Kopien des Blattes an und sortierst entsprechend.
Weiteres nur mit Beispieldatei,
schöne Grüße,
Michael

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