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Daten durch VBA filtern und in neue Datei kopieren

Daten durch VBA filtern und in neue Datei kopieren
04.07.2013 14:09:38
Julia
Hi,
ich habe das Problem, dass man in Pivottabellen aus irgendeinen Grund den Filter nicht teilweise sperren kann. Soll heißen ich habe eine Buchhaltungsdatei die sämtliche Rechnungen etc. enthält. Eine Spalte gibt die Abteilung an und eine die Unterabteilungen. Jeder Abteilungsleiter soll eine Pivot haben, in der er nur seine Abteilung angucken kann. Er muss aber über den Berichtsfilter die Unterabteilungen auswählen können.
Da das nicht möglich ist, will ich aus der Hauptbuchhaltungsdatei neue Dateien erstellen lassen mit Hilfe von VBA, die dann nur die Daten der jeweiligen Abteilung enthalten. Es müsste also nach der Abteilung gefiltert/gesucht werden und alles was identisch ist in der Abteilungsspalte komplett rauskopieren in die neue Datei. Auf diese Datenqulle bezieht sich dann meine Pivot (die aber auch in einer anderen Kalkulationsdatei ist).
Jetzt soll folgendes gehen: Durch Klick eines Buttons in der Originaldatei werden alle Unterdateien aktualisiert. Optimal wäre dann wenn dies dann in der Unterdatei wieder die Aktualisierung der Pivots zur Folge hätte.
Das immer manuell zu machen wäre glaube ich ziemlich langwierig.
Kann mir da jemand helfen wie ich so einen Export hinbekomme? So das ich es als VBA-Laie anwenden kann und verstehe?
Ich hoffe es ist verständlich. Anbei eine Beispieldatei für die Originaldatei/Ausgangsdatei.
https://www.herber.de/bbs/user/86207.xlsx
Danke und LG Julia

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Betreff
Datum
Anwender
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AW: Daten durch VBA filtern und in neue Datei kopieren
06.07.2013 10:19:49
fcs
Hallo Julia,
in der hochgeladenen ZIP-Datei findest du deine Datei mit einem entsprechenden Makro und die vom Makro angelegte Ordnerstruktur mit Datendateien und Pivot-Dateien.
https://www.herber.de/bbs/user/86234.zip
Makro:
Das Makro legt für jede Abteilung falls noch nicht vorhanden ein Verzeichnis an. So kann ggf. in einem Netzwerk die Berechtigung für den Zugriff auf die Dateien gesteuert werden.
Falls noch keine Datei vorhanden, dann wird auf Basis des Tabellenblatts in der Hauptdatei eine neue Datei angelegt. Ansonsten wird die Datei mit den Daten der Abteilung geöffnet.
Dann werden die Altdaten gelöscht, die Hauptdatei nach der Abteilung gefiltert und die Daten in die Abteilungsdatei kopiert. Anschliessend wird die Abteilungsdatei gespeichert und wieder geschlossen.
Die Namen der Ordner und Dateien kannst du im Code anpassen. Dabei müssen aber immer die Abteilungen in den Datei-Namen integriert sein, damit es keine doppelten Dateinamen gibt.
Ich weiss nicht, ob es Probleme gibt, wenn während der Datenaktualisierung ein Abteilungsleiter seinen Pivotbericht geöffnet hat. Bei mir lief das Makro jedenfalls ohne Probleme, wenn ich selber einen der Pivotberichte geöffnet hatte. Das musst du halt mal testen.
Bei der Erstellung des Pivottabellenberichts ist folgendes zu beachten:
1. Die Datei sollte in dem gleichen Verzeichnis gespeichert werden wie die Datendatei (kein muss)
2. Bei der Angabe der Datenquelle immer alle Spalten angeben, z.B.
......[Buchungen_A.xlsx]Buchungen'!$A:$J
3. Unter Optionen-Register Daten der Pivottabelle müssen folgende Einstellungen gemacht werden
(Siehe auch Grafik-Datei in ZIP-Datei)
- Quelldaten mit Datei speichern deaktivieren (hält die Datei klein)
- Aktualisieren beim Öffnen der Datei aktivieren (erspart Handarbeit)
- Anzahl der pro Feld beizubehaltenden Elemente = keine (vermeidet Datenmüll)
4. Die Dateien mit Pivotberichten für die verschiedenen Abteilungen kann man kopieren.
Bei der Zuweisung der korrekten Datenquelle sollte dann immer die zugehörige Datendatei geöffnet sein. Das vereinfacht die Arbeit, aber man kommt um diese einmalige Fleißarbeit nicht herum.
Gruß
Franz
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