Live-Forum - Die aktuellen Beiträge
Anzeige
Archiv - Navigation
1392to1396
Aktuelles Verzeichnis
Verzeichnis Index
Übersicht Verzeichnisse
Vorheriger Thread
Rückwärts Blättern
Nächster Thread
Vorwärts blättern
Anzeige
HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
Report in neues Excel oder PDF exportieren
30.11.2014 02:35:08
dip
Guten Abend Allerseits,
Gerne würde ich Eure Hilfe zur folgenden Aufgabe anfragen. Mir ist bewusst dass die Aufgabe alles andere als einfach ist, aber vielleicht eine richtige Herausforderung für Euch Experten :-)
Die folgende Datei:
https://www.herber.de/bbs/user/94112.xlsx
beinhaltet ein vordefinierter Report, wo Inhalt, Termine und Finanzen von Projekten dargestellt werden. Der Benutzer kann ein Projekt aus dem Steuerungselement (Dateschnitt der Pivottabelle) auswählen und dann werden die Daten im Report entsprechend dargestellt.
im Blatt "Financial Report" befinden sich der vordefinierte Report, mit Textfeldern und Diagrammen.
Im Blatt "Pivots" befinden sich die entsprechenden Pivottabellen, die als Grundlage für die Texfelder und Diagrammen im Blatt "Financial Report" dienen.
Ziel ist es nun, dass der Benutzer nachdem er ein Projekt aus dem Steuerungselement ausgewählt hat, er mittels dem Makro Button "Export Report" (im Blatt "Financial Report" oben rechts) den Report in ein neues Excel (Nur Wert und Formatierung übernehmen, keine Formeln, Verbindungen, Verknüpfungen etc...) oder PDF exportieren kann (Nach Start Makro „Export Report“ erscheint Frage-Box „In PDF oder Excel exportieren?“).
Komplexer sieht es aus wenn der Benutzer mehr als nur ein Projekt im Steuerungselement auswählt. Wählt der Benutzer mehrere Projekte aus, so soll beim Export einerseits der Gesamtreport und andererseits der Report zu jedem einzelnen ausgewählten Projekt im Steuerungselement exportiert werden (Bei PDF 1. Seite Gesamtreport, 2. - x. Seite die einzelnen Reports / Bei Excel 1. Blatt Gesamtreport, 2. - x. Blatt die einzelnen Reports). Ich nehme an, die ausgewählten Projekte können nicht direkt aus dem Steuerungselement ausgelesen werden. Im Blatt „Pivots“ könnte ich ein Pivot einfügen, das genau die Projekte auflistet, die mittels dem Steuerungselement im Blatt „Financial Report“ ausgewählt wurden.
Ist sowas überhaupt mittels VBA realisierbar und wenn ja wie?
Bin für jede Hilfe sehr dankbar!
Beste Grüsse
Patrick

7
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
Anzeige
AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
01.12.2014 13:25:03
fcs
Hallo Patrick,
1. "einfacher" Export als PDF
kannst du unter Excel 2010 per Makrorekorder aufzeichen
- Blätter selektieren
- speichern als PDF
- Gruppierung wieder aufheben
Beim Dateinamen, wenn variabel sein soll, muss man ggf. noch etwas nachbessern.
2. "einfacher" Export als Excel
kannst du mal die Vorhendweise von Hand probieren
- relevante Blätter gruppieren
- selektierte Kopieren in neue Mappe kopieren
- in der neuen Mappe
--- in jedem Blatt alles markieren, dann kopieren und einfügen als Werte
--- alle Verknüpfungen zu externen Dateien löschen
wenn die Datei dann so aussieht/funktioniert, wie du dir das vorstellst, dann das Ganze mit dem Rekorder aufzeichnen. Danach braucht es dann wahrscheinlich feinschliff.
3. komplexer Export.
PDF-Export nur möglich in 3 Einzeldatei oder PDF-Druck mit Multidokumentausgabe.
Excel-Export musst du mal manuel probieren. Für die Eonzel-Exporte müsen ja dann jeweils Pivot-Filter-Werte angepasst werden und im Zieldokument ggf. die Namen der kopierten Blätter.
Gruß
Franz

Anzeige
AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
02.12.2014 16:35:18
dip
Hallo Franz,
Danke für Dein Feedback!
Deine Beschreibung unter Punkt 3 entspricht meiner Problemstellung. Wenn Punkt 3 realisiert werden kann, dann sind Punkt 1 und 2 gleich mit gelöst.
Gerne würde ich den Sachverhalt nochmals präziser beschreiben.
Exportiert wird immer nur ein Blatt, nämlich das Blatt "Financial Report". Dieses Blatt soll auch nicht umbenannt werden.
Wählt der Benutzer z.B. im Pivotfilter 3 Projekte aus, so wird, wenn er den MakroButton anklickt, 4 Mal das Blatt "Financial Report" exportiert (1 Mal mit Summe der ausgewählten Projekte, und je ein Blatt "Finanical Report" pro einzelnes Projekt). Diese 4 "Financial Reports" werden dann, je nachdem ob der Benutzer Excel oder PDF ausgewählt hat, bei Excel in einem Workbook mit 4 Blätter zusammengefasst bwz. bei PDF in 4 Seiten zusammengefasst. Der Benutzer kann zum Schluss selber manuell das neue Dokument irgendwo abspeichern.
Beispiel:
Sagen wir der Pivotfilter enthält folgende Projekte (Projekte mit x vornedran sind ausgewählt, - nicht ausgewählt im Pivotfilter)
- Pj A
- Pj B
x Pj C
x Pj D
x Pj E
- Pj F
Im Blatt "Financial Report" werden die Werte dieser 3 Projekte summarisch dargestellt.
Wenn der Benutzer nun den MakroButton "Export Report" anklickt, so würde zuerst das summarische "Financial Report" Blatt exportiert werden (z.B. in einer temporären Ablage auf dem PC) und anschliessend würde der Filter automatisch angepasst und nur das Projekt "Pj C" beinhalten, anschliessend das Blatt "Financial Report" mit den Werten zum Projekt "Pj C" exportiert und in der temporären Ablage abgespeichert werden... dies bis und mit Projekt "Pj E". Die in der temporären Ablage abgespeicherten einzelnen Excels bwz. PDFs würden zum Schluss noch in ein neues Dokument zusammengefasst, das neue Dokument für den Benutzer geöffnet und die einzelnen Excels bzw. PDFs in der temporären Ablage gelöscht werden...
Ich hoffe meine obigen Erläuterungen helfen den Sachverhalt besser zu verstehen.
Mir ist bewusst dass diese Aufgabestellung alles andere als einfach ist und ein grosses VBA KnowHow verlangt, aber evtl. schafft es jemand diese Aufgabenstellung zu lösen.
Grüsse
Patrick

Anzeige
AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
02.12.2014 18:46:37
fcs
Hallo Patrick,
für eine Gesamt-Makrolösung deines Problems wäre es schon hilfreich, wenn du eine anonymisierte Beispiel-Datei bereitstellen könntest, die irgendwie die Daten von wenigsten 2 oder drei Projekten darstellt. Dabei sollten dann auch alle Pivots, Datenschnitte und Diagramme mit Leben gefüllt sein.
Wenn du möchtest, dann kannst du deine Datei auch an die in meinem Profil genante E-Mail-Adresse schicken.
Nur so kann man ggf. alle Probleme im Makro berücksichtigen. Denn
  • 1. muss die Anzahl der ausgewählten Projekte und deren Namen ermittelt werden

  • 2. müssen die Datenverbindungen der kopierten Diagramme gekappt werden

  • 3. müssen die Datenverbindungen der ggf. kopierten Pivot-Datenquellen gekappt werden

  • 4. müssen die Verknüpfungen der ggf. kopierten Formeln beseitigt werden.

  • Die Makro-Umsetzung sähe dann wie folgt aus:
    1. Anzahl und Namen der ausgewählten Projekte werden aus dem Datenschnitt oder evtl. auch aus dem Pivot Projektliste ermittelt.
    Kann es auch vorkommen, dass alle Projekte der Liste ausgewählt werden?
    2. Das Blatt "Financial Report" wird in eine neue Arbeitsmappe kopiert und die obigen Schritte 2 bis 3 werden ausgeführt, um die Verbinden zur Quelle zu kappen.
    3. Bei mehr als 1 ausgewähltem Projekt wird der Datenschnitt jeweils auf eines der gemerkten Projekte gesetzt und Schritt 2 wiederholt, wobei das Blatt "Financial Report" in die in Schritt 2 erstellte Mappe kopiert wird. Dabei muss der Blattname angepasst werden, z.B. durch anfügen einer forlaufenden Nummer.
    4. Nachdem alle Auswertungen kopiert sind, wird ein Dialog angezeigt zur Auswahl PDF/XLSX, danach dann ein Dialog zur Eingabe/Auswahl des Dateinamens.
    Wird als Dateiart PDF gewählt, dann wird die angelegte Arbeitsmappe nach dem Speichern der PDF-Datei ohne speichern wieder geschlossen.
    Gruß
    Franz

    Anzeige
    AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
    06.12.2014 11:10:45
    fcs
    Hallo Patrick,
    ich hab in deiner Datei ein entsprechendes Makro-Modul eingebaut.
    Zum Testen hab auch auch ein Blatt mit Testdaten und im Blatt Pivots 2 Pivot-Tabellen eingerichtet, damit ich im Blatt "Financial Report" einen Datenschnitt, Formelverknüpfungen und ein Diagramm einbauen konnte.
    In den Makros musst du ggf. den Namen des Datenschnitts und den Namen der Schaltfläche anpassen, mit der das Makro gestartet wird.
    Ich hab eine Variante gestestet, bei die Quelldaten der Pivots in einer Externen Excel-Datei gespeichert sind oder über eine Abfrage geladen werden.
    Gruß
    Franz
    https://www.herber.de/bbs/user/94240.xlsm

    Anzeige
    AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
    06.12.2014 13:05:54
    dip
    Guten Tag Franz,
    Ich war gerade daran dir auf Deine letzte Nachricht zu antworten als ich zur meiner Freude deine neue Nachricht erhalten habe mit dem Makro. Du hast den Sachverhalt korrekt erfasst und das Makro funktioniert wunderbar! :-)
    Gerne würde ich trotzdem noch auf deine vorherige Nachricht antworten und kleine Anmerkungen hinzufügen
    Zu Punkt 1:
    Korrekt.
    Ja, es kann sein das alle Projekte aus der Liste ausgewählt werden.
    Als erstes soll immer der Report mit den Werten aller ausgewählten Projekte kopiert werden, quasi als Deckblatt als Gesamtübersicht, dahinter dann der einzelne Report der jeweiligen ausgewählten Reports.
    Das hast konntest Du bereits richtig umsetzen :-)
    Zu Punkt 2:
    Korrekt.
    Zu Punkt 3:
    Korrekt.
    Bzgl dem Anpassen des Blattnamens beim Kopieren in die neue Mappe, wäre es möglich, den Blattname von einer Tabelle abzuleiten? z.B. im Blatt "Testdaten" würde in einer neuen Spalte namens "Projektabkürzung" der entsprechende Kurzname des Projektes stehen, welcher als Blattname verwendet wird...
    Zu Punkt 4:
    Korrekt.
    Könnte für den Dialog Auswahl PDF/Excel folgender Text angezeigt werden?: "Financial Report als PDF oder Excel speichern?" Der Benutzer kann dann auf "PDF", "Excel" oder "Abbrechen" klicken.
    Danach erscheint wie gehabt der Dialog zur Eingabe/Auswahl des Dateinamens.
    Betreffend dem Diagramm:
    In der untenstehenden Datei habe ich das entsprechende Diagrammlayout ausgewählt. Da die Beträge in Millionen Höhe sind, möchte ich die Zahlen für eine bessere Ansicht in Tausend darstellen. Das Zahlenformat der Daten in der Pivottabelle habe ich entsprechend angepasst. Das Diagramm übernimmt das Zahlenformat auch richtig. Wenn ich das Makro starte, dann wird das Diagramm richtig in die neue Mappe kopiert, das Zahlenformat jedoch leider nicht (statt in Tausend werden die Werte wieder in Millionen angezeigt). Weisst Du woran das liegt bzw. wie das korrigiert werden kann?
    https://www.herber.de/bbs/user/94243.xlsm
    Nach diesen Anpassungen wäre das Makro komplett und eindwandfrei einsetzbar.
    Vielen Dank für Deine Unterstützung Franz!
    Beste Grüsse
    Patrick

    Anzeige
    AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
    07.12.2014 14:59:08
    fcs
    Hallo Patrick,
    zu Punkt 3:
    Die Abkürzungen als Tabellennamen aus einer Liste mit den Projektnamen zu übernehmen ist kein großes Problem. Hab ich eingebaut.
    zu Punkt 4:
    Die einfachen Message- bzw. Inputboxen sind nicht so flexibel.
    Ich hab deshalb ein kleines Userform in die Datei eingebaut mit 3 Schaltflächen
    Problem Diagramm:
    Durch das Kopieren der Blatts "Financial Report" in eine neue Mappe geht die Verbindung zur Quelle verloren und die Zahlenformate werden auf Standrd gesetzt.
    Die Zahlen der Werte-Achse kann man per Makro formatieren. Dabei gibt es hier Möglichkeiten. Entweder es wird das gleiche Format wie in der Ursprungsdatei verwendet, oder man setzt die Achsenoption "Anzeigeeinheiten" zusammen mit einem Zahlenformat. Die 1. Möglichkeit hab ich eingebaut, die 2. ist als Kommentarzeilen im Code.
    Für die Datentabelle unter dem Diagramm hab ich keine Möglichkeit gefunden das Zahlenformat anzupassen.
    https://www.herber.de/bbs/user/94262.xlsm
    Gruß
    Franz

    Anzeige
    AW: Report in neues Excel oder PDF exportieren
    07.12.2014 17:57:06
    dip
    Hallo Franz,
    Danke für das Anpassen des Makros. Dein Makro funktioniert wunderbar! :-)
    Der Punkt mit dem Zahlenformat der Datentabelle unterhalb des Diagrammes werde ich noch weiter experimentieren, sollte auch machbar sein.
    Ich möchte mich nochmals ganz herzlich für Deine Unterstützung bzgl. meiner Aufgabenstellung bedanken, Du hast mir in meiner Arbeit sehr weitergeholfen!
    Ich wünsche Dir noch schöne Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr Franz!
    Beste Grüsse
    Patrick

    304 Forumthreads zu ähnlichen Themen

    Anzeige
    Anzeige
    Anzeige

    Links zu Excel-Dialogen

    Beliebteste Forumthreads (12 Monate)

    Anzeige

    Beliebteste Forumthreads (12 Monate)

    Anzeige
    Anzeige
    Anzeige